สำหรับผู้ที่ใช้ Excel เป็นประจำ จำนวนของสูตรและฟังก์ชันที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อสรุปและจัดการข้อมูลมีจำนวนมาก ทุกคนใช้ Excel อย่างแท้จริง ตั้งแต่นักเรียนในชั้นเรียนการเงินไปจนถึงผู้จัดการกองทุนป้องกันความเสี่ยงใน Wall Street มันทรงพลังมาก แต่ในขณะเดียวกันก็เรียบง่ายมาก
สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Excel หนึ่งในกลุ่มฟังก์ชันแรกที่คุณควรเรียนรู้คือฟังก์ชันสรุป ซึ่งรวมถึง SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL และ AGGREGATE ฟังก์ชันเหล่านี้เหมาะสำหรับข้อมูลตัวเลข
ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีสร้างสูตรและแทรกฟังก์ชันลงในสเปรดชีต Excel แต่ละฟังก์ชันใน Excel ใช้ อาร์กิวเมนต์ ซึ่งเป็นค่าที่ฟังก์ชันจำเป็นต้องคำนวณผลลัพธ์
ทำความเข้าใจสูตรและฟังก์ชัน
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเพิ่ม 2 และ 2 เข้าด้วยกัน ฟังก์ชันจะเป็น SUM และอาร์กิวเมนต์จะเป็นตัวเลข 2 และ 2 . ปกติเราจะเขียนเป็น 2 + 2 แต่ใน Excel คุณจะเขียนเป็น =SUM(2+2) . คุณจะเห็นผลลัพธ์ของการบวกตัวเลขสองตัวแบบง่ายๆ ได้ที่นี่
แม้ว่าสูตรนี้จะไม่ผิด แต่ก็ไม่จำเป็นจริงๆ พิมพ์ =2+2 . ได้เลย ใน Excel และนั่นก็ใช้ได้เช่นกัน ใน Excel เมื่อคุณใช้ฟังก์ชันเช่น SUM การใช้อาร์กิวเมนต์เหมาะสมกว่า ด้วย SUM ฟังก์ชัน Excel ต้องการอาร์กิวเมนต์อย่างน้อยสองอาร์กิวเมนต์ ซึ่งจะเป็นการอ้างอิงไปยังเซลล์ในสเปรดชีต
เราจะอ้างอิงเซลล์ภายในสูตร Excel ได้อย่างไร มันค่อนข้างง่าย ทุกแถวมีตัวเลขและทุกคอลัมน์มีตัวอักษร A1 คือเซลล์แรกในสเปรดชีตที่ด้านซ้ายบน B1 จะเป็นเซลล์ทางด้านขวาของ A1 A2 คือเซลล์ที่อยู่ด้านล่าง A1 โดยตรง ง่ายพอใช่ไหม
ก่อนที่เราจะเขียนสูตรใหม่ เรามาเพิ่มข้อมูลในคอลัมน์ A และ B เพื่อใช้งานกันก่อน ไปข้างหน้าและพิมพ์ตัวเลขสุ่มจาก A1 ถึง A10 และ B1 ถึง B10 สำหรับชุดข้อมูลของเรา ไปที่ D1 แล้วพิมพ์ =SUM(A1,B1) . คุณควรเห็นผลลัพธ์เป็นเพียงค่า A1 + B1
มีสองสิ่งที่ควรทราบขณะพิมพ์สูตรใน Excel ประการแรก คุณจะสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณพิมพ์วงเล็บเปิดแรก ( หลังจากชื่อฟังก์ชัน Excel จะบอกคุณโดยอัตโนมัติว่าอาร์กิวเมนต์ใดที่ฟังก์ชันใช้ ในตัวอย่างของเรา มันแสดง หมายเลข 1 , หมายเลข 2 ฯลฯ คุณแยกอาร์กิวเมนต์ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ฟังก์ชันเฉพาะนี้สามารถรับค่าได้ไม่จำกัด เนื่องจากนั่นคือวิธีการทำงานของฟังก์ชัน SUM
ประการที่สอง คุณสามารถพิมพ์การอ้างอิงเซลล์ด้วยตนเอง (A1) หรือคุณสามารถคลิกที่เซลล์ A1 หลังจากที่คุณพิมพ์วงเล็บเปิด Excel จะเน้นเซลล์ที่มีสีเดียวกับการอ้างอิงเซลล์ เพื่อให้คุณสามารถดูค่าที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ ดังนั้นเราจึงรวมหนึ่งแถวเข้าด้วยกัน แต่เราจะรวมแถวอื่นๆ ทั้งหมดโดยไม่พิมพ์สูตรอีกครั้งหรือคัดลอกและวางได้อย่างไร โชคดีที่ Excel ทำให้สิ่งนี้เป็นเรื่องง่าย
เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่มุมล่างขวาของเซลล์ D1 แล้วคุณจะเห็นว่าเปลี่ยนจากกากบาทสีขาวเป็นเครื่องหมายบวกสีดำ
ตอนนี้คลิกปุ่มเมาส์ค้างไว้ ลากเคอร์เซอร์ลงไปที่แถวสุดท้ายที่มีข้อมูล จากนั้นปล่อยที่ส่วนท้าย
Excel ฉลาดพอที่จะรู้ว่าสูตรควรเปลี่ยนแปลงและสะท้อนค่าในแถวอื่นๆ แทนที่จะแสดงให้คุณเห็น A1 + B1 เดียวกันจนสุด แต่คุณจะเห็น A2+B2, A3+B3 เป็นต้น
นอกจากนี้ยังมีอีกวิธีในการใช้ SUM ที่อธิบายแนวคิดอื่นเบื้องหลังอาร์กิวเมนต์ใน Excel สมมติว่าเราต้องการสรุปค่าทั้งหมดจาก A1 ถึง A12 แล้วเราจะดำเนินการอย่างไร เราสามารถพิมพ์บางอย่างเช่น =SUM(A1, A2, A3, etc) แต่นั่นใช้เวลานานมาก วิธีที่ดีกว่าคือการใช้ช่วงของ Excel
เพื่อรวม A1 ถึง A12 สิ่งที่เราต้องทำคือพิมพ์ =SUM(A1:A12) โดยมีโคลอนคั่นการอ้างอิงเซลล์สองเซลล์แทนที่จะเป็นเครื่องหมายจุลภาค คุณยังสามารถพิมพ์บางอย่างเช่น =SUM(A1:B12) และจะรวมค่าทั้งหมดใน A1 ถึง A12 และ B1 ถึง B12
นี่เป็นภาพรวมเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีใช้ฟังก์ชันและสูตรต่างๆ ใน Excel แต่ก็เพียงพอแล้วที่คุณจะสามารถเริ่มใช้ฟังก์ชันการรวมข้อมูลทั้งหมดได้
ฟังก์ชันสรุป
โดยใช้ชุดข้อมูลเดียวกัน เราจะใช้ฟังก์ชันสรุปที่เหลือเพื่อดูว่าเราสามารถคำนวณตัวเลขประเภทใดได้ มาเริ่มกันที่ COUNT และ COUNTA ฟังก์ชัน
ที่นี่ฉันได้ป้อน COUNT ฟังก์ชันเป็น D2 และ COUNTA ทำงานเป็น E2 โดยใช้ A2:A12 ช่วงเป็นชุดข้อมูลสำหรับทั้งสองฟังก์ชัน ฉันยังเปลี่ยนค่าใน A9 เป็นสตริงข้อความ สวัสดี เพื่อแสดงความแตกต่าง COUNT นับเฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลขในขณะที่ COUNTA นับเซลล์ที่มีข้อความและตัวเลข ทั้งสองฟังก์ชันไม่นับเซลล์ว่าง หากคุณต้องการนับเซลล์ว่าง ให้ใช้ COUNTBLANK ฟังก์ชัน
ถัดมาคือ ค่าเฉลี่ย , ค่ามัธยฐาน และ โหมด ฟังก์ชั่น. ค่าเฉลี่ยเป็นตัวอธิบาย ค่ามัธยฐานคือตัวเลขตรงกลางในชุดตัวเลข และโหมดคือตัวเลขทั่วไปหรือตัวเลขในชุดตัวเลข ใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า คุณมี MODE.SNGL และ MODE.MULT เพราะอาจมีตัวเลขมากกว่าหนึ่งตัวที่เป็นตัวเลขที่พบบ่อยที่สุดในชุดตัวเลข ฉันใช้ B2:B12 สำหรับช่วงในตัวอย่างด้านล่าง
ต่อไป เราสามารถคำนวณ MIN, MAX และ STDEV สำหรับชุดตัวเลข B2:B12 ฟังก์ชัน STDEV จะคำนวณว่าค่าต่างๆ ถูกกระจายออกจากค่าเฉลี่ยมากเพียงใด ใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า คุณมี STDEV.P และ STDEV.S ซึ่งคำนวณจากประชากรทั้งหมดหรือจากกลุ่มตัวอย่างตามลำดับ
สุดท้าย อีกสองฟังก์ชันที่มีประโยชน์คือ LARGE และ เล็ก . โดยรับอาร์กิวเมนต์ 2 รายการ ได้แก่ ช่วงเซลล์และค่าที่มากที่สุดเป็นอันดับที่ k ที่คุณต้องการส่งคืน ดังนั้น หากคุณต้องการค่าที่มากที่สุดเป็นอันดับสองในชุด คุณจะใช้ 2 สำหรับอาร์กิวเมนต์ที่สอง 3 สำหรับจำนวนที่มากที่สุดเป็นอันดับสาม ฯลฯ SMALL ทำงานในลักษณะเดียวกัน แต่ให้ตัวเลขที่น้อยที่สุดเป็นลำดับที่ k
สุดท้ายมีฟังก์ชันที่เรียกว่า AGGREGATE ซึ่งทำให้คุณสามารถใช้ฟังก์ชันอื่นๆ ที่กล่าวถึงข้างต้น แต่ยังช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ เช่น ละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่ ละเว้นค่าความผิดพลาด ฯลฯ คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้บ่อยนัก แต่คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมันได้ ที่นี่ในกรณีที่คุณต้องการ
นั่นคือภาพรวมพื้นฐานของฟังก์ชันสรุปทั่วไปบางส่วนใน Excel หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดโพสต์ความคิดเห็น สนุก!
