สร้างรายการบัญชี (Journal Entries) ใน Excel: คำแนะนำทีละขั้นตอนที่เรียบง่าย

ทุกอุตสาหกรรมสร้างขึ้นบนการลงทุนและแผนการ ในการติดตามการเติบโตของมัน เราชอบบันทึกการลงทุนทุกอย่างในธุรกิจ จำเป็นต้องอัปเดตทุกช่วงเวลาจำกัดเพื่อสังเกตการเติบโตทางการเงินของธุรกิจ สำหรับสิ่งนี้ เราต้องทำรายการบัญชี (journal entries) ในทุกเรื่องที่เกี่ยวกับเงิน ในบทความนี้ ผมจะอภิปราย วิธีทำรายการบัญชีใน Excel หวังว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับนักวิเคราะห์ธุรกิจทุกคน

Journal (รายการบัญชี) คืออะไร?

Journal เป็นบัญชีโดยละเอียดที่บันทึกกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดของบริษัท ใช้สำหรับการกระทบยอดบัญชีในอนาคต และสำหรับการถ่ายโอนข้อมูลไปยังบันทึกบัญชีทางการอื่นๆ รวมถึง General Ledger (บัญชีแยกประเภททั่วไป)

ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการทำรายการบัญชีใน Excel

เพื่อรักษาบันทึกที่เป็นกลาง การทำ Journal จึงสำคัญ มันยังช่วยให้ตรวจสอบและถ่ายโอนบันทึกได้อย่างรวดเร็วในภายหลังในกระบวนการบัญชี ที่นี่ ผมจะอภิปรายกระบวนการทั้งหมดใน 3 ขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีทำรายการบัญชี

1. การสร้างงบทดลองเริ่มต้น (Initial Balance Sheet)
2. สร้างรายงานทางการเงินสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง
3. ทำรายการใน Journal

1. การสร้างงบทดลองเริ่มต้น (Initial Balance Sheet)

ในตอนต้นของรายการบัญชี เราต้องสร้างงบทดลองเริ่มต้น ขั้นตอนอธิบายในส่วนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• พิจารณาค่าใช้จ่ายทุกอย่างในตอนเริ่มต้นธุรกิจและจัดระเบียบอย่างเหมาะสม ในกรณีของผม ผมใช้ชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสภาพเริ่มต้นของธุรกิจผลิต ผมจัดข้อมูลในคอลัมน์ Particulars, Credit/Debit, Debit และ Credit

• ใส่สูตรต่อไปนี้เพื่อหาผลรวม Debit

ที่นี่ ฟังก์ชัน SUM คืนค่าผลรวมของเซลล์ D5:D12

• กด ENTER เพื่อได้ผลรวม

• ใช้ Fill Handle เพื่อ AutoFill เซลล์ขวาเพื่อหาผลรวม Credit

2. สร้างรายงานทางการเงินสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง

เพื่อทำรายการบัญชี เราต้องมีกิจกรรมทางการเงินบางอย่างรายการไว้ สำหรับสิ่งนี้ เราสามารถพิจารณาช่วงเวลาหนึ่งเพื่อมีรายการทางการเงินบางอย่าง ด้วยนั้น เราสามารถสร้างรายงานทางการเงินได้

ขั้นตอน:

• รายการกิจกรรมทางการเงินสำหรับช่วงเวลาหนึ่ง ที่นี่ ผมรายการกิจกรรมทางการเงินของบริษัทในเดือนกรกฎาคม 2022

• จัดระเบียบกิจกรรมทางการเงินใหม่เป็นงบทดลอง โดยระบุ Debit และ Credit

3. สรุปรายการบัญชี (Journal Entries) ใน Excel

สุดท้าย ทำรายการข้อมูลทางการเงินใน Journal Journal ที่อัปเดตนี้จะช่วยให้เราวิเคราะห์สภาพโดยรวมของบริษัทในปัจจุบันและวางแผนก้าวไปข้างหน้า

ขั้นตอน:

• พิจารณารายการทางการเงินทุกอย่าง โดยคำนึงถึงงบทดลองเริ่มต้นและงบทดลองที่สร้างใหม่
• คำนวณรายการทางการเงินทุกอย่างด้วยสองแผ่นนี้

ผมใส่สูตรต่อไปนี้เพื่อได้สภาพ Machines (เครื่องจักร) ปัจจุบัน

ที่นี่ ผมบวกค่ารวมของเครื่องจักร

• กด ENTER เพื่อได้ผลลัพธ์

สำหรับ Inventory (สินค้าคงเหลือ) ผมเพียงอ้างอิงจากเซลล์ D6 ของแผ่นงานชื่อ Dataset

• ทำรายการของทุกรายการทางการเงินใน Journal ตามขั้นตอนข้างต้น

• ใส่สูตรต่อไปนี้เพื่อหาผลรวม Debit

ที่นี่ ฟังก์ชัน SUM คืนค่าผลรวมของเซลล์ D5:D16

• กดปุ่ม ENTER เพื่อได้ผลรวม Debit

• AutoFill เซลล์ขวาเพื่อได้ผลรวม Credit

เนื่องจากผลรวม Debit และ Credit เท่ากัน เราจึงมั่นใจได้ว่าแผ่นงานของเราสมดุล (balanced)

สรุป

ในที่สุด ผมอยากเพิ่มว่า ผมพยายามอธิบายขั้นตอนทีละขั้นตอนของ วิธีทำรายการบัญชีใน Excel จะเป็นความสุขมากหากบทความนี้ช่วยให้ผู้ใช้ Excel ใครๆ แม้เพียงเล็กน้อย สำหรับคำถามเพิ่มเติม คอมเมนต์ด้านล่างได้ คุณสามารถเยี่ยมชมไซต์ Exceldemy ของเราสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Excel