คุณเคยใช้เวลานานแค่ไหนในการพยายามแก้ไขการเยื้องแถวแรก (Hanging Indentation) ใน Microsoft Word? คุณเคยถามตัวเองไหมว่า "ทำไมบรรทัดแรกถึงยื่นออกมาด้านซ้ายของทุกย่อหน้าครับ? ทำไมใครถึงอยากจัดรูปแบบย่อหน้าแบบนี้?"
ผู้ใช้สามารถเลือกสไตล์การเยื้อง (Indentation) ในตัว 3 แบบใน Microsoft Word เราจะอภิปรายว่าทำไมคุณควรเลือกแต่ละแบบ วิธีเลือกและใช้สไตล์การเยื้องกับเอกสาร และวิธีแก้ไข Hanging Indentation ที่ไม่ทำงาน nhưคุณต้องการ
3 สไตล์การเยื้องใน Microsoft Word
Microsoft Word เสนอ 3 สไตล์การเยื้อง:
- เยื้องบรรทัดแรก (First-line indent)
- เยื้องแขวน (Hanging indent)
- ไม่เยื้อง (No indent)
เยื้องบรรทัดแรก (First-line indent) เป็นสไตล์ที่มักเห็นในหนังสือและหนังสือพิมพ์ บรรทัดแรกของทุกย่อหน้าจะถูกเยื้อง
เยื้องแขวน (Hanging indent) ใช้บ่อยที่สุดสำหรับอ้างอิง (Citations) หากคุณกำลังเขียนบรรณานุกรม (Bibliography) หรือ Works Cited ในรูปแบบการอ้างอิง Chicago, APA, หรือ MLA คุณจะใช้ Hanging indent
ไม่เยื้อง (No indent) เป็นสไตล์การเยื้องค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสาร Microsoft Word ทุกบรรทัดของย่อหน้าจะมีระยะห่างจากขอบซ้ายเท่ากัน
สไตล์การเยื้องนี้พบได้บ่อยในเอกสารทางธุรกิจ ตั้งแต่จดหมายไปจนถึงรายงาน
ในที่สุด ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าสไตล์การเยื้องแบบไหนเหมาะกับเอกสารของคุณที่สุด
การเลือกสไตล์การเยื้อง
การเลือกสไตล์การเยื้องใน Microsoft Word ง่ายมาก คุณสามารถตั้งค่าการเยื้องสำหรับย่อหน้าปัจจุบันหรือทั้งเอกสารได้
วิธีตั้งค่าสไตล์การเยื้องบน Windows
หากคุณใช้แอปพลิเคชัน Microsoft Word บน PC ที่รัน Windows ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อตั้งค่าสไตล์การเยื้อง
- เลือก (Select) ข้อความที่ต้องการใช้สไตล์การเยื้อง หากไม่เลือกข้อความใดๆ สไตล์การเยื้องจะถูกนำไปใช้กับย่อหน้าที่เคอร์เซอร์อยู่ หากต้องการนำไปใช้กับทั้งเอกสาร ให้เลือกข้อความทั้งหมดในเอกสาร
- ในเมนู Home ให้เลือก Paragraph settings launcher (ไอคอนลูกศรเล็กมุมขวาล่างในกลุ่ม Paragraph)
- เลือกแท็บ Indents and Spacing
- ภายใต้ Special ให้เลือกสไตล์การเยื้อง
หมายเหตุ: หากคุณเลือก First-line หรือ Hanging indent คุณสามารถปรับระยะการเยื้องได้ที่ By
วิธีตั้งค่าสไตล์การเยื้องบน Mac
ขั้นตอนส่วนใหญ่เหมือนกันสำหรับผู้ใช้ Mac
- เลือก (Select) ย่อหน้าที่ต้องการเยื้อง
- ไปที่ Format > Paragraph
- ภายใต้ Special ให้เลือกสไตล์การเยื้อง
เช่นกัน หากคุณเลือก First-line หรือ Hanging indent คุณสามารถปรับระยะการเยื้องได้ในส่วน By
วิธีตั้งค่าสไตล์การเยื้องบนเว็บ (Word for the Web)
หากคุณใช้ Microsoft Word ในเบราว์เซอร์ นี่คือวิธีตั้งค่าสไตล์การเยื้อง
- เลือก (Select) ข้อความที่ต้องการเพิ่มการเยื้อง หากต้องการใช้สไตล์การเยื้องเดียวกันสำหรับทั้งเอกสาร ให้ เลือกทั้งหมด (Select all)
- ในเมนู Home ให้เลือก Paragraph Settings launcher
- ภายใต้ Special ให้เลือกสไตล์การเยื้องที่ต้องการ
วิธีเยื้องย่อหน้าเดียวด้วยแป้น Tab
หากคุณต้องการใช้ First-Line Indent กับย่อหน้าเดียว นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุด
- วางเคอร์เซอร์ที่จุดเริ่มต้นของบรรทัดแรกของย่อหน้าที่ต้องการเยื้อง
- กดแป้น Tab
บรรทัดแรกของย่อหน้าจะถูกเยื้อง และคุณจะเห็น Tab stop บนไม้บรรทัด แสดงความลึกของการเยื้องที่แน่นอน
วิธีใช้ไม้บรรทัด (Ruler) ในการเยื้อง
คุณสามารถใช้ Tab stop บนไม้บรรทัดเพื่อใช้ First-line indent กับย่อหน้าเดียวหรือทุกย่อหน้าในเอกสาร
- หากไม่เห็นไม้บรรทัด ให้เปิดใช้งานโดยไปที่ View > Ruler
บนแอปเดสก์ท็อป ให้ติ๊กถูกกล่องเพื่อแสดง Ruler
- หากต้องการใช้ First-line indent กับย่อหน้าเดียว ให้วางเคอร์เซอร์ในย่อหน้าที่ต้องการเยื้อง หากต้องการใช้กับหลายย่อหน้า ให้ เลือก (Select) ย่อหน้าที่ต้องการเยื้อง
- บนไม้บรรทัด ให้ลาก Tab stop ที่ชี้ลงไปทางขวาเท่าที่คุณต้องการให้ย่อหน้าที่เลือกถูกเยื้อง
วิธีตั้งค่าการเยื้องซ้ายและขวา
หากคุณต้องการเยื้องทุกบรรทัดของย่อหน้าระยะทางที่กำหนดเทียบกับขอบซ้ายหรือขวา นี่คือวิธีการ
- ในเมนู Home ให้เลือก Paragraph settings launcher
- ภายใต้ Indentation ให้เพิ่มหรือลดระยะทาง คุณจะเห็นลักษณะที่จะได้ในส่วน Preview
วิธีตั้งค่า First Line Indent เป็นค่าเริ่มต้น (Default)
ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Word จะไม่เยื้องย่อหน้า หากคุณใช้แอปเดสก์ท็อปสำหรับ Windows หรือ Mac และต้องการทำให้ First-line indent เป็นค่าเริ่มต้น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- วางเคอร์เซอร์ไว้ในย่อหน้าหนึ่ง
- เลือกแท็บ Home
- ในส่วน Styles ให้คลิกขวาที่สไตล์ Normal และเลือก Modify
- เลือก Format > Paragraph
- ในแท็บ Indents and Spacing ภายใต้ Indentation ให้เลือก First line ในรายการดรอปดาวน์ Special
- เลือก OK
- หากต้องการใช้ First-line indentation ทุกครั้งที่เริ่มเอกสารใหม่ ให้เลือกตัวเลือก New documents based on this template
- เลือก OK อีกครั้ง
Mirror Indents คืออะไร?
คุณอาจสังเกตเห็น checkbox Mirror indents ในภาพข้างต้น เมื่อติ๊กถูกกล่องนี้ คุณจะสังเกตว่าการตั้งค่า Left และ Right Indentation จะเปลี่ยนเป็น Inside และ Outside
แนวคิดคือ คุณสามารถใช้การเยื้องที่สัมพันธ์กับขอบใน (inside) หรือขอบนอก (outside) สำหรับหนังสือพิมพ์สองด้าน เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อความถูกบังโดยการเย็บเล่มของหนังสือ
อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังออกแบบเลย์เอาต์ของหนังสือ คุณควรใช้โปรแกรมจัดหน้า (page layout program) เช่น Adobe InDesign หรือ Quark Xpress เพราะคุณ สามารถ ทำใน Word ไม่ได้หมายความว่าคุณ ควร ทำ ดังนั้นเราแนะนำให้ปล่อยกล่อง Mirror indents ไว้ว่าง
ปุ่ม Increase และ Decrease Indentation
Microsoft Word ยังมีปุ่มสำหรับเพิ่มหรือลดการเยื้องของย่อหน้าปัจจุบันอย่างรวดเร็ว ปุ่มเหล่านี้จะเลื่อนย่อหน้าทั้งหมดออกห่างจากขอบหรือเข้าใกล้ขอบ
เข้าถึงปุ่มเหล่านี้ได้ในส่วน Paragraph ของเมนู Home ไม่ว่าคุณจะใช้แอปเดสก์ท็อปหรือเวอร์ชันเบราว์เซอร์ของ Microsoft Word
ไปเยื้องต่อไปตามที่คุณเหมาะสม
ตอนนี้คุณรู้เกี่ยวกับการเยื้องย่อหน้าใน Microsoft Word มากกว่าที่คุณเคยคิด จงตักมือให้ตัวเอง
