หากคุณมีบัญชีอีเมลที่ใช้งานอยู่ คุณน่าจะรับข้อความหลายร้อยข้อความจากผู้คนที่แย่งกันขอความสนใจในกล่องเข้า ส่งผลให้การคัดกรองอีเมลใหม่แต่ละฉบับเพื่อเลือกเอาสิ่งสำคัญออกมากลายเป็นงานท้าทาย
โชคดีที่หากคุณใช้ Gmail คุณมีฟีเจอร์และวิธีหลายสิบอย่างในการจัดเรียง ปรับแต่ง และจัดระเบียบกล่องเข้าและโฟลเดอร์อื่นๆ ให้จัดการได้ง่ายขึ้น และให้คุณควบคุมการค้นหาข้อความได้มากขึ้น
คุณสามารถจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่ง ขนาด ผู้รับ เรื่อง ป้ายกำกับ ไฟล์แนบ แชท เนื้อหาข้อความ และวันที่
ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีจัดระเบียบ ค้นหา และทำให้ Gmail ทำงานอัตโนมัติโดยการจัดเรียงข้อความโดยใช้ตัวกรอง Sender, Label หรือ Subject
วิธีจัดเรียงข้อความ Gmail ตามผู้ส่ง
ขั้นตอนแรกในการจัดระเบียบและทำความสะอาดกล่องเข้า Gmail คือการกำจัดอีเมลโปรโมชั่นหลายร้อยฉบับ ซึ่งใช้พื้นที่จัดเก็บมากกว่า 90 เปอร์เซ็นต์ พวกมันปนกับอีเมลที่ถูกต้องจากผู้ติดต่อส่วนตัวหรือธุรกิจ ซึ่งส่วนใหญ่อาจสำคัญ และไม่ได้หมายถึงถังขยะ
หากคุณเคยพยายามเลือกข้อความโปรโมชั่นแต่ละฉบับจากกล่องเข้า คุณอาจไม่มีแรงเหลือเพราะข้อความ湧入มามากเกินไป และอาจลบอีเมลสำคัญบ้างในกระบวนการ
การจัดเรียง Gmail ตามผู้ส่งจะช่วยจัดกลุ่มอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะไว้ด้วยกัน และลบพวกมันทีเดียวจบ ในขณะที่เก็บอีเมลสำคัญและถูกต้องไว้ในกล่องเข้า
มันยังช่วยประหยัดเวลาเมื่อค้นหาอีเมลเฉพาะจากผู้ส่งคนใดคนหนึ่ง และส่งต่ออีเมลให้ผู้ติดต่อ สรุปคือคุณควบคุมกล่องเข้าได้มากขึ้น และจัดระเบียบและทำงานได้มีประสิทธิภาพทุกวัน
มีหลายเทคนิคที่ใช้จัดเรียง Gmail ตามผู้ส่งและดูอีเมลทั้งหมดจากทุกคนในรายชื่อติดต่อ เราจะแนะนำวิธีต่างๆ ด้านล่าง
วิธีที่ 1: จัดเรียงตามผู้ส่งเฉพาะ
- เปิด Gmail ไปที่กล่องเข้า เลือกอีเมลจากผู้ส่งสำคัญคนหนึ่งในรายชื่อติดต่อ และคลิกขวา
- ในเมนูใหม่ คลิก Find emails from
- รายการอีเมลทั้งหมดที่คุณรับจากผู้ส่งคนนั้นมาตั้งแต่แรกจะปรากฏ รวมถึงรายละเอียดติดต่อเต็มรูปแบบของผู้ส่ง วิธีนี้ช่วยให้คุณส่งข้อความหรือเริ่มวิดีโอ콜ได้อย่างรวดเร็ว
- หากไม่เห็นชื่อผู้ส่งในกล่องเข้า ให้ค้นหาชื่อด่วนโดยพิมพ์ชื่อในกล่องค้นหา แล้วคลิกขวาที่ข้อความจากผลค้นหา และเลือก Find emails from
- คุณสามารถใช้เกณฑ์ค้นหาหลายอย่างโดยคลิกลูกศรชี้ลงถัดจากกล่องค้นหา ต่อไป วางที่อยู่อีเมลในฟิลด์ "From" หรือใช้ฟิลด์ "Has the words" สำหรับการค้นหาเฉพาะเจาะจงด้วยชื่อผู้ส่งที่คุณมองหา
- คลิกปุ่ม search เมื่อเสร็จ เพื่อดูอีเมลจากผู้ส่งคนนั้น
หมายเหตุ: คุณสามารถสร้างตัวกรองสำหรับการค้นหาได้ โดยคลิก Create filter และนำไปใช้กับการดำเนินการอัตโนมัติครั้งหน้าที่ได้อีเมลตรงกับเกณฑ์
วิธีที่ 2: จัดเรียงอีเมล Gmail จากผู้ส่งรายใดก็ได้
- ไปที่แถบค้นหา Google คลิกลูกศรชี้ลงเล็กๆ ด้านขวา เพื่อแสดงตัวเลือกในการค้นหาข้อความ
- ระบุพารามิเตอร์เพื่อค้นหาอีเมลที่รวมหรือไม่รวมคำเฉพาะ สะดวกเมื่อคุณจำได้แค่ส่วนหนึ่งของบทสนทนา เพราะมันค้นหาอีเมลทั้งหมด ไม่ใช่แค่เรื่อง
หมายเหตุ: หากต้องการ คุณสามารถกรองผลค้นหาให้รวมเฉพาะข้อความที่มีไฟล์แนบ มีตัวเลือกอื่นๆ เช่น Date within ที่จำกัดผลค้นหาเฉพาะช่วงวันที่หรือเวลา
- เมื่อพบผู้ส่งที่ต้องการ คลิก Find emails from เพื่อแสดงรายการข้อความ
วิธีที่ 3: จัดเรียงอีเมล Gmail โดยใช้ Wildcard
วิธีนี้ช่วยเมื่อคุณต้องการปล่อยพื้นที่จัดเก็บอีเมล และดึงอีเมลที่ต้องการจากข้อความหลายร้อยฉบับในกล่องเข้า
หากคุณมีอีเมลจากเพื่อนร่วมงานเก่า (ที่มีโดเมนเดียวกัน) ที่ต้องการให้แสดงพร้อมกัน ให้ใช้ wildcard functionality ซึ่งแทนด้วยเครื่องหมายดอกจัน (*) ซึ่งค้นหาบันทึกหลายรายการที่มีข้อมูลเหมือนกัน
- เปิดบัญชี Gmail ในแถบค้นหา พิมพ์ดอกจัน (*) ตามด้วยชื่อโดเมนบริษัท เช่น *@helpdeskgeek.com
- คุณสามารถแทนที่ส่วนอื่นของที่อยู่อีเมลด้วย wildcard ได้ เช่น elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, e.*@helpdeskgeek.com ทุกอย่างจะทำงานได้
Gmail เป็นส่วนหนึ่งของบริการ Google แต่ต่างจากเครื่องมือค้นหาที่คุณสามารถจำกัดผลค้นหาเป็นคำหรือวลีเฉพาะด้วยวงเล็บหรือเครื่องหมายคำพูด ใน Gmail ทำไม่ได้ หากลองใช้ในฟีเจอร์ค้นหา built-in จะคืนค่าผลที่ไม่ตรงกัน
อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้วงเล็บค้นหาอีเมลที่มีคีย์เวิร์ดอิสระหลายคำ เช่น (Christmas party) จะดึงอีเมลทุกฉบับที่มีคีย์เวิร์ดแต่ละตัวในเรื่อง ส่วนพิมพ์ (Christmas OR party) จะแสดงอีเมลทั้งหมดที่มีคีย์เวิร์ดใดก็ตามในเรื่อง
จัดเรียง Gmail ตามผู้ส่งโดยใช้แอปมือถือ Gmail
บนอุปกรณ์ Android หรือ iOS คุณสามารถจัดเรียงอีเมลใน Gmail ตามผู้ส่งได้โดยขั้นตอนด้านล่าง
- เปิด Gmail app ล็อกอินหากยังไม่ได้ แล้วแตะที่แถบค้นหาด้านบน
- พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งที่คุณมองหา และคลิกไอคอน Search (ไอคอนแว่นขยายเล็กๆ บนคีย์บอร์ดหน้าจอ)
หมายเหตุ: แอปมือถือไม่ให้ใช้เกณฑ์ค้นหาเพิ่มเติมเพื่อกรองผลลัพธ์เพิ่มเติม ในกรณีนี้ ให้ใช้แอปเดสก์ท็อปและใช้วิธีที่ 1
วิธีจัดเรียง Gmail ตามป้ายกำกับ
ใน Gmail ป้ายกำกับ (Labels) คือตัวระบุแบบสีและข้อความที่ช่วยให้คุณหาอีเมลที่ต้องการได้เร็วขึ้น บนแถบด้านข้าง คุณจะเห็นรายการเช่น Inbox, Drafts, Trash, Spam และอื่นๆ ซึ่งตั้งค่าไว้ให้แล้ว และทำงานเหมือนแท็กหรือโฟลเดอร์
คุณสามารถค้นหาข้อความที่มีป้ายกำกับเฉพาะใน Gmail และใช้มันจัดเรียงกล่องเข้าได้ดังนี้
- เลือกข้อความอีเมลในกล่องเข้าเพื่อเปิด คุณจะเห็นไอคอนหลายตัวเหนือข้อความ เลือกตัวที่ดูเหมือนแท็กเพื่อแสดงรายการป้ายกำกับ
- คลิก Create New เพื่อสร้างป้ายกำกับใหม่
- ป้อนชื่อป้ายกำกับใหม่ คลิกปุ่มสีฟ้า Create
คุณยังสามารถติดป้ายกำกับอีเมลหลายฉบับพร้อมกันได้ โดยติ๊กเช็คบ็อกซ์ของพวกมันก่อนคลิกไอคอนป้ายกำกับด้านบน แล้วจัดเรียงตามป้ายกำกับที่ต้องการจากรายการ
ตอนนี้คุณรู้วิธีใช้ป้ายกำกับกับข้อความอีเมลแล้ว คุณสามารถจัดเรียงอีเมลตามป้ายกำกับได้ คลิกแท็กป้ายกำกับในข้อความอีเมลหรือจากแถบด้านข้าง และคุณจะเห็นอีเมลทั้งหมดในป้ายกำกับเฉพาะนั้น
จัดเรียงอีเมลโดยใช้ Smart Labels
Smart Labels จัดระเบียบอีเมลของคุณเป็น 5 หมวดหมู่แยกกัน คือ: Primary, Social, Promotions, Updates และ Forums
สิ่งนี้ช่วยให้กล่องเข้าเรียบร้อยและไม่จumbled แทนที่จะมีอีเมลทั้งหมดจากจดหมายข่าว การแจ้งเตือน โปรโมชั่น และอื่นๆ แสดงในกล่องเข้าพร้อมกัน Gmail จัดเรียงให้คุณอัตโนมัติ คุณไม่ต้องปรับกฎสำหรับผู้ส่งแต่ละคนหรือตั้งค่าเอง
- เพื่อตั้งค่าแท็บ Smart Labels ใน Gmail คลิก Settings จากแถบนำทาง
- คลิก Configure Inbox
- เลือก message categories ที่คุณต้องการให้แสดงเป็นแท็บกล่องเข้า
- คลิก Save เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล
คุณยังสามารถอนุญาตให้ข้อความจากผู้ส่งที่ติดดาวแสดงบนแท็บ Primary ของกล่องเข้าได้ แม้จะไปที่แท็บอื่น ตัวอย่างเช่น หากคุณได้ข้อความโปรโมชั่น คุณติดดาวมัน และมันจะปรากฏระหว่างกล่องเข้า Primary คุณ
วิธีนี้ช่วยให้คุณเห็นข้อความสำคัญและติดตามได้ง่ายขึ้นภายหลัง
วิธีจัดเรียง Gmail ตามเรื่อง
- หากคุณชอบจัดเรียงอีเมลตามเรื่อง แทนผู้ส่งหรือป้ายกำกับ คุณทำได้ง่ายโดยพิมพ์คำที่เกี่ยวข้องในฟิลด์ Has the words
- แยกคำด้วยคอมมา แล้วไปที่ตัวเลือก Search ด้านล่าง โดยค่าเริ่มต้นตั้งค่าค้นหาทุกข้อความ แต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็นค้นหาเฉพาะอีเมลที่กรองไปป้ายกำกับหรือกล่องเข้าเฉพาะ
วิธีนี้ใช้ได้กับไอเท็มที่ไปอยู่ในโฟลเดอร์ Spam หรือ Trash
สรุป
เครื่องมือจัดเรียงอัตโนมัติของ Gmail สามารถจัดเรียงอีเมลให้คุณได้ แต่หากคุณต้องการควบคุมด้วยตัวเองมากขึ้น คุณสามารถนำเคล็ดลับในคู่มือนี้มาเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวัน คุณจะไม่เพียงประหยัดเวลา แต่ยังคงจัดระเบียบและทำงานได้มีประสิทธิภาพ
