ต้องเรียนรู้ วิธีสร้างบัญชีแยกประเภทใน Excel ? หากคุณกำลังมองหาลูกเล่นที่ไม่เหมือนใคร คุณมาถูกที่แล้ว ที่นี่ เราจะพาคุณผ่าน 5 ขั้นตอนที่ง่ายและสะดวกในการทำบัญชีแยกประเภทใน Excel
คุณสามารถดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊ก Excel ต่อไปนี้เพื่อทำความเข้าใจและฝึกฝนตนเองให้ดียิ่งขึ้น
บัญชีแยกประเภทคืออะไร
บัญชีแยกประเภท เป็นเอกสารสำคัญสำหรับองค์กรใดๆ มันแสดงให้เราเห็นรายละเอียดของเดบิตและเครดิตและยอดคงเหลือปัจจุบันของบริษัทนั้นหลังการทำธุรกรรมทุกครั้ง
หนังสือบัญชีแยกประเภทมักจะมี สาม ประเภท:
บัญชีแยกประเภท
บัญชีแยกประเภทการขายคือบันทึกการขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าที่บริษัทเก็บไว้ จากบัญชีแยกประเภทนี้ เราจึงสามารถทราบแนวคิดเกี่ยวกับกำไรจากการขายและงบกำไรขาดทุนได้
ซื้อบัญชีแยกประเภท
บัญชีแยกประเภทการสั่งซื้อจะบันทึกธุรกรรมของบริษัทนั้นเมื่อซื้อสินค้า บริการ หรือผลิตภัณฑ์จากองค์กรอื่น ซึ่งจะให้ข้อมูลที่มองเห็นได้ชัดเจนเกี่ยวกับจำนวนเงินที่องค์กรจ่ายให้กับบริษัทอื่น
บัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภททั่วไป มักจะเป็น สอง ประเภท:
บัญชีแยกประเภท: บัญชีแยกประเภทระบุข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ ค่าใช้จ่าย การประกันภัย ค่าเสื่อมราคา ฯลฯ
บัญชีแยกประเภทส่วนตัว: บัญชีแยกประเภทส่วนตัวจะติดตามข้อมูลส่วนตัว เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ทุน ฯลฯ บัญชีแยกประเภทส่วนบุคคลมักจะไม่สามารถเข้าถึงได้สำหรับทุกคน
คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างบัญชีแยกประเภทใน Excel
เพื่อแสดงขั้นตอน เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงแนวทางการทำสมุดบัญชีแยกประเภทสามเดือน ด้วย สรุป ใน Excel ขั้นตอนจะอธิบายไว้ด้านล่างทีละขั้นตอน:
ขั้นตอน-01:สร้างเค้าโครงของบัญชีแยกประเภทใน Excel
ในขั้นตอนแรก เราจะสร้างพื้นที่ที่เราสามารถรวมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรได้ ในส่วนนี้ เราจะสร้างพื้นที่ที่เหมาะสมในบัญชีแยกประเภทรายเดือนแต่ละบัญชี
- อย่างแรกเลย ในช่วงของเซลล์ B4:B5 , B7:B8 และ E7:E8 ให้จดเอนทิตีต่อไปนี้และจัดรูปแบบเซลล์ที่เกี่ยวข้องเป็นเซลล์อินพุตของค่าเหล่านี้
- จากนั้น ในช่วงของเซลล์ B11:G19 ให้สร้างรูปแบบตารางที่มีหัวเรื่องต่อไปนี้
- หลังจากนั้น จัดรูปแบบเซลล์ด้วย เส้นขอบทั้งหมด ตัวเลือกจาก แบบอักษร กลุ่มที่อยู่ในหน้าแรก แท็บ
- ประการที่สาม เลือกเซลล์ใน B11:G18 ช่วง.
- ถัดไป ไปที่ แทรก แท็บ
- ภายหลัง เลือก ตาราง ตัวเลือกจาก ตาราง กลุ่ม
- ทันใดนั้น สร้างตาราง ช่องป้อนข้อมูลจะเปิดขึ้น
- อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่อง ตารางของฉันมีส่วนหัว .
- จากนั้น คลิกที่ ตกลง ปุ่ม.
- ในขณะนี้ เราแปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง
- ตอนนี้ ย้ายไปที่ การออกแบบตาราง แท็บ
- จากนั้น เลือก ตัวเลือกสไตล์ตาราง กลุ่ม
- หลังจากนั้น ให้ยกเลิกการเลือก ปุ่มตัวกรอง ตัวเลือก
- ในขณะนี้ ตารางจะแสดงเองโดยไม่มีตัวเลือกการกรอง
หมายเหตุ: นอกจากนี้ เราสามารถทำงานเดียวกันได้โดยกด CTRL+SHIFT+L .
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ใน B11:G11 ช่วง.
- ตอนนี้ ย้ายไปที่ หน้าแรก แท็บ
- ถัดไป เลือก เติมสี เมนูแบบเลื่อนลงในแบบอักษร กลุ่ม
- ภายหลัง เลือกสีใดก็ได้ตามที่คุณต้องการ (ในที่นี้เราได้เลือก สีน้ำเงิน สำเนียง 1 และ เบากว่า 80% )
- และทำสิ่งเดียวกันกับเซลล์ใน B12:G18 ช่วงที่มีสีอื่น (ในที่นี้ เราเลือก สีส้ม เน้น 1 และ เบากว่า 80% )
- ดังนั้น เซลล์ใน B11:G19 ระยะมีลักษณะดังภาพด้านล่าง
- ตอนนี้ เลือกเซลล์ D8 , G8 และเซลล์ในช่วง E12:G19 .
- หลังจากนั้น ให้กดปุ่ม CTRL ตามด้วย 1 บนแป้นพิมพ์ของคุณ
- ทันที จัดรูปแบบเซลล์ กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น
- จากนั้นไปที่ หมายเลข แท็บ
- ถัดไป เลือกการบัญชี จาก หมวดหมู่ .
- ต่อมา ให้จด 0 ในกล่อง ตำแหน่งทศนิยม และเลือกเครื่องหมายดอลลาร์ ($) จาก สัญลักษณ์ รายการแบบเลื่อนลง
- สุดท้าย คลิก ตกลง .
อ่านเพิ่มเติม: สร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลสมุดรายวันทั่วไป
ขั้นตอน-02:สร้างบัญชีแยกประเภทรายเดือนใน Excel
ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้างชุดข้อมูลบัญชีแยกประเภทรายเดือนเพื่อเก็บบันทึกกิจกรรมทางการเงินของเรา
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ G3 แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้
=MID(CELL("filename",A1),FIND("]",CELL("filename",A1))+1,255)&" "&2022 รายละเอียดสูตร สูตรนี้ส่งคืนชื่อชีตในเซลล์ที่เลือก
- CELL(“ชื่อไฟล์”, A1): ฟังก์ชัน CELL ได้รับชื่อเต็มของแผ่นงาน
- FIND(“]”, CELL(“filename”, A1)) +1: ฟังก์ชัน FIND จะให้ตำแหน่ง ] และเราได้เพิ่ม 1 เพราะเราต้องการตำแหน่งของอักขระตัวแรกในชื่อแผ่นงาน
- 255: จำนวนคำสูงสุดของ Excel สำหรับชื่อแผ่นงาน
- MID(CELL(“filename”,A1),FIND(“]”,CELL(“filename”,A1))+1,255) :ฟังก์ชัน MID ใช้ตำแหน่งของข้อความตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อแยกสตริงย่อยเฉพาะ
- จากนั้น กด ENTER .
ณ จุดนี้ เราจะเห็นชื่อ ชีต . ของเรา ในเซลล์นี้ด้วย 2022 .
หมายเหตุ: ขณะพิมพ์สูตรนี้ อย่าลืมใส่การอ้างอิงเซลล์ใดๆ ในชีตนี้ มิฉะนั้น สูตรจะทำงานไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น เราได้ป้อนข้อมูลอ้างอิงของเซลล์ A1 . แล้ว .
- หลังจากนั้น เปลี่ยนชื่อแผ่นงานเป็น ม.ค . ตามที่เราต้องการทำบัญชีแยกประเภทสำหรับเดือน ม.ค. 22 . เราจะเห็นได้ง่าย ๆ ว่าชื่อเดือนจะถูกป้อนลงในเซลล์โดยอัตโนมัติ G3 หลังจากเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน
- จากนั้น เลือกเซลล์ D7 และใส่สูตรต่อไปนี้ลงไป
=DATEVALUE("1"&G3) ฟังก์ชัน DATEVALUE แปลงวันที่ในรูปของข้อความเป็นตัวเลขที่แสดงวันที่ในโค้ดวันที่-เวลาของ Microsoft Excel
- นอกจากนี้ เราต้องการวันที่สิ้นสุดของเดือนนี้ด้วย
- ดังนั้น เลือกเซลล์ G7 แล้ววางสูตรด้านล่าง
=EOMONTH(D7,0) ฟังก์ชัน EOMONTH ให้จำนวนเดือนที่อนุมานก่อนหรือหลัง start_date เป็นเลขลำดับวันปิดของเดือน
ขณะนี้แผ่นงานพร้อมใช้เป็นแผ่นงานบัญชีแยกประเภทรายเดือนแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีดูแลสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอน-03:ให้ข้อมูลตัวอย่างบางส่วนเป็นอินพุตในบัญชีแยกประเภทใน Excel
ในขั้นตอนที่สามนี้ เราจะป้อนข้อมูลตัวอย่างลงในสมุดบัญชีแยกประเภทของเรา ทำตามขั้นตอนอย่างระมัดระวัง
- ก่อนอื่น ป้อนชื่อบริษัทและที่อยู่ในเซลล์ D4 และ D5 .
- จากนั้น ใส่ Balance ณ วันที่เริ่มต้นในเซลล์ D8 .
- หลังจากนั้น เติมเซลล์ใน B12:F18 ช่วงที่มีข้อมูลที่ถูกต้องของ วันที่ , ใบเรียกเก็บเงิน , คำอธิบาย , เดบิต , เครดิต, และ สมดุล .
- ตอนนี้ เลือกเซลล์ G12 แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้
=D8-E12+F12 ที่นี่ D8 , E12, และ F12 แสดงถึง ยอดดุลวันที่เปิด , เดบิต, และ เครดิต ตามลำดับ
- จากนั้น เลือกเซลล์ G13 แล้วใส่สูตรลงไป
=G12-E13+F13 ที่นี่ G12 , E13 และ F13 ทำหน้าที่เป็น สมดุล . ที่สอดคล้องกัน ของรายการก่อนหน้า เดบิต และ เครดิต .
- ตอนนี้ ลาก Fill Handle ไอคอนเพื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ G18 .
- ในกรณีนี้ ยอดคงเหลือ คอลัมน์จะเหมือนกับข้างล่างนี้
- ณ จุดนี้ ให้เลือกเซลล์ E19 แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้
=SUM(E12:E18) มันคำนวณยอดรวม เดบิต ใน E12:E18 ช่วง.
- ในทำนองเดียวกัน เลือกเซลล์ F19 และใส่สูตรต่อไปนี้ลงไป
=SUM(F12:F18) มันคำนวณรวม เครดิต ใน F12:F18 ช่วง.
- จากนั้น เลือกเซลล์ G19 แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้
=D8-E19+F19 ที่นี่ D8 , E19 และ F19 เป็นตัวแทนของ ยอดยกมา , เดบิตรวม และ เครดิตทั้งหมด อย่างต่อเนื่อง
สังเกตว่าจำนวนเงินในเซลล์ G18 และในเซลล์ G19 เหมือนกัน. ดังนั้นเราจึงมั่นใจได้ว่าการคำนวณนั้นถูกต้อง เป็นการตรวจสอบข้ามประเภทหนึ่ง
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ G8 แล้วใส่สูตรลงไป
=G19
- สุดท้าย บัญชีแยกประเภทสำหรับเดือน มกราคม ดูเหมือนภาพด้านล่าง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างบัญชีแยกประเภทสมุดเช็คใน Excel (2 ตัวอย่างที่มีประโยชน์)
ขั้นตอน-04:เพิ่มเดือนอื่นๆ
ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้างบัญชีแยกประเภทสำหรับเดือนอื่นๆ ด้วย เรามาทำตามขั้นตอนเหล่านี้กัน
- ในตอนเริ่มต้น ให้คลิกขวาที่ชื่อแผ่นงาน ม.ค. .
- จากนั้น เลือก ย้ายหรือคัดลอก จากเมนูบริบท
- ทันใดนั้น มันจะเปิด ย้ายหรือคัดลอก กล่องโต้ตอบ
- จากนั้น เลือก ย้ายไปสิ้นสุด ใน ก่อนชีต กล่อง.
- แน่นอน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องสร้างสำเนา .
- สุดท้าย คลิก ตกลง .
- ดังนั้นเราจึงสร้างชีตใหม่ ม.ค. (2) โดยการกระทำก่อนหน้านี้ของเรา
- ตอนนี้ แก้ไขชื่อชีตและทำให้เป็น ก.พ. .
- โดยอัตโนมัติ เดือน , วันที่เปิด และ วันสิ้นสุด จะมีการเปลี่ยนแปลง
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ D8 และเขียนสูตรด้านล่าง
=Jan!G19 ที่นี่ ยอดยกมา เท่ากับ ยอดปิด ประจำเดือนมกราคม
- จากนั้น ล้างข้อมูลที่ป้อนก่อนหน้านี้สำหรับเดือน มกราคม ใน B12:F18 ช่วง.
- ตอนนี้ ป้อนข้อมูลสำหรับเดือน กุมภาพันธ์ .
ที่นี่ เรามีการเข้าสู่ แถวที่ 16 . หากเราต้องการเพิ่มรายการอื่นๆ ด้านล่าง เราสามารถทำได้ง่ายๆ เนื่องจากเราได้แปลงช่วงข้อมูลเป็นตารางก่อนหน้านี้ .
- ขั้นแรก เลือกเซลล์ G16 .
- จากนั้นกดปุ่ม TAB ที่สำคัญ
- จะเพิ่มแถวที่มีรูปแบบอื่นเพื่อป้อนชุดข้อมูลอื่นทันที
- ภายหลัง สร้างรายการอื่นในแถวที่สร้างขึ้นใหม่นี้
สังเกตว่า ยอดรวม ใน แถวที่ 18 และ สมดุล ในเซลล์ G17 จะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ
- ในทำนองเดียวกัน ทำตามขั้นตอนก่อนหน้า และทำบัญชีแยกประเภทสำหรับเดือน มีนาคม .
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภทย่อยใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอน-05:สร้างสรุป
ในขั้นตอนสุดท้าย เราจะสร้างสรุปของแผ่นงานบัญชีแยกประเภทรายเดือน ตามมาเลยค่ะ
- เริ่มแรก จัดเลย์เอาต์ตามภาพด้านล่าง
- จากนั้น ป้อนชื่อของเดือน ที่นี่เราได้ทำบัญชีแยกประเภทสำหรับสามเดือนแรก ดังนั้นเราจึงใส่สิ่งเหล่านี้ลงในเซลล์ใน B11:B13 ช่วง.
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ D11 แล้ววางสูตรด้านล่าง
=Jan!G19 เรากำลังหาข้อมูลนี้จากเซลล์ G19 ของแผ่นงาน ม.ค. . ประกอบด้วย เดบิตรวม จำนวนเงินสำหรับเดือน มกราคม .
- ในทำนองเดียวกัน รับ เครดิตทั้งหมด จำนวนเงินสำหรับ มกราคม เดือนในเซลล์ F11 โดยใช้สูตรด้านล่าง
=Jan!F19
- นอกจากนี้ รับค่าเดียวกันสำหรับเดือน กุมภาพันธ์ และ มีนาคม .
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ D14 แล้ววางสูตรต่อไปนี้
=SUM(D11:D13) มันคำนวณ เดบิตรวม ในสามเดือนนี้
- นอกจากนี้ ให้คำนวณ เครดิตทั้งหมด ในเซลล์ F14 .
- ภายหลัง รับ ยอดคงเหลือ จาก ยอดดุลสุดท้าย ของแต่ละเดือน
- สำหรับการตรวจสอบ ให้เลือกเซลล์ G14 แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้
=D8+E14-D14 ที่นี่ D8 , E14 และ D14 เป็นตัวแทนของ ยอดยกมา , เดบิตรวม และ เครดิตทั้งหมด อย่างต่อเนื่อง
- สุดท้าย สรุป ดูเหมือนภาพด้านล่าง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภทธนาคารใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
บทสรุป
บทความนี้มีวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและสั้น ในการสร้างบัญชีแยกประเภทใน Excel . อย่าลืมดาวน์โหลด แบบฝึกหัด ไฟล์. ขอบคุณที่อ่านบทความนี้ เราหวังว่าข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นหากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ กรุณาเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา Exceldemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการสร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีแยกประเภทใน Excel
- สร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีแยกประเภทผู้ขายใน Excel
- วิธีการส่งออกบัญชีแยกประเภททั้งหมดจาก Tally ใน Excel
