เมื่อสร้างหรือแก้ไข เอกสาร Word ข้อมูลส่วนบุคคลบางอย่างที่คุณไม่ต้องการแชร์จะถูกเพิ่มเข้าไปในไฟล์โดยอัตโนมัติ ฟีเจอร์ Document Inspector (ตัวตรวจสอบเอกสาร) จะค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสารของคุณ เช่น ความคิดเห็น ลายน้ำ และข้อมูลเมตาอื่นๆ ก่อนเผยแพร่
Document Inspector ใน Word ตรวจสอบอะไรบ้าง?
Document Inspector จะค้นหาข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่ต่างๆ ในเอกสารของคุณ คือ:
- ความคิดเห็น (Comments), เวอร์ชัน (Versions), และเครื่องหมายการแก้ไข (Revision marks)
- คุณสมบัติเอกสาร (Document properties) และข้อมูลส่วนบุคคล
- Task pane add-ins
- เอกสารที่ฝังอยู่ (Embedded documents)
- แมโคร (Macros), แบบฟอร์ม (Forms), และ ActiveX controls
- หัวข้อที่ยุบขึ้น (Collapsed headings)
- ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง (Custom XML data)
- ส่วนหัว (Headers), ส่วนท้าย (Footers) และลายน้ำ (Watermarks)
- เนื้อหาที่มองไม่เห็น (Invisible content)
- ข้อความซ่อน (Hidden text)
วิธีตรวจสอบเอกสารใน Word ด้วย Document Inspector
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตรวจสอบเอกสารใน Word โดยใช้ Document Inspector:
- คลิก File
- คลิก Info บนมุมมอง Backstage
- คลิก Check for Issues บนแผงด้านขวา
- เลือก Inspect Document ในเมนูแบบเลื่อนลง
- กล่องโต้ตอบ Document Inspector จะเปิดขึ้น
- เลือกข้อมูลที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการตรวจสอบ แล้วคลิก Inspect
- คลิกปุ่ม Remove All ถัดจากผลลัพธ์ของหมวดหมู่
- คลิก Close
- องค์ประกอบที่ซ่อนอยู่ถูกลบออกจากเอกสาร
เปิด Word
คลิก File
คลิก Info บนมุมมอง Backstage
คลิก Check for issues บนแผงด้านขวา
เลือก Inspect Documents ในเมนูแบบเลื่อนลง
กล่องโต้ตอบ Document Inspector เปิดขึ้น รายการข้อมูลที่ซ่อนอยู่ต่างๆ ที่คุณจะพบในเอกสารของคุณ
เลือกข้อมูลที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการตรวจสอบ แล้วคลิก Inspect
รอสักครู่
คลิกปุ่ม Remove All ถัดจากผลลัพธ์ของหมวดหมู่
คุณสามารถตรวจสอบเอกสารอีกครั้งได้โดยการคลิกปุ่ม Reinspect หากต้องการ
คลิก Close
องค์ประกอบที่ซ่อนอยู่ถูกลบออกจากเอกสาร
ข้อมูลเมตา (Metadata) ในเอกสาร Word คืออะไร?
Metadata หรือที่รู้จักในชื่อ Document properties คือชุดข้อมูลที่อธิบาย ระบุ และให้ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลอื่นๆ พวกเขารวมรายละเอียดและคีย์เวิร์ดที่ระบุเนื้อหาของเอกสาร
หวังว่าบทช่วยสอนนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีตรวจสอบเอกสารใน Word โดยใช้ Document Inspector หากมีคำถาม กรุณาแสดงความคิดเห็นได้เลยครับ
