เชี่ยวชาญความสัมพันธ์ตารางใน Excel: คู่มือขั้นตอนต่อขั้นตอน

หากคุณกำลังมองหาวิธีพิเศษในการเรียนรู้การจัดการความสัมพันธ์ใน Excel คุณมาถูกที่แล้ว บทความนี้จะอภิปรายทุกขั้นตอนของการจัดการความสัมพันธ์ใน Excel มาติดตามคู่มือสมบูรณ์เพื่อเรียนรู้ทั้งหมด

ความสัมพันธ์ (Relationship) ใน Excel คืออะไร?

เมื่อรวมตารางแยก 2 ตารางเข้าด้วยกัน จะสร้างความสัมพันธ์ขึ้น:

คุณต้องหาคอลัมน์ที่ทั้งสองตารางแบ่งปันกัน คอลัมน์ไม่จำเป็นต้องมีชื่อเดียวกัน คอลัมน์ใหม่ต้องมีเฉพาะรายการที่ไม่ซ้ำกัน (unique entries) ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์มีหลายตารางที่สร้างการเชื่อมต่อแบบนี้ ด้วยตัวเลือก Data Model ของ Excel คุณอาจสร้างโครงสร้างเชิงสัมพันธ์พื้นฐานได้ ตัวอย่าง สมมติคอลัมน์ Date ถูกแบ่งปันโดยตารางข้อมูล Product Order และฐานข้อมูล Product Sales คุณไม่ได้รับอนุญาตให้เพิ่มคอลัมน์นั้นไปในตารางใหม่ เพราะทั้งสองตารางมีข้อมูลเหมือนกันในคอลัมน์นั้น คอลัมน์ Date ต้องถูกละเว้น

ทำไมการสร้างความสัมพันธ์ใน Excel จึงสำคัญ?

การรู้ความสำคัญของสิ่งใดช่วยให้เข้าใจว่าทำไมควรใช้มัน ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับสร้างรายงานไม่สามารถอยู่ในตารางข้อมูลเดียวได้ มักเกิดขึ้นในหลายสถานการณ์ ซึ่งเป็นเหตุผลที่ตารางความสัมพันธ์ Excel จำเป็น

ใช้สถานการณ์ข้างต้น ไม่น่าเป็นไปได้ว่ารายงานเกี่ยวกับบุคคลที่ทำเครื่องหมาย Product order จะถูกเพิ่มในฐานข้อมูล Product Sales เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Product Order และ Product Sales ต้องการแค่ Product Order ID เพื่อดึงชื่อตารางมาใช้ในรายงาน Product Sales

ขั้นตอนการจัดการความสัมพันธ์ใน Excel

ในส่วนต่อไป จะใช้วิธีที่มีประสิทธิภาพและทรงพลังหนึ่งวิธีในการจัดการความสัมพันธ์ใน Excel การสร้างความสัมพันธ์ใน Excel เป็นขั้นตอนแรก แล้วคุณจะเรียนรู้การจัดการพวกเขา รวมถึงการแก้ไข auto-correct และการเพิ่มและลบความสัมพันธ์ ส่วนนี้ให้รายละเอียดมากเกี่ยวกับวิธีนี้ คุณควรเรียนรู้และนำไปใช้เพื่อปรับปรุงความคิดและความรู้ Excel เราใช้เวอร์ชัน Microsoft Office 365 ที่นี่ แต่อุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นตามต้องการ

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมชุดข้อมูล (Prepare Dataset)

ที่นี่จะสาธิตวิธีจัดการความสัมพันธ์ใน Excel ขั้นตอนแรกคือสร้างความสัมพันธ์ใน Excel แล้วค่อยแสดงวิธีจัดการ ซึ่งรวมถึงการแก้ไข auto-correct และการเพิ่มหรือลบความสัมพันธ์ เพื่อสร้างความสัมพันธ์ใน Excel ต้องปฏิบัติตามกฎเฉพาะบางอย่าง ก่อนอื่น ต้องการสร้างชุดข้อมูล ทำตามกฎต่อไปนี้

เขียน 'Managing Relationships' ในเซลล์ที่ผสานบางเซลล์ ด้วยขนาดฟอนต์ใหญ่กว่า จะทำให้หัวข้อดูน่าสนใจกว่า แล้วพิมพ์ฟิลด์หัวข้อที่ต้องการสำหรับข้อมูล คลิกที่นี่เพื่อดูภาพประกอบแสดงลักษณะฟิลด์
หลังเสร็จส่วนหัวข้อ ต้องป้อนคอลัมน์ ID, Item Sold, Sales Process, Date, Quantity, Per Unit Price, Total Price
ในคอลัมน์ ID จะป้อนหมายเลข ID ลูกค้า
ในคอลัมน์ Item sold จะป้อนชื่อสินค้า และในคอลัมน์ Sales Process จะอธิบายวิธีขายสินค้า
ด้วยการคูณราคาต่อหน่วยด้วยจำนวน จะได้คอลัมน์ Total Price
ดังนั้น ตารางแรกจะมีลักษณะแบบนี้