สร้างบัญชีแยกประเภทใน Excel: คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการบัญชีที่แม่นยำ

ต้องการเรียนรู้ วิธีสร้างบัญชีแยกประเภท (Ledger) ใน Excel? หากคุณมองหาเทคนิคพิเศษแบบนี้ คุณมาถูกที่แล้ว ที่นี่ เราจะพาคุณผ่าน 5 ขั้นตอนที่ง่ายและสะดวกในการสร้าง Ledger ใน Excel

คุณอาจดาวน์โหลดไฟล์ Excel ต่อไปนี้เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นและฝึกปฏิบัติด้วยตัวเอง

Ledger คืออะไร?

Ledger (บัญชีแยกประเภท) เป็นเอกสารสำคัญสำหรับองค์กรใดๆ มันแสดงรายละเอียดของรายการเดบิต (Debit) และเครดิต (Credit) และยอดคงเหลือปัจจุบันของบริษัทหลังจากทุกรายการ
สมุดบัญชี (Ledger books) ปกติมี สาม ประเภท:

Sales Ledger (บัญชีขาย)
บัญชีขายเป็นบันทึกการขายสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าที่บริษัทเก็บไว้ ผลลัพธ์คือเราสามารถได้ไอเดียเกี่ยวกับกำไรจากการขายและรายการผลขาดทุนได้

Purchase Ledger (บัญชีซื้อ)
บัญชีซื้อบันทึกรายการธุรกรรมของบริษัทเมื่อซื้อสินค้า บริการ หรือผลิตภัณฑ์จากองค์กรอื่น มันให้ข้อมูลที่มองเห็นได้ว่าองค์กรจ่ายเงินให้บริษัทอื่นไปเท่าไหร่

General Ledger (บัญชีทั่วไป)
General Ledger ปกติมี สอง ประเภท:
Nominal Ledger: บัญชีนามินัลให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ ค่าใช้จ่าย ประกันภัย ค่าเสื่อมราคา ฯลฯ
Private Ledger: บัญชีส่วนตัวติดตามข้อมูลส่วนตัว เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ทุน ฯลฯ บัญชีส่วนตัวมักไม่เข้าถึงได้โดยทุกคน

แนวทางทีละขั้นตอนในการสร้าง Ledger ใน Excel

เพื่อสาธิตกระบวนการ เราจะแสดงวิธีการสร้าง สมุดบัญชี 3 เดือน พร้อม สรุป (Summary) ใน Excel กระบวนการอธิบายด้านล่างทีละขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 01: สร้างโครงร่างของ Ledger ใน Excel

ในขั้นตอนแรก เราจะสร้างพื้นที่ที่สามารถรวมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กร ในส่วนนี้ เราจะสร้างพื้นที่ที่เหมาะสมในแต่ละบัญชีรายเดือน

• ในช่วงเซลล์ B4:B5, B7:B8 และ E7:E8 ให้เขียนเอนทิตีต่อไปนี้และจัดรูปแบบเซลล์ที่สอดคล้องเป็นเซลล์ป้อนค่าของค่าเหล่านี้

• ในช่วงเซลล์ B11:G19 สร้างรูปแบบตารางด้วยหัวข้อต่อไปนี้
• จัดรูปแบบเซลล์ด้วยตัวเลือก All Border จากกลุ่ม Font ที่อยู่ในแท็บ Home

• เลือกเซลล์ในช่วง B11:G18
• ไปที่แท็บ Insert
• เลือกตัวเลือก Table จากกลุ่ม Tables

• กล่องป้อนข้อมูล Create Table จะเปิด
• อย่าลืมติ๊กถูกกล่อง My table has headers
• คลิกปุ่ม OK

• ในขณะนี้ เราแปลงช่วงข้อมูลเป็นตารางแล้ว
• ไปที่แท็บ Table Design
• เลือกกลุ่ม Table Style Options
• ยกเลิกถูกตัวเลือก Filter Button

• ตอนนี้ ตารางจะแสดงโดยไม่มีตัวเลือกกรอง

หมายเหตุ: เราสามารถทำงานเดียวกันได้โดยการกด CTRL+SHIFT+L.

• เลือกเซลล์ในช่วง B11:G11
• ไปที่แท็บ Home
• เลือกเมนูดรอปดาวน์ Fill Color ในกลุ่ม Font
• เลือกสีตามต้องการ (ที่นี่เลือก Blue, Accent 1, Lighter 80%)

• ทำอย่างเดียวกันกับเซลล์ในช่วง B12:G18 ด้วยสีอื่น (ที่นี่เลือก Orange, Accent 1, Lighter 80%)

• ดังนั้น เซลล์ในช่วง B11:G19 จะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง

• เลือกเซลล์ D8, G8 และเซลล์ในช่วง E12:G19
• กดปุ่ม CTRL ตามด้วยปุ่ม 1 บนคีย์บอร์ด

• กล่องโต้ตอบ Format Cells จะเปิดทันที
• ไปที่แท็บ Number
• เลือก Accounting จาก Category
• ใส่ 0 ในกล่อง Decimal places และเลือกเครื่องหมายดอลลาร์ ($) จากรายการดรอปดาวน์ Symbol
• คลิก OK

อ่านเพิ่มเติม: สร้าง General Ledger ใน Excel จากข้อมูล General Journal

ขั้นตอนที่ 02: สร้างบัญชีรายเดือน (Monthly Ledger) ใน Excel

ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้างชุดข้อมูลบัญชีรายเดือนเพื่อบันทึกกิจกรรมทางการเงิน

• เลือกเซลล์ G3 และเขียนสูตรต่อไปนี้

• CELL(“filename”, A1): ฟังก์ชัน CELL ได้ชื่อสมุดงานทั้งหมด
• FIND(“]”, CELL(“filename”, A1)) +1: ฟังก์ชัน FIND จะให้ตำแหน่งของ ] และเราเพิ่ม 1 เพราะเราต้องการตำแหน่งของตัวอักษรแรกในชื่อแผ่นงาน
• 255: จำนวนคำสูงสุดของ Excel สำหรับชื่อแผ่นงาน
• MID(CELL(“filename”,A1),FIND(“]”,CELL(“filename”,A1))+1,255): ฟังก์ชัน MID ใช้ตำแหน่งของข้อความจากต้นทางไปจนจบ เพื่อดึง substring เฉพาะ

• กด ENTER

ในขณะนี้ เราสามารถเห็นชื่อ Sheet ของเราบนเซลล์นี้พร้อม 2022

หมายเหตุ: ขณะพิมพ์สูตรนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอ้างอิงเซลล์ใดๆ บนแผ่นงานนี้ มิฉะนั้น สูตรจะไม่ทำงานอย่างถูกต้อง เช่น ที่นี่เราอ้างอิงเซลล์ A1.

• เปลี่ยนชื่อแผ่นงานเป็น Jan เนื่องจากเราต้องการทำบัญชีสำหรับเดือน ม.ค. 2565 เราจะเห็นว่าชื่อเดือนถูกป้อนเข้าไปในเซลล์ G3 อัตโนมัติหลังจากเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน

• เลือกเซลล์ D7 และใส่สูตรต่อไปนี้

ฟังก์ชัน DATEVALUE แปลงวันที่ในรูปแบบข้อความเป็นตัวเลขที่แทนวันที่ในรหัสวันที่-เวลาของ Microsoft Excel

• เรายังต้องการวันสิ้นสุดของเดือนนี้
• เลือกเซลล์ G7 และวางสูตรด้านล่าง

ฟังก์ชัน EOMONTH ให้หมายเลขลำดับของวันสุดท้ายของเดือน ก่อนหรือหลัง start_date

ในขณะนี้ แผ่นงานพร้อมใช้งานเป็นแผ่นบัญชีรายเดือนแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีดูแลรักษาสมุดบัญชีใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

ขั้นตอนที่ 03: ใส่ข้อมูลตัวอย่างลงใน Ledger ใน Excel

ในขั้นตอนที่สาม เราจะป้อนข้อมูลตัวอย่างลงในสมุดบัญชี ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างระมัดระวัง

• ป้อนชื่อบริษัทและที่อยู่ในเซลล์ D4 และ D5
• ใส่ Balance ณ วันที่เริ่มต้นในเซลล์ D8

• เติมข้อมูลในช่วง B12:F18 ด้วยข้อมูลที่เหมาะสมของ Date, Bill Ref, Description, Debit, Credit และ Balance

• เลือกเซลล์ G12 และเขียนสูตรต่อไปนี้

ที่นี่ D8, E12 และ F12 แทน Opening Date Balance, Debit และ Credit ตามลำดับ

• เลือกเซลล์ G13 และใส่สูตรด้านล่าง

ที่นี่ G12, E13 และ F13 ทำหน้าที่เป็น Balance ของรายการก่อนหน้า, Debit และ Credit ตามลำดับ

• ลาก Fill Handle ลงเพื่อคัดลอกสูตรจนถึงเซลล์ G18

• ในกรณีนี้ คอลัมน์ Balance จะมีลักษณะดังภาพด้านล่าง

• เลือกเซลล์ E19 และเขียนสูตรต่อไปนี้

คำนวณ Debit รวมในช่วง E12:E18

• เช่นเดียวกัน เลือกเซลล์ F19 และใส่สูตรด้านล่าง

คำนวณ Credit รวมในช่วง F12:F18

• เลือกเซลล์ G19 และเขียนสูตรต่อไปนี้

ที่นี่ D8, E19 และ F19 แทน Opening Balance, Total Debit และ Total Credit ตามลำดับ

สังเกตว่าจำนวนในเซลล์ G18 และเซลล์ G19 เท่ากัน ดังนั้นเราจึงมั่นใจได้ว่าการคำนวณถูกต้อง เป็นการตรวจสอบแบบข้าม (cross-checking)

• เลือกเซลล์ G8 และใส่สูตรด้านล่าง

• สุดท้าย บัญชีสำหรับเดือน มกราคม จะมีลักษณะดังภาพด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างบัญชีเช็คใน Excel (2 ตัวอย่างที่มีประโยชน์)

ขั้นตอนที่ 04: เพิ่มเดือนอื่นๆ

ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้างบัญชีสำหรับเดือนอื่นๆ ด้วย ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้

• คลิกขวาที่ชื่อแผ่นงาน Jan
• เลือก Move or Copy จากเมนูบริบท

• กล่องโต้ตอบ Move or Copy จะเปิด
• เลือก move to end ในกล่อง Before sheet
• ติ๊กถูกกล่อง Create a copy อย่างแน่นอน
• คลิก OK

• เราสร้างแผ่นงานใหม่ Jan (2) จากการกระทำก่อนหน้า

• แก้ไขชื่อแผ่นงานเป็น Feb
• อัตโนมัติ เดือน, Opening Date และ Closing Date จะเปลี่ยนไป

• เลือกเซลล์ D8 และเขียนสูตรด้านล่าง

ที่นี่ Opening Balance เท่ากับ Closing Balance ของเดือนมกราคม

• ล้างข้อมูลที่ป้อนไว้ก่อนหน้านี้สำหรับเดือน มกราคม ในช่วง B12:F18

• ป้อนข้อมูลสำหรับเดือน กุมภาพันธ์

ที่นี่ เรามีรายการจนถึง แถว 16 หากต้องการเพิ่มรายการอื่นๆ ด้านล่าง เราสามารถทำได้ง่าย เพราะเราได้แปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง ก่อนหน้านี้ แล้ว

• เลือกเซลล์ G16
• กดปุ่ม TAB

• ทันที จะเพิ่มแถวที่จัดรูปแบบแล้วเพื่อป้อนชุดข้อมูลอื่น

• ป้อนรายการใหม่ในแถวที่สร้างขึ้นใหม่นี้

สังเกตว่า Totals ใน แถว 18 และ Balance ในเซลล์ G17 คำนวณอัตโนมัติแล้ว

• ปฏิบัติตาม ขั้นตอนก่อนหน้า อีกครั้งและสร้างบัญชีสำหรับเดือน มีนาคม

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างบัญชีรอง (Subsidiary Ledger) ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

ขั้นตอนที่ 05: สร้างสรุป (Summary)

ในขั้นตอนสุดท้าย เราจะสร้างสรุปของแผ่นบัญชีรายเดือน ให้ปฏิบัติตามไปพร้อมกัน

• สร้างเลย์เอาต์เหมือนภาพด้านล่าง

• ป้อนชื่อเดือน ที่นี่เราสร้างบัญชี 3 เดือนแรก ใส่ในช่วง B11:B13

• เลือกเซลล์ D11 และวางสูตรด้านล่าง

ที่นี่ เราดึงข้อมูลจากเซลล์ G19 ของแผ่น Jan ซึ่งมีจำนวน Total Debit ของเดือน มกราคม

• เช่นเดียวกัน ดึงจำนวน Total Credit ของเดือน มกราคม ในเซลล์ F11 ด้วยสูตรด้านล่าง

• ดึงค่าเดียวกันสำหรับเดือน กุมภาพันธ์ และ มีนาคม

• เลือกเซลล์ D14 และวางสูตรต่อไปนี้

คำนวณ Total Debit ใน 3 เดือนนี้

• คำนวณ Total Credit ในเซลล์ F14 เช่นกัน

• ดึง Balances จาก Ending Balance ของแต่ละเดือน

• เพื่อตรวจสอบข้าม เลือกเซลล์ G14 และเขียนสูตรต่อไปนี้

ที่นี่ D8, E14 และ D14 แทน Opening Balance, Total Debit และ Total Credit ตามลำดับ

• สุดท้าย Summary จะมีลักษณะดังภาพด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างบัญชีธนาคารใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

สรุป

บทความนี้ให้โซลูชันที่ง่ายและกระชับ ในการสร้างบัญชีแยกประเภทใน Excel อย่าลืมดาวน์โหลดไฟล์ Practice ขอบคุณที่อ่านบทความนี้ หวังว่าจะเป็นประโยชน์ โปรดแจ้งในส่วนความคิดเห็นหากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะ โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ Exceldemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีฝ่าย (Party Ledger Reconciliation) ใน Excel
• สร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีผู้ขาย (Vendor Ledger Reconciliation) ใน Excel
• วิธีส่งออกบัญชีทั้งหมดจาก Tally ไป Excel