วิธีจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือป้ายกำกับ

หากคุณมีบัญชีอีเมลที่ใช้งานอยู่ คุณน่าจะได้รับข้อความหลายร้อยข้อความจากผู้ที่แย่งชิงความสนใจจากคุณในกล่องจดหมายของคุณ ดังนั้น การกลั่นกรองอีเมลใหม่แต่ละฉบับเพื่อเลือกอีเมลที่สำคัญจึงกลายเป็นงานที่น่ากลัว

โชคดีที่ถ้าคุณใช้ Gmail คุณจะมีฟีเจอร์และวิธีมากมายในการจัดเรียง ปรับแต่ง และจัดเรียงกล่องจดหมายและโฟลเดอร์อื่นๆ เพื่อให้จัดการได้ดียิ่งขึ้น และให้คุณควบคุมการค้นหาข้อความได้มากขึ้น

คุณสามารถจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่ง ขนาด ผู้รับ เรื่อง ป้ายกำกับ ไฟล์แนบ แชท เนื้อหาของข้อความ และวันที่

ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีจัดระเบียบ ค้นหา และทำให้แอป Gmail ทำงานอัตโนมัติด้วยการจัดเรียงข้อความโดยใช้ตัวกรองผู้ส่ง ป้ายกำกับ หรือหัวเรื่อง

วิธีจัดเรียงข้อความ Gmail ตามผู้ส่ง

ขั้นตอนแรกในการจัดระเบียบและล้างกล่องจดหมาย Gmail ของคุณคือการกำจัดอีเมลส่งเสริมการขายหลายร้อยฉบับ ซึ่งกินพื้นที่มากกว่า 90 เปอร์เซ็นต์ของพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ พวกเขาปะปนกับอีเมลที่ถูกต้องจากผู้ติดต่อส่วนบุคคลหรือธุรกิจของคุณ ซึ่งส่วนใหญ่อาจมีความสำคัญและไม่ได้มีไว้สำหรับถังขยะ

หากคุณได้ลองเลือกข้อความโปรโมตแต่ละข้อความจากกล่องจดหมาย คุณอาจไม่มีแรงเหลือเพียงพอเนื่องจากข้อความที่หลั่งไหลเข้ามา และท้ายที่สุดคุณอาจจะต้องลบข้อความสำคัญสองสามข้อในกระบวนการนี้

การจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่งจะช่วยให้คุณจัดกลุ่มอีเมลจากผู้ส่งที่ต้องการได้เข้าด้วยกัน และลบทิ้งในคราวเดียวในขณะที่ประหยัดอีเมลที่สำคัญและถูกต้องซึ่งควรคงอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการค้นหาอีเมลเฉพาะจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง และส่งต่ออีเมลไปยังผู้ติดต่อของคุณ สรุปคือ คุณควบคุมกล่องจดหมายได้มากขึ้น และจัดระเบียบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นทุกวัน

มีเทคนิคหลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่ง และดูอีเมลทั้งหมดจากทุกคนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ เราจะแนะนำวิธีการต่างๆ ให้คุณด้านล่าง

วิธีที่ 1:การจัดเรียงตามผู้ส่งเฉพาะ

1. เปิด Gmail และไปที่กล่องจดหมายของคุณ เลือกอีเมลจากผู้ส่งที่สำคัญคนใดคนหนึ่งในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณและคลิกขวาที่อีเมลนั้น

2. ในเมนูใหม่ ให้คลิก ค้นหาอีเมล จาก .

3. รายการอีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับจากผู้ส่งรายนั้นจากทางกลับจะปรากฏขึ้น รวมถึงรายละเอียดการติดต่อของผู้ส่งทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถส่งข้อความถึงพวกเขาหรือแม้แต่เริ่มแฮงเอาท์วิดีโอได้อย่างรวดเร็ว

4. ถ้าคุณไม่เห็นชื่อของบุคคลนั้นในกล่องจดหมายของคุณ ให้ค้นหาอย่างรวดเร็วโดยพิมพ์ชื่อของเขาหรือเธอในช่องค้นหา จากนั้นคลิกขวาที่ข้อความใดๆ จากผลการค้นหา แล้วเลือก ค้นหาอีเมลจาก .

5. คุณสามารถใช้เกณฑ์การค้นหาได้หลายแบบโดยคลิกลูกศรชี้ลงที่อยู่ถัดจากช่องค้นหา ถัดไป วางที่อยู่อีเมลลงใน “จาก” หรือใช้ “มีคำ” สำหรับการค้นหาเฉพาะเจาะจงมากขึ้นด้วยชื่อผู้ส่งที่คุณต้องการ

6. คลิกค้นหา เมื่อเสร็จแล้วเพื่อรับอีเมลจากผู้ส่งรายนั้น

หมายเหตุ: คุณสามารถสร้างตัวกรองสำหรับการค้นหาของคุณ โดยคลิกสร้างตัวกรอง และใช้การดำเนินการบางอย่างโดยอัตโนมัติในครั้งต่อไปที่คุณได้รับอีเมลที่ตรงกับเกณฑ์

วิธีที่ 2:จัดเรียงอีเมล Gmail จากผู้ส่ง

1. ไปที่แถบค้นหาของ Google และคลิกที่ลูกศรชี้ลงเล็กๆ ทางด้านขวาของคุณ เพื่อแสดงตัวเลือกสำหรับค้นหาข้อความ

2. ระบุพารามิเตอร์เพื่อค้นหาอีเมลของคุณที่มีหรือแยกคำเฉพาะ มีประโยชน์เมื่อคุณจำบทสนทนาได้เพียงบางส่วนเท่านั้น เนื่องจากจะค้นหาอีเมลทั้งหมด ไม่ใช่แค่ในหัวเรื่อง

หมายเหตุ: หากต้องการ คุณสามารถกรองผลการค้นหาให้รวมเฉพาะข้อความที่มีไฟล์แนบได้ มีตัวเลือกอื่นๆ เช่น วันที่ภายใน ที่จำกัดผลการค้นหาเฉพาะวันที่หรือกรอบเวลาที่กำหนด

3. เมื่อคุณพบผู้ส่งที่ต้องการแล้ว ให้คลิก ค้นหาอีเมลจาก เพื่อเติมรายการข้อความ

วิธีที่ 3:จัดเรียงอีเมล Gmail โดยใช้ฟังก์ชันไวด์การ์ด

วิธีนี้ช่วยคุณได้เมื่อคุณต้องการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บอีเมลและดึงอีเมลที่คุณต้องการจากข้อความนับร้อยในกล่องจดหมายของคุณ

หากคุณมีอีเมลจากอดีตเพื่อนร่วมงาน (ที่มีชื่อโดเมนเดียวกัน) ที่คุณต้องการให้แสดงพร้อมกัน ให้ใช้ฟังก์ชันตัวแทน ซึ่งแสดงด้วยเครื่องหมายดอกจัน (*) ซึ่งค้นหาหลายระเบียนที่มีข้อมูลเดียวกัน

1. เปิดบัญชี Gmail ของคุณ ในแถบค้นหา ให้พิมพ์เครื่องหมายดอกจัน (*) ตามด้วยชื่อโดเมนของบริษัท เช่น *@helpdeskgeek.com .

2. คุณยังสามารถแทนที่ส่วนอื่นๆ ของที่อยู่อีเมลด้วยสัญลักษณ์แทน เช่น elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* หรือ e.*@helpdeskgeek.com . สิ่งเหล่านี้จะได้ผล

Gmail เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มบริการของ Google แต่ต่างจากเครื่องมือค้นหาที่คุณสามารถจำกัดผลการค้นหาเฉพาะคำหรือวลีเฉพาะโดยใช้วงเล็บหรือเครื่องหมายคำพูด คุณไม่สามารถทำเช่นเดียวกันใน Gmail แต่จะส่งกลับการจับคู่ที่ไม่แน่นอนหากคุณพยายามใช้สิ่งเหล่านี้ในคุณสมบัติการค้นหาในตัว

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้วงเล็บเพื่อค้นหาอีเมลที่มีคำหลักอิสระหลายคำ เช่น (ปาร์ตี้คริสต์มาส ). จะดึงอีเมลทุกฉบับที่มีคำหลักแต่ละคำในหัวเรื่องขณะพิมพ์ (คริสต์มาสหรือปาร์ตี้ ) จะแสดงอีเมลทั้งหมดที่มีคำหลักในหัวเรื่อง

การจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่งโดยใช้แอป Gmail มือถือ

ในอุปกรณ์ Android หรือ Ios คุณสามารถจัดเรียงอีเมลใน Gmail ตามผู้ส่งได้โดยใช้ขั้นตอนด้านล่าง

1. เปิดแอป Gmail ลงชื่อเข้าใช้หากยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้ จากนั้นแตะแถบค้นหาที่ด้านบน

2. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งที่คุณต้องการแล้วคลิก ค้นหา ไอคอน (ไอคอนแว่นขยายขนาดเล็กบนแป้นพิมพ์บนหน้าจอ)

หมายเหตุ: แอพมือถือไม่อนุญาตให้คุณใช้เกณฑ์การค้นหาเพิ่มเติมเพื่อกรองผลลัพธ์ของคุณเพิ่มเติม ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้แอปเดสก์ท็อปและใช้วิธีแรกได้

วิธีจัดเรียง Gmail ตามป้ายกำกับ

ใน Gmail ป้ายกำกับคือตัวระบุแบบข้อความที่มีรหัสสี ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาอีเมลที่ต้องการได้เร็วขึ้น ในแถบด้านข้าง คุณจะเห็นรายการต่างๆ เช่น กล่องจดหมาย แบบร่าง ถังขยะ สแปม และอื่นๆ ซึ่งตั้งค่าไว้สำหรับคุณแล้ว และมีลักษณะการทำงานเหมือนแท็กหรือโฟลเดอร์

คุณค้นหาข้อความที่มีป้ายกำกับเฉพาะใน Gmail และใช้เพื่อจัดเรียงกล่องจดหมายตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง

1. เลือกข้อความอีเมลในกล่องจดหมายของคุณเพื่อเปิด คุณจะเห็นไอคอนหลายไอคอนเหนือข้อความ และเลือกไอคอนที่ดูเหมือนแท็กเพื่อแสดงรายการป้ายกำกับ

2. คลิก สร้างใหม่ เพื่อสร้างป้ายกำกับใหม่

3. ป้อนชื่อป้ายกำกับใหม่ แล้วคลิก สร้าง . สีน้ำเงิน ปุ่ม.

คุณยังสามารถติดป้ายกำกับอีเมลหลายฉบับพร้อมกันโดยเลือกช่องทำเครื่องหมายก่อนที่จะคลิกไอคอนป้ายกำกับที่ด้านบน จากนั้นจัดเรียงตามป้ายกำกับที่คุณต้องการจากรายการ

เมื่อคุณทราบวิธีใช้ป้ายกำกับกับข้อความอีเมลแล้ว คุณก็จัดเรียงอีเมลตามป้ายกำกับได้ คลิกแท็กป้ายกำกับในข้อความอีเมลหรือจากแถบด้านข้าง แล้วคุณจะเห็นอีเมลทั้งหมดในป้ายกำกับเฉพาะ

การจัดเรียงอีเมลโดยใช้ป้ายกำกับอัจฉริยะ

Smart Labels จะจัดระเบียบอีเมลของคุณออกเป็นห้าหมวดหมู่ ได้แก่ หลัก โซเชียล โปรโมชัน การอัปเดต และฟอรัม

วิธีนี้ช่วยให้กล่องขาเข้าของคุณสะอาดและเป็นระเบียบ แทนที่จะมีอีเมลทั้งหมดจากจดหมายข่าว การแจ้งเตือน โปรโมชั่น และอื่นๆ ปรากฏขึ้นบนกล่องจดหมายของคุณพร้อมกัน Gmail จะจัดการให้คุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขกฎใดๆ สำหรับผู้ส่งทุกรายหรือตั้งค่าเอง

1. ในการกำหนดค่า Smart Labels แท็บใน Gmail คลิก การตั้งค่า จากแถบนำทาง

2. คลิก กำหนดค่ากล่องจดหมาย .

3. เลือก หมวดหมู่ข้อความ ที่คุณต้องการแสดงเป็นแท็บกล่องจดหมาย

4. คลิก บันทึก เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล

คุณยังสามารถอนุญาตให้ข้อความจากผู้ส่งที่ติดดาวแสดงบนแท็บหลักในกล่องจดหมายของคุณ แม้ว่าข้อความเหล่านั้นจะไปยังแท็บอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับข้อความส่งเสริมการขาย คุณสามารถติดดาวข้อความนั้นและข้อความนั้นจะปรากฏในกล่องจดหมายหลักของคุณ

วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุข้อความสำคัญและติดตามในภายหลังได้อย่างง่ายดาย

วิธีจัดเรียง Gmail ตามหัวเรื่อง

1. หากคุณต้องการจัดเรียงอีเมลตามหัวเรื่อง แทนที่จะเป็นผู้ส่งหรือป้ายกำกับ คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยพิมพ์คำที่เกี่ยวข้องใน มีคำ สนาม

2. คั่นคำด้วยเครื่องหมายจุลภาค แล้วไปที่ ค้นหา ตัวเลือกด้านล่าง โดยค่าเริ่มต้น ตัวเลือกนี้ถูกตั้งค่าให้ค้นหาข้อความทั้งหมด แต่คุณสามารถเปลี่ยนเพื่อค้นหาเฉพาะอีเมลที่กรองตามป้ายกำกับหรือกล่องจดหมายเฉพาะ

วิธีนี้ใช้กับรายการที่เข้าไปในโฟลเดอร์สแปมหรือถังขยะ

บทสรุป

เครื่องมือการจัดเรียงอัตโนมัติของ Gmail สามารถจัดเรียงอีเมลให้คุณได้ แต่หากคุณต้องการใช้งานจริงมากขึ้น คุณสามารถให้คำแนะนำในคู่มือนี้เป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของคุณได้ คุณจะไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาแต่ยังจัดระเบียบและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย