บัญชีแยกประเภท (Ledger) เป็นเอกสารสำคัญสำหรับองค์กรทุกแห่ง มันแสดงรายละเอียดของฝาก (Debit) ถอน (Credit) และยอดคงเหลือปัจจุบันของบริษัทหลังจากทุกรายการ ในบทความนี้ เราจะสาธิตขั้นตอนทีละขั้นตอนในการจัดทำบัญชีแยกประเภทใน Excel หากคุณสนใจ ให้ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนของเราและติดตามเรา
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนนี้เพื่อฝึกฝนขณะอ่านบทความนี้
ภาพรวมของบัญชีแยกประเภท
บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) บันทึกรายการธุรกรรมและรายงานทางการเงินทั้งหมดของบริษัท ภายใต้บัญชีแยกประเภททั่วไป งบดุลจะจัดระเบียบเป็นหลายบัญชี เช่น สินทรัพย์ หนี้สิน ลูกหนี้ ส่วนได้เสียของผู้ถือหุ้น หนี้สิน ภาษี รายได้ ค่าใช้จ่าย กองทุน เงินกู้ กำไร ขาดทุน หุ้น ตราสาร ค่าจ้าง ฯลฯ
บัญชีแยกประเภทมักแบ่งเป็น สาม ประเภท:
บัญชีขาย (Sales Ledger)
บัญชีขายเป็นบันทึกการขายสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าที่บริษัทเก็บไว้ ผลลัพธ์ของบัญชีนี้ทำให้เราได้ไอเดียเกี่ยวกับกำไรจากการขายและรายการกำไรขาดทุน
บัญชีซื้อ (Purchase Ledger)
บัญชีซื้อบันทึกรายการธุรกรรมของบริษัทเมื่อซื้อสินค้า บริการ หรือผลิตภัณฑ์จากองค์กรอื่น มันให้ข้อมูลที่มองเห็นได้ชัดเจนว่าองค์กรจ่ายเงินให้บริษัทอื่นไปเท่าไหร่
บัญชีทั่วไป (General Ledger)
บัญชีทั่วไป มักแบ่งเป็น สอง ประเภท:
- บัญชีนามธรรม (Nominal Ledger): บัญชีนามธรรม ให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ ค่าใช้จ่าย ประกันภัย ค่าเสื่อมราคา ฯลฯ
- บัญชีส่วนตัว (Private Ledger): บัญชีส่วนตัว ติดตามข้อมูลส่วนตัว เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ทุน ฯลฯ บัญชีส่วนตัวมักไม่เข้าถึงได้โดยทุกคน
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการจัดทำบัญชีแยกประเภทใน Excel
เพื่อสาธิตขั้นตอน เราจะแสดงขั้นตอนการสร้างบัญชีแยกประเภทรายไตรมาส ขั้นตอนมีดังนี้:
ขั้นตอนที่ 1: สร้างเลย์เอาต์ของบัญชีแยกประเภท
ในขั้นตอนแรก เราจะสร้างพื้นที่ที่สามารถป้อนข้อมูลสำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับสถาบันของเราได้ ที่นี่ เราจะสร้างช่องในบัญชีแยกประเภทรายเดือนแต่ละเดือน
- ก่อน всего ในแท็บ Insert คลิกที่ ลูกศรดรอปดาวน์ ของ Illustration > Shapes
- หลังจากนั้น เลือกรูปร่างตามต้องการ เราเลือก Ribbon: Tilted Down
- คุณจะสังเกตว่าไอคอนเคอร์เซอร์เมาส์จะเปลี่ยน แล้ว ลาก เมาส์ไปวางรูปร่างที่ต้องการ
- เขียนชื่อเรื่องของแผ่นงานนี้เป็น LEDGER
- เลือกเซลล์ F1 ในแท็บ Insert คลิก ลูกศรดรอปดาวน์ ของ Illustration > Pictures
- เลือกตัวเลือก This Device
- จะมีกล่องโต้ตอบเล็กชื่อ Insert Picture ปรากฏขึ้น
- เลือกลอโก้ขององค์กรและคลิกปุ่ม Insert เราเลือกลอโก้เว็บไซต์เพื่อสาธิตกระบวนการ
- วางลอโก้ที่ตำแหน่งที่เหมาะสมบนแผ่นงาน
- ในช่วงเซลล์ B4:B5, B7:B8, และ E7:E8 ให้เขียนเอนทิตีต่อไปนี้ และจัดรูปแบบเซลล์ที่สอดคล้องเป็นเซลล์ป้อนข้อมูลของค่าเหล่านี้
- งานแรกของเราเสร็จสิ้น
ดังนั้น เราสามารถกล่าวได้ว่าเราได้ทำภารกิจแรกในการจัดทำบัญชีแยกประเภทใน Excel เรียบร้อยแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: สร้างบัญชีทั่วไปใน Excel จากข้อมูลบัญชีรายวันทั่วไป
ขั้นตอนที่ 2: สร้างบัญชีแยกประเภทสำหรับแต่ละเดือน
ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้างชุดข้อมูลบัญชีแยกประเภทรายเดือนเพื่อบันทึกกิจกรรมทางการเงินของเรา
- ก่อน всего ในช่วงเซลล์ B10:H10 ให้เขียนหัวข้อตารางต่อไปนี้
- เราสมมติว่ามี 7 กิจกรรมทางการเงินต่อเดือน ดังนั้น เราเลือกช่วงเซลล์ B10:H17 เป็นชุดข้อมูลบัญชีแยกประเภท และจัดรูปแบบเซลล์ด้วยตัวเลือก All Border จากกลุ่ม Font ในแท็บ Home
- เราต้องการตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูล (Data Validation) ในคอลัมน์ H เพื่อให้ผู้ใช้บัญชีนี้สามารถป้อนได้เฉพาะ Debit หรือ Credit ในช่วงเซลล์ H11:H17 เท่านั้น
- เลือกช่วงเซลล์ H11:H17 ในแท็บ Data คลิก ลูกศรดรอปดาวน์ ของ Data Validation > Data Validation จากกลุ่ม Data Tools
- จะมีกล่องโต้ตอบ Data Validation ปรากฏขึ้น
- เปลี่ยนฟิลด์ Allow จาก Any value เป็น List และในฟิลด์ Source ให้พิมพ์ Debit,Credit
- คลิก OK
- คุณจะพบดรอปดาวน์การตรวจสอบข้อมูลที่เซลล์เหล่านั้น
- หลังจากนั้น เพื่อคำนวณค่า ยอดคงเหลือ (Balance) หลังรายการแรก ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ H11
=C8+F11-G11
- กด Enter
- ค่าปัจจุบันเปลี่ยนไป ดังนั้น เพื่อประเมินค่า ยอดคงเหลือ หลังรายการที่สอง ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ H12
=H11+F12-G12
- กด Enter อีกครั้ง
- ตอนนี้ ลาก ไอคอน Fill Handle เพื่อคัดลอกสูตรจนถึงเซลล์ H17
- ต่อมา เพื่อหาค่ารวมของ รายได้ (Income) เราจะเขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ F18 โดยใช้ ฟังก์ชัน SUM
=SUM(F11:F17)
- กด Enter
- เช่นเดียวกัน ให้เขียนสูตรแบบเดียวกันสำหรับคอลัมน์ ค่าใช้จ่าย (Expense)
- เพื่อตรวจสอบว่ายอดคงเหลือปิดของเซลล์ H17 ถูกต้อง ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ H18
=C8+F18-G18
- กด Enter
- สุดท้าย เพื่อแสดงยอดคงเหลือปิดด้านล่าง Closing Data ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์รวม F8
=H18
- กด Enter
- งานของเราเสร็จสิ้น
- ลองตรวจสอบด้วยข้อมูลตัวอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรทั้งหมดทำงานถูกต้องในแผ่นงานนี้
- คุณจะเห็นเซลล์ทั้งหมดที่เราป้อนสูตรตอบสนองต่อการป้อนข้อมูลของเรา
- เช่นเดียวกัน สร้างอีก สอง แผ่นงานสำหรับ February และ March
ดังนั้น เราสามารถกล่าวได้ว่าเราเสร็จสิ้นขั้นตอนที่สองในการจัดทำบัญชีแยกประเภทใน Excel แล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำบัญชีแยกประเภทใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 3: ออกแบบรายงานสรุป
ตอนนี้ เราจะออกแบบเลย์เอาต์เบื้องต้นของรายงานสรุปของเรา
- ก่อน всего เลือกแถว 1:8 ในแผ่น Jan และกด Ctrl+C เพื่อคัดลอก
- ไปที่แผ่น Summary และกด Ctrl+V เพื่อวาง
- เปลี่ยนชื่อเรื่องแผ่นงานจาก LEDGER เป็น Summary
- เราจะแสดง ชื่อเดือน, รายได้, ค่าใช้จ่าย, และ ยอดคงเหลือ ในแผ่น Summary ดังนั้น ให้แก้ไขข้อมูลใน 4 คอลัมน์ และลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นทั้งหมด
- เขียนหัวข้อตาราง 4 อย่างในช่วงเซลล์ B10:E10
- เขียนชื่อเดือนในช่วงเซลล์ B11:B13 และแทรกเส้นขอบทั้งหมดให้ทุกเซลล์
- สุดท้าย กำหนดแถว 14 เป็น Total เพื่อแสดงผลรวมของทุกคอลัมน์
สุดท้าย เราสามารถกล่าวได้ว่าเราบรรลุขั้นตอนที่สามในการจัดทำบัญชีแยกประเภทใน Excel เรียบร้อยแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างบัญชีเช็คใน Excel (2 ตัวอย่างที่มีประโยชน์)
ขั้นตอนที่ 4: สร้างความสัมพันธ์ระหว่างแผ่นสรุปและแผ่นงานอื่นๆ
ในขั้นตอนต่อไป เราจะสร้างความสัมพันธ์ระหว่างแผ่น Summary กับแผ่นงานอีกสามเดือน
- ก่อน tutto เพื่อดึงชื่อบริษัทจากแผ่น Summary ไปยังแผ่น Jan ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C4 โดยใช้ ฟังก์ชัน IF
=IF(Summary!C4<>0,Summary!C4,"")
- กด Enter
- ลาก ไอคอน Fill Handle ที่เซลล์ C5 เพื่อนำเข้าที่อยู่จากแผ่น Summary
- เราต้องป้อนค่า Opening Date, Opening Balance, และ Closing Date เองในทุกแผ่น
- ตอนนี้ เพื่อดึง รายได้รวม สำหรับ January ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C11
=Jan!F18
- กด Enter
- เช่นเดียวกัน เพื่อนำเข้า ค่าใช้จ่ายรวม สำหรับ January ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ D11
=Jan!G18
- กด Enter
- สุดท้าย เพื่อดึง ยอดคงเหลือสุดท้าย สำหรับ January ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ E11
=Jan!H18
- กด Enter
- คุณจะได้ค่าทั้งหมดสำหรับ January เช่นเดียวกัน ให้เขียนสูตรเพื่อนำเข้าค่ารวมสำหรับ February และ March
- สุดท้าย เพื่อดึงยอดรวมรายได้รายไตรมาส ให้เขียนสูตรต่อไปนี้โดยใช้ ฟังก์ชัน SUM
=SUM(C11:C13)
- กด Enter
- เช่นเดียวกัน ใช้ ฟังก์ชัน SUM เพื่อประเมินผลรวมของคอลัมน์ ค่าใช้จ่าย
- ตอนนี้ เพื่อดึง ยอดคงเหลือปิดรวม ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ E14
=C8+C14-D14
- กด Enter
- เนื่องจากนี่คือบัญชีแยกประเภทรายไตรมาส ค่า Closing Balance จะเป็น Closing Balance ของ March
- เพื่อแสดงค่าในเซลล์ E8 ให้เขียนสูตรต่อไปนี้สำหรับเซลล์นั้น
=E14
- กด Enter สำหรับครั้งสุดท้าย
- ภารกิจสร้างบัญชีแยกประเภทของเราเสร็จสิ้น
สุดท้าย เราสามารถกล่าวได้ว่าเราเสร็จสิ้นขั้นตอนสุดท้ายในการจัดทำบัญชีแยกประเภทใน Excel แล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำบัญชีแยกประเภทย่อยใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบบัญชีแยกประเภทด้วยข้อมูลตัวอย่าง
ในขั้นตอนสุดท้ายนี้ เราจะป้อนข้อมูลตัวอย่างในแผ่นงานรายเดือนทั้งหมดและตรวจสอบบัญชีแยกประเภทของเรา
- ก่อน tutto ป้อนชื่อบริษัทและที่อยู่ในแผ่น Summary
- คุณจะเห็นข้อมูลทั้งสองถูกส่งออกไปในอีกสามแผ่น
- ป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในแผ่นที่ชื่อ Jan
- เช่นเดียวกัน ป้อนข้อมูลตัวอย่างในแผ่น Feb
- สุดท้าย ป้อนข้อมูลในแผ่น Mar
- สุดท้าย กลับไปที่แผ่น Summary และคุณจะเห็นข้อมูลทั้งหมดถูกนำเข้าที่นี่
ดังนั้น เราสามารถกล่าวได้ว่าสูตรทั้งหมดของเราทำงานได้อย่างสมบูรณ์ และเราสามารถสร้างและจัดทำบัญชีแยกประเภทใน Excel ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีส่งออกบัญชีแยกประเภททั้งหมดจาก Tally ไป Excel
สรุป
นี่คือจุดจบของบทความนี้ หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์สำหรับคุณ และคุณจะสามารถจัดทำบัญชีแยกประเภทใน Excel ได้ โปรดแชร์คำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติมกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง หากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติม
อย่าลืมตรวจสอบเว็บไซต์ ExcelDemy ของเราสำหรับปัญหาและวิธีแก้ไขเกี่ยวกับ Excel หลายอย่าง เรียนรู้วิธีใหม่ๆ และเติบโตต่อไป!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีสร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีฝ่ายขายใน Excel
- สร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีผู้ขายใน Excel
- วิธีทำบัญชีธนาคารใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
