สิ่งที่น่าอายที่สุดอย่างหนึ่งในชีวิตคือการตอบกลับอีเมล และตระหนักว่าคุณได้ตอบกลับทุกคนแล้ว หรือส่งบางสิ่งไปยังผู้รับที่ไม่ได้ตั้งใจให้เห็น โชคดีที่มีวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปนี้ ด้วยแอป Outlook ที่เป็นส่วนหนึ่งของ Office 365 คุณสามารถเรียกคืนอีเมลได้อย่างง่ายดาย โดยที่คุณกำลังใช้บัญชี Microsoft Exchange และแผนกไอทีของคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้แล้ว ในคู่มือนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและจำอีเมลใน Outlook ได้อย่างไร
ขั้นตอนในการเรียกคืนอีเมลใน Outlook
ขั้นตอนแรกในการจำอีเมลใน Outlook คือไปที่ รายการที่ส่ง ส่วนหนึ่งของแอป Outlook หลังจากนั้น คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ข้อความที่คุณต้องการเรียกคืน จากนั้น คุณต้องไปที่แท็บข้อความ ในหน้าต่างที่เปิดอยู่พร้อมข้อความ จากนั้นคุณสามารถไปที่กลุ่มตัวเลือกที่สี่ในแถบเมนูด้านบนภายใต้ ย้าย และเลือก เรียกคืนข้อความนี้
หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว หน้าต่างใหม่พร้อมตัวเลือกการเรียกคืนข้อความควรปรากฏขึ้น จากตรงนั้น คุณจะมี 2 ตัวเลือก ซึ่งทั้งสองอย่างจะต้องกด ตกลง หลังจากนั้น คุณสามารถ ลบสำเนาข้อความที่ยังไม่ได้อ่านบนเซิร์ฟเวอร์ หรือคุณสามารถ แทนที่ด้วยข้อความใหม่ . ผู้รับอาจดูข้อความแล้ว ดังนั้นการลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านอาจไม่ได้ผลเสมอไป อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกตัวเลือกเพื่อรับรายงานว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือไม่
ความเร็วเป็นสิ่งสำคัญ และคุณควรจำไว้เสมอเมื่อรู้ตัวว่าผิดพลาด หากสิ่งอื่นล้มเหลว นั่นคือที่มาของตัวเลือกที่สอง ซึ่งช่วยให้คุณเขียนข้อความขอโทษเพื่อไม่ให้เปิดอีเมลต้นฉบับ (ข้อผิดพลาด)
วิธีอื่นๆ ในการหลีกเลี่ยงการจำข้อความ
การเรียกคืนข้อความอาจไม่ได้ผลเสมอไป แต่มีบางวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงไม่ให้เข้าสู่สถานการณ์ได้ ก่อนอื่น คุณควรช้าลงเสมอและตรวจสอบอีกครั้งว่าอีเมลของคุณมุ่งไปที่ใด คุณยังสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ด้วยการตั้งค่ากฎ Outlook เพื่อชะลออีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณที่ส่งผ่าน Outlook จะล่าช้าเป็นจำนวนนาทีที่กำหนด ทำให้คุณมีเวลาสั้นๆ ในการจำข้อความหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
