อีเมลควรเป็น Communication ที่สะดวก แตหลายคนใช้เวลามากกว่าที่อยากจะ มาพยายามทำความเข้าใจ Inbox โดยไม่มี Organization ดี อีเมลอาจ Cost เวลามากกว่าที่ประหยัด
Outlook มี Features ช่วยแก้ปัญหานี้ แต่หลาย Users ไม่รู้จัก Functionality ที่ซ่อนอยู่ ใช้ Bits นี้เพื่อให้ Inbox Well-kept ที่สุด เพื่อ Focus เรื่องสำคัญกว่า
หา View ที่เหมาะกับคุณ
ขั้นแรกเป็น Expert Outlook User: Tailor โปรแกรมให้เข้ากับ Workflow ทุกคนใช้ Email แตไม่ได้ทำเหมือนกันสิ่งที่ Work ให้คนอื่นอาจไม่ Work ให้คุณ Tweak Default Layout ให้เหมาะ Usage
ไปแท็บ View ดู Options Change View Button ใน Section Current View มี Choices หลายแบบ แต่คุ้มค่าที่จะเจาะลึก Arrangement และ Layout Section สำหรับ Customization จริงจัง
เช่น เปลี่ยน Message Preview เป็น 3 Lines จะได้ Preview รายละเอียดมากขึ้น แต่อีเมลน้อยลงในครั้งเดียว หรือ Set Reading Pane = Off ประหยัด Screen Space เปิดอีเมลแต่ละฉบับเป็น New Window ตอนจะอ่าน
Key คือ หาว่าอะไร Best Suited กับวิธีใช้ Outlook ของคุณ ลอง Error-Free — เปลี่ยนกลับ Defaults ได้ง่ายถ้าไม่ Work
ใช้ Rules ทำ Automation
Rules เป็น First Step จัดระเบียบอีเมลดี เพราะตั้งแล้วจะจัดการ Legwork มากก่อนคุณเช็ค Inbox เริ่ม Rules: แท็บ Home > Rules > Manage Rules & Alerts
คลิก New Rule จะมี Templates และ Option Start from Scratch ตอนนี้ Stick กับ Templates — มีโอกาส Customize ถัดไป สำหรับ Demo เลือก Move message from someone to a folder
ทำให้ Rule มีประโยชน์: ผมอยาก Setup System: Mail จาก MakeUseOf Authors ส่งไป Priority Folder ตรงๆ ติ๊ก Condition with specific words in the sender's address คลิก Specific Words ตั้งค่า makeuseof (ตอบสนองเฉพาะ Email จาก Domain นั้น) เลือก Folder โดยคลิก specified Browse ไป
เลือก Action สำหรับ Messages ที่ Rule นี้จัด และ Consider ว่าจะ stop processing more rules หรือไม่ ขึ้นอยู่กับ Rules อื่นที่ Active การติ๊กอาจก่อให้เกิด Organizational Issues ต่อไป ตั้ง Exceptions แล้วตั้งชื่อ Rule Activate ตั้งแต่นี้ Auto-sort จนกว่าจะปิด
Divide and Conquer ด้วย Categories
Rules จัดการ Bulk ดี แตบาง Organizational Tasks ต้องการ Human Eye Categories เข้มงวดช่วย Streamline: จัดประเภท Mail เร็วและแม่นยำ Setup Categories: แท็บ Home Section Tags > Categorize > All Categories
เห็น Categories ปัจจุบัน Default เป็น Color System แค่ Edit Entries นั้นๆ ให้ใช้งานได้ดีขึ้น: คลิก Category Highlight Rename ให้เกี่ยวข้องกับ Mail ที่จะรับ Assign Shortcut Key จาก Dropdown
ตั้งค่าแล้ว จัดระเบียบอีเมลขาเข้าได้เร็ว: Highlight Message ใน Inbox กด Shortcut ที่ Assign ไว้ Search Category Name ใน Search Bar = ดู Messages ทั้งหมดใน Category นั้น
ใช้ Search Bar ให้เกิดประโยชน์
Secret จัดระเบียบอีเมล = Forward Planning — งานเล็กน้อยล่วงหน้าป้องกัน Headaches ต่อไป แตจะมีครั้งที่ Email หาย ไม่เจอใน Folders/Categories ที่ Maintain ใส่ไว้ ใช้ Search Bar
Outlook Search Nimble และ Thorough พิมพ์ Search Term ฟิลด์ด้านบน Inbox จะแสดง Instances ทั้งหมดที่เจอ ไม่ว่าจะอยู่ Subject หรือ Body มีประโยชน์มากถ้าจำ Detail เฉพาะของอีเมลที่หาไม่เจอทางปกติ
จำว่า Search Speed ช้าลงถ้า Inbox เต็ม หากเป็นกรณีนี้ ควร Search ใน Folder เฉพาะ แทนที่จะ Search ทุก Email ใช้ Dropdown เมนูขวา Search Bar นำโฟกัส สำหรับ Tweaks ลึก ไป Refine Section ในแท็บ Search
จำไว้ใช้ Outlook.com
Online Outlook อาจไม่มี Bells and Whistles ครบ כמו Desktop แต่ Accessible จาก Device ใดๆ ที่มี Browser = ไม่ควร Overlook หากต้อง Access Email ทันทีขณะออกนอก Workstation เป็น Option ที่ Acceptable
แต Web Outlook มีมากกว่าแค่เช็ค Email คลิก Settings Cog ขวาบน จะได้ Options Comprehensive ค่อนข้าง Handy ตอน On-the-go Dropdown เดียวกันให้ Access Rules และ Categories ด้วย
รู้ว่าเข้าถึง Outlook Email จากไหนก็ได้ สามารถ Combine กับ Rule ช่วย Thin Out Inbox แม้ขณะ Away from Computer หากมี Commute ปกติ อาจ Transform Bus/Train Ride เป็นเวลาสะดวก Assess Inbox ก่อนวันเริ่ม
คุณมี Tip ใช้ Outlook จัดระเบียบอีเมลดีไหม? แชร์ใน Comments ด้านล่าง!
