อีเมลยังคงเป็นรูปแบบการสื่อสารหลัก และหากอีเมลสำคัญไม่ได้รับการตอบกลับทันเวลา อาจทำให้รำคาญ หากคุณอยู่ในวันหยุดหรือพักผ่อน จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าคุณจะตอบภายหลัง นี่คือที่มาของ Automatic Replies ในบทความนี้ จะแชร์วิธีตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติบน Outlook.com และ Microsoft Outlook จะส่งอีเมลที่เขียนไว้ล่วงหน้าเมื่อคุณไม่ว่างตอบอีเมล
ตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook.com
เพื่อตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติหรือ Vacation Reply ใน Outlook on the Web ให้ทำตามขั้นตอน:
- เปิด Outlook Web คลิกไอคอนตั้งค่ามุมซ้ายบน
- เลื่อนลงสุดและคลิก View all Outlook settings
- สลับไปส่วน Mail ในแอป Settings และหา Automatic replies
- สลับเปิด Turn on automatic replies
- ต่อไป เลือกระยะเวลา (วันที่เริ่มและสิ้นสุด) ที่ต้องการให้ตอบกลับอัตโนมัติทำงาน
- เมื่อเปิดใช้งานวันที่เริ่มและสิ้นสุด มี 3 การกระทำ ที่ตั้งค่าได้
- Block calendar สำหรับช่วงเวลานั้น
- Automatic decline การเชิญใหม่สำหรับกิจกรรมที่เกิดในช่วงนั้น
- Decline และ cancel meetings ในช่วงนี้
- ตอนนี้เลือกเขียนข้อความ โดยเพิ่มรายละเอียดว่าอยู่ที่ไหน และติดต่อใครกรณีฉุกเฉิน
- สุดท้าย สามารถเลือกตอบกลับเฉพาะรายชื่อในสมุดรายชื่อได้
ข้อเท็จจริงสนุก – ก่อนหน้านี้เรียกว่า Out of Office หรือ Vacation Reply
สองสิ่งสำคัญที่ต้องระวัง:
- อย่าลืมเลือกตอบกลับเฉพาะรายชื่อ ทำให้ปกป้องความเป็นส่วนตัว โดยไม่ส่งข้อมูลไปยัง "อีเมลจากผู้ไม่ใช่รายชื่อ" โดยเฉพาะอีเมลขยะ
- แม้จะข้ามการเลือกช่วงเวลาได้ แต่จะทำงานต่อไปแม้คุณกลับมาแล้ว ดังนั้นดีที่สุดควรตั้งวันที่เฉพาะเจาะจง
ตอบกลับอัตโนมัติจะปิดเองในวันที่สิ้นสุด อีเมลทั้งหมดจะถูกทำเครื่องหมายว่ายังไม่อ่าน
เคล็ดลับ: สามารถส่งตอบกลับที่แตกต่างกันให้คนต่างๆ ได้ สร้าง ตั้งค่า และใช้เทมเพลต Automatic Reply หลายแบบใน Outlook
ตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน Microsoft Outlook
เพื่อตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน Microsoft Outlook:
- เปิด Microsoft Outlook
- คลิกแท็บ File มุมซ้ายบน
- จะเห็นแผง Account Information
- ภายใต้แท็บ Info จะเห็น Automatic Replies
- คลิกเพื่อเปิดกล่องการตั้งค่า
- เลือกตัวเลือก Send automatic replies และกำหนดค่าตามต้องการ
เพียงเท่านี้! หวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะทำตามง่าย
หมายเหตุ: บทความนี้จะแสดงวิธีตั้ง Automatic Replies ในแอป Windows 10 Mail
