บัญชีแยกประเภทเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับองค์กรใดๆ มันแสดงให้เราเห็นรายละเอียดของเดบิตและเครดิตและยอดคงเหลือปัจจุบันของบริษัทนั้นหลังการทำธุรกรรมทุกครั้ง ในบทความนี้ เราจะสาธิตขั้นตอนทีละขั้นตอนในการรักษาสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel หากคุณอยากรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้ ดาวน์โหลดคู่มือการฝึกปฏิบัติของเราและติดตามเรา
ดาวน์โหลดสมุดแบบฝึกหัดเล่มนี้เพื่อฝึกฝนในขณะที่คุณกำลังอ่านบทความนี้
ภาพรวมของบัญชีแยกประเภท
สมุดบัญชีแยกประเภทบันทึกธุรกรรมและงบการเงินทั้งหมดของบริษัท ภายใต้บัญชีแยกประเภททั่วไป งบดุลถูกจัดเป็นหลายบัญชี เช่น สินทรัพย์ เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ผู้ถือหุ้น หุ้น หนี้สิน ภาษี รายได้ ค่าใช้จ่าย กองทุน เงินกู้ กำไร ขาดทุน และหุ้น พันธบัตร ค่าจ้าง , ฯลฯ
หนังสือบัญชีแยกประเภทมักจะมี สาม ประเภท:
บัญชีแยกประเภทการขาย
บัญชีแยกประเภทการขายคือบันทึกการขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าที่บริษัทเก็บไว้ จากบัญชีแยกประเภทนี้ เราจึงสามารถทราบแนวคิดเกี่ยวกับกำไรจากการขายและงบกำไรขาดทุนได้
บัญชีแยกประเภทการซื้อ
บัญชีแยกประเภทการสั่งซื้อจะบันทึกธุรกรรมของบริษัทนั้นเมื่อซื้อสินค้า บริการ หรือผลิตภัณฑ์จากองค์กรอื่น ซึ่งจะให้ข้อมูลที่มองเห็นได้ชัดเจนเกี่ยวกับจำนวนเงินที่องค์กรจ่ายให้กับบริษัทอื่น
บัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภททั่วไป มักจะเป็น สอง ประเภท:
- บัญชีแยกประเภท: บัญชีแยกประเภท ให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ ค่าใช้จ่าย ประกันภัย ค่าเสื่อมราคา ฯลฯ
- บัญชีแยกประเภทส่วนตัว: บัญชีแยกประเภทส่วนตัว ติดตามข้อมูลส่วนตัว เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ทุน ฯลฯ บัญชีแยกประเภทส่วนบุคคลมักไม่สามารถเข้าถึงได้สำหรับทุกคน
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการดูแลสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel
เพื่อแสดงขั้นตอน เราจะแสดงขั้นตอนการสร้างสมุดบัญชีรายไตรมาส ขั้นตอนจะอธิบายไว้ด้านล่างทีละขั้นตอน:
ขั้นตอนที่ 1:สร้างเค้าโครงของสมุดบัญชีแยกประเภท
ในขั้นตอนแรก เราจะสร้างพื้นที่ที่เราสามารถป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับสถาบันของเราได้ ที่นี่ เราจะสร้างช่องในบัญชีแยกประเภทรายเดือน
- ก่อนอื่น ใน แทรก ให้คลิกที่ ลูกศรแบบเลื่อนลง ของ ภาพประกอบ> รูปร่าง ตัวเลือก
- หลังจากนั้น เลือกรูปร่างตามที่คุณต้องการ เราเลือก ริบบิ้น:เอียงลง รูปร่าง
- คุณจะสังเกตเห็นว่าไอคอนเคอร์เซอร์ของเมาส์จะเปลี่ยนไป จากนั้น ลาก เมาส์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการวางรูปร่าง
- ตอนนี้ ให้เขียนชื่อชีตนี้เป็น บัญชีแยกประเภท .
- จากนั้น เลือกเซลล์ F1 และใน แทรก ให้คลิกที่ ลูกศรแบบเลื่อนลง ของ ภาพประกอบ> รูปภาพ ตัวเลือก
- เลือก อุปกรณ์นี้ ตัวเลือก
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบขนาดเล็กที่เรียกว่า แทรกรูปภาพ จะปรากฏขึ้น
- เลือกโลโก้ขององค์กรแล้วคลิกปุ่ม แทรก ปุ่ม. เราเลือกโลโก้ของเว็บไซต์เพื่อแสดงกระบวนการ
- วางโลโก้ในตำแหน่งที่เหมาะสมบนแผ่นงาน
- ตอนนี้ อยู่ในช่วงของเซลล์ B4:B5 , B7:B8 และ E7:E8 ให้จดเอนทิตีต่อไปนี้และจัดรูปแบบเซลล์ที่เกี่ยวข้องเป็นเซลล์อินพุตของค่าเหล่านี้
- งานแรกของเราเสร็จแล้ว
ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าเราได้เสร็จสิ้นภารกิจแรกในการดูแลสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel
อ่านเพิ่มเติม: สร้างบัญชีแยกประเภททั่วไปใน Excel จากข้อมูลสมุดรายวันทั่วไป
ขั้นตอนที่ 2:สร้างสมุดบัญชีแยกประเภทสำหรับแต่ละเดือน
ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้างชุดข้อมูลบัญชีแยกประเภทรายเดือนเพื่อเก็บบันทึกกิจกรรมทางการเงินของเรา
- อันดับแรก ในช่วงของเซลล์ B10:H10 ให้เขียนชื่อหัวตารางของเราดังต่อไปนี้
- เราคิดว่าเรามี 7 กิจกรรมทางการเงินในแต่ละเดือน เป็นผลให้เราเลือกช่วงของเซลล์ B10:H17 เป็นชุดข้อมูลสมุดบัญชีแยกประเภทของเราและจัดรูปแบบเซลล์ด้วย เส้นขอบทั้งหมด ตัวเลือกจาก แบบอักษร กลุ่มที่อยู่ในหน้าแรก แท็บ
- เราต้องการตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลในคอลัมน์ H . เพื่อให้เมื่อบุคคลใดใช้บัญชีแยกประเภทนี้ สามารถใส่ได้เฉพาะ เดบิต หรือ เครดิต ในช่วงเซลล์ H11:H17 .
- ตอนนี้ เลือกช่วงของเซลล์ H11:H17 และใน ข้อมูล คลิกแท็บ ลูกศรแบบเลื่อนลง ของ การตรวจสอบข้อมูล> การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตัวเลือกจากกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล .
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- จากนั้น เปลี่ยน อนุญาต ฟิลด์จาก ค่าใดๆ ไปที่ รายการ และใน แหล่งที่มา ฟิลด์ จด เดบิต,เครดิต .
- สุดท้าย คลิก ตกลง .
- คุณจะพบรายการแบบเลื่อนลงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เซลล์เหล่านั้น
- หลังจากนั้น ให้ประเมินมูลค่าของ ยอด หลังจากการทำธุรกรรมครั้งแรก ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ H11 .
=C8+F11-G11
- กด Enter .
- มูลค่าปัจจุบันของเรามีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น เพื่อประเมินมูลค่าของ ยอดดุล หลังจากธุรกรรมที่สอง ให้จดเซลล์สูตรต่อไปนี้ H12 .
=H11+F12-G12
- อีกครั้ง กด Enter .
- ตอนนี้ ลาก บน เติมที่จับ ไอคอนเพื่อคัดลอกสูตรไปยังเซลล์ H17 .
- หลังจากนั้นเพื่อรับมูลค่ารวมของ รายได้ เราจะเขียนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ F18 โดยใช้ ฟังก์ชัน SUM .
=SUM(F11:F17)
- กด Enter .
- ในทำนองเดียวกัน เขียนสูตรที่คล้ายกันสำหรับ ค่าใช้จ่าย คอลัมน์
- ต่อไป ให้ตรวจสอบว่ายอดปิดเซลล์ของเรา H17 ถูกต้อง เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ H18 .
=C8+F18-G18
- ในทำนองเดียวกัน กด Enter .
- สุดท้าย เพื่อแสดงยอดปิดที่ต่ำกว่า ข้อมูลการปิด ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ที่ผสาน F8 .
=H18
- กดปุ่ม Enter .
- งานของเราเสร็จเรียบร้อย
- มาตรวจสอบข้อมูลตัวอย่างกันเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรทั้งหมดทำงานอย่างถูกต้องในชีตนี้
- คุณจะเห็นเซลล์ทั้งหมดที่เราป้อนสูตรตอบสนองด้วยการป้อนข้อมูลของเรา
- ในทำนองเดียวกัน สร้าง สอง แผ่นงานเพิ่มเติมสำหรับ กุมภาพันธ์ และ มีนาคม .
ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าเราได้เสร็จสิ้นขั้นตอนที่สองในการดูแลสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel แล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภทใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 3:รายงานสรุปการออกแบบ
ตอนนี้ เราจะออกแบบเค้าโครงเบื้องต้นของรายงานสรุปของเรา
- ตอนแรก เลือกแถว 1:8 ใน ม.ค. แผ่นงานแล้วกด ‘Ctrl+C’ เพื่อคัดลอก
- จากนั้นไปที่ สรุป แผ่นงานแล้วกด ‘Ctrl+V’ เพื่อวาง
- ตอนนี้ เปลี่ยนชื่อชีตจาก บัญชีแยกประเภท ถึง สรุป .
- เราจะแสดงชื่อเดือน , รายได้ , ค่าใช้จ่าย และ สมดุล ใน สรุป . ของเรา แผ่น. ดังนั้น แก้ไขข้อมูลในสี่คอลัมน์และลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นทั้งหมดออก
- หลังจากนั้น ให้จด สี่ ชื่อตารางในช่วงของเซลล์ B10:E10 .
- ถัดไป ให้จดชื่อเดือนในช่วงเซลล์ B11:B13 และแทรกเส้นขอบทั้งหมดให้กับทุกเซลล์
- สุดท้าย แสดงว่าแถว 14 เป็น รวม เพื่อแสดงผลรวมของทุกคอลัมน์
สุดท้ายนี้ เราสามารถพูดได้ว่าเราได้ทำขั้นตอนที่ 3 เสร็จแล้ว เพื่อรักษาสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างบัญชีแยกประเภทสมุดเช็คใน Excel (2 ตัวอย่างที่มีประโยชน์)
ขั้นตอนที่ 4:สร้างความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลสรุปกับชีตอื่นๆ
ในขั้นตอนต่อไปนี้ เราจะสร้างความสัมพันธ์ระหว่าง สรุป แผ่นงานและแผ่นงานอื่นๆ อีก 3 เดือน
- ประการแรก เพื่อให้ได้ชื่อบริษัทจาก สรุป แผ่นงานไปยัง ม.ค. แผ่นงาน เขียนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ C4 . สำหรับสิ่งนั้น เราจะใช้ ฟังก์ชัน IF .
=IF(Summary!C4<>0,Summary!C4,"")
- กด Enter .
- จากนั้น ลาก เติมที่จับ ไอคอนในเซลล์ C5 เพื่อนำเข้าที่อยู่จาก สรุป แผ่น.
- เราต้องป้อนค่าของ วันที่เปิด . ด้วยตนเอง , ยอดยกมา และ วันที่ปิด ในทุกแผ่น
- ตอนนี้เพื่อรับ รายได้ทั้งหมด สำหรับ มกราคม ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ C11 .
=Jan!F18
- อีกครั้ง กด Enter .
- ในทำนองเดียวกัน การนำเข้ารวม ค่าใช้จ่าย สำหรับ มกราคม ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ D11 .
=Jan!G18
- กดปุ่ม Enter .
- สุดท้าย เพื่อรับ ยอดดุลขั้นสุดท้าย สำหรับ มกราคม ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ E11 .
=Jan!H18
- กด Enter .
- คุณจะได้รับค่าทั้งหมดสำหรับ มกราคม . ในทำนองเดียวกัน ให้จดสูตรเพื่อนำเข้ามูลค่ารวมสำหรับ กุมภาพันธ์ และ มีนาคม .
- สุดท้าย ในการรับรายได้รวมรายไตรมาส ให้จดสูตรต่อไปนี้โดยใช้ฟังก์ชัน SUM .
=SUM(C11:C13)
- กด Enter .
- ในทำนองเดียวกัน ใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อประเมินผลรวมของ ค่าใช้จ่าย คอลัมน์
- ตอนนี้เพื่อรับ ยอดปิด ให้เขียนสูตรต่อไปนี้ลงในเซลล์ E14 .
=C8+C14-D14
- อีกครั้ง กด Enter .
- เนื่องจากเป็นสมุดบัญชีแยกประเภทรายไตรมาส มูลค่าของ ยอดปิด จะเป็น ยอดปิด ของ มีนาคม .
- เพื่อแสดงค่าในเซลล์ E8 ให้เขียนสูตรต่อไปนี้สำหรับเซลล์นั้น
=E14
- กด Enter เป็นครั้งสุดท้าย
- งานสร้างสมุดบัญชีแยกประเภทของเราเสร็จสิ้น
ในท้ายที่สุด เราสามารถพูดได้ว่าเราได้เสร็จสิ้นขั้นตอนสุดท้าย เพื่อรักษาสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภทย่อยใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 5:ตรวจสอบบัญชีแยกประเภทด้วยข้อมูลตัวอย่าง
ในขั้นตอนสุดท้ายนี้ เราจะป้อนข้อมูลตัวอย่างลงในแผ่นงานรายเดือนทั้งหมดของเราและยืนยันสมุดบัญชีแยกประเภทของเรา
- ก่อนอื่น ป้อนชื่อบริษัทและที่อยู่ใน สรุป แผ่น.
- คุณจะเห็นการส่งออกข้อมูลทั้งสองในสามชีตที่เหลือ
- ตอนนี้ ป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในชีตชื่อ Jan .
- ในทำนองเดียวกัน ป้อนข้อมูลตัวอย่างในชีตชื่อ ก.พ. .
- สุดท้าย ป้อนข้อมูลในชีตชื่อ Mar .
- สุดท้าย กลับมาที่ สรุป แผ่นงาน และคุณจะเห็นข้อมูลทั้งหมดถูกนำเข้าที่นี่
ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าสูตรทั้งหมดของเราทำงานได้อย่างสมบูรณ์ และเราสามารถสร้างและรักษาสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel ได้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการส่งออกบัญชีแยกประเภททั้งหมดจาก Tally ใน Excel
บทสรุป
นั่นคือจุดสิ้นสุดของบทความนี้ ฉันหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ และคุณจะสามารถดูแลสมุดบัญชีแยกประเภทใน Excel ได้ โปรดแบ่งปันข้อสงสัยหรือคำแนะนำเพิ่มเติมกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่างหากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติม
อย่าลืมตรวจสอบเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy สำหรับปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เกี่ยวข้องกับ Excel หลายประการ เรียนรู้วิธีใหม่ๆ และเติบโตต่อไป!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการสร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีแยกประเภทใน Excel
- สร้างรูปแบบการกระทบยอดบัญชีแยกประเภทผู้ขายใน Excel
- วิธีการสร้างบัญชีแยกประเภทธนาคารใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
