เรื่องที่อับอายที่สุดคือตอบอีเมลแล้วพบว่า Reply All ไปหมด หรือส่งข้อความที่ไม่ควรให้ผู้รับ Luckily Outlook ใน Office 365 มีฟีเจอร์ Recall Email - กรณีใช้ Microsoft Exchange Account และ IT Department เปิดฟีเจอร์ไว้ คู่มือนี้สอนหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและ Recall Email ใน Outlook
ขั้นตอน Recall Email ใน Outlook
- ไปที่ Sent Items ใน Outlook App
- Double-click ข้อความที่ต้องการ Recall
- ไปแท็บ Message ในหน้าต่างเปิดข้อความ
- กลุ่มที่ 4 ในเมนูบน Move เลือก Recall This Message
หน้าต่าง Recall Message จะเปิด มี 2 ตัวเลือก (ต้องกด OK ทั้งคู่):
- Delete unread copies of this message (ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านบน Server)
- Delete unread copies and replace with a new message (ลบและแทนที่ด้วยข้อความใหม่)
ผู้รับอาจอ่านไปแล้ว Delete Unread อาจไม่ได้ผล สามารถเลือกรับ Report ว่า Recall สำเร็จหรือไม่
ความเร็วสำคัญ: Recall ทันทีที่รู้ผิดพลาด หากล้มเหลว ตัวเลือกที่ 2 เขียนข้อความขอโทษ ป้องกันไม่ให้เปิดอีเมลผิดพลาดเดิม
วิธีอื่นๆ ป้องกันไม่ต้อง Recall
- ช้าลง ตรวจสอบผู้รับก่อนส่งทุกครั้ง
- ตั้ง Outlook Rule Delay Delivery (หน่วงส่งอีเมล) ให้หน่วงสักนาที มีเวลา Recall หากผิดพลาด
