วิธีเปลี่ยนจำนวนอีเมลที่เก็บแบบออฟไลน์ใน Outlook

หากคุณมีบัญชี Microsoft Exchange Server หรือบัญชี Office 365 คุณสามารถควบคุมจำนวนอีเมลที่จะเก็บไว้แบบออฟไลน์ใน Outlook ได้ บทความนี้จะอธิบายวิธีการกำหนดค่าบัญชี Outlook เพื่อทำเช่นนี้

เปลี่ยนจำนวนอีเมลที่เก็บแบบออฟไลน์ใน Outlook

Outlook จะดาวน์โหลดงานทั้งหมด รายชื่อติดต่อ และนัดหมายในปฏิทินจาก Microsoft Exchange Server ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ อย่างไรก็ตาม ควรใช้บริการอย่าง Hotmail หรือ Office 365 สำหรับการทำงานนี้ หากคุณเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการอีเมลอื่น (Google หรือ Yahoo) Outlook จะไม่ให้คุณตั้งค่าขีดจำกัดจำนวนอีเมลที่จะเก็บแบบออฟไลน์ได้

จำกัดรายการในกล่องจดหมาย Exchange ที่จะซิงค์ใน Outlook

1. เปิดบัญชี Outlook ของคุณและไปที่เมนู ไฟล์ (File)
2. ไปที่ส่วน การตั้งค่าบัญชี (Account Settings) และเลือกตัวเลือก การตั้งค่าบัญชี (Account Settings) จากเมนูแบบเลื่อนลง
3. ในหน้าต่างการตั้งค่าบัญชี ให้เลือกบัญชีที่ต้องการเปลี่ยนค่าเริ่มต้น แล้วคลิกปุ่ม เปลี่ยน (Change)
4. จะปรากฏหน้าต่าง "เปลี่ยนบัญชี" แสดงตัวเลือก ใช้โหมด Exchange แบบแคช (Use Cached Exchange Mode) ที่เปิดใช้งานอยู่ภายใต้ส่วน "การตั้งค่าออฟไลน์"
5. หากไม่ได้เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น ให้ติ๊กถูกในช่องเลือก ถ้าไม่ทำเช่นนี้ อีเมลจะดาวน์โหลดลงคอมพิวเตอร์ไม่ได้
6. จากนั้นปรับเปลี่ยนจำนวนอีเมลที่ต้องการเก็บแบบออฟไลน์ผ่านแถบเลื่อน อีเมลที่จะเก็บแบบออฟไลน์ (Mail to keep offline)
7. ปัจจุบันมีตัวเลือกช่วงเวลาดังนี้:
   • 3 วัน
   • 1 สัปดาห์
   • 3 สัปดาห์
   • 1 เดือน
   • 3 เดือน
   • 6 เดือน
   • 1 ปี
   • 2 ปี
   • 5 ปี
   • ทั้งหมด

หมายเหตุ: ขีดจำกัดบางรายการ (3 วัน, 1 สัปดาห์, 2 สัปดาห์) ไม่พร้อมใช้งานในเวอร์ชัน Office เก่า เช่น Office 2013

8. เลือกช่วงเวลาที่ต้องการจากตัวเลือกข้างต้น หากไม่สามารถเปลี่ยนได้ คุณอาจต้องขอสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ
9. หากมีพรอมป์ต์หลังจากเปลี่ยนแปลง ให้คลิก ถัดไป (Next)
10. คุณจะต้องรีสตาร์ท Outlook ดังนั้นคลิก ตกลง (OK) และปิดหน้าต่างการตั้งค่าบัญชี
11. Outlook อาจใช้เวลาสักครู่ในการอัปเดต ขึ้นอยู่กับขีดจำกัดที่คุณกำหนด

เมื่อเสร็จสิ้น คุณจะเห็นข้อความที่ด้านล่างของหน้าต่าง

อ่านต่อ: วิธีลบอีเมลใน Outlook แบบเลือกได้