ชีวิตของเราถูกแบ่งเป็น งาน เพื่อน ครอบครัว งานอดิเรก กิจกรรม คลับ และการแบ่งอื่นๆ มากมาย บางครั้ง บัญชี Gmail หลายบัญชีของเราสะท้อนความสับสนทางสังคมนั้น
Gmail นิยมและฟรี ดังนั้นสมมติได้ว่าคุณมี Gmail หลายบัญชี แตคุณรู้ไหมว่าคุณสามารถเชื่อมโยงมันเข้าด้วยกันได้ง่าย เพื่อรับและส่งอีเมลจากบัญชี Gmail หลักเพียงบัญชีเดียว? เมื่อคุณเชื่อมโยงบัญชี Gmail ทั้งหมด คุณสามารถเก็บทุกอย่างไว้ด้วยกันโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างบัญชี
ทั้งหมดต้องการเพียงการปรับแต่งเล็กน้อยใน Settings ของ Gmail ประหยัดเวลาและความยุ่งยากมากเลย!
การเชื่อมโยงบัญชีง่าย แตการจัดระเบียบ Inbox Gmail ให้อีเมลไม่ก่อให้เกิดความวิตกกังวล สำคัญกว่า มาดู 4 ขั้นตอนที่จะช่วยฉีดสมาธิเข้าไปในชีวิตที่ขับเคลื่อนด้วยอีเมล
ขั้นตอน 1: เพิ่มที่อยู่อีเมลที่สอง
ขั้นตอน 2: ส่งต่ออีเมลเข้ามา
ขั้นตอน 3: สร้าง Label สำหรับอีเมลเข้าทั้งหมด
ขั้นตอน 4: สร้าง Filter เพื่อจัดระเบียบ Inbox อัตโนมัติ
เห็นได้ว่า 2 ขั้นตอนแรกจะผูกบัญชีเข้าด้วยกัน และ 2 ขั้นตอนถัดไปจะจัดระเบียบ Inbox เพื่อการจัดการอีเมลที่ดีขึ้น
ขั้นตอน 1. เพิ่มที่อยู่อีเมลที่สอง
ตอนนี้ คุณอาจมีบัญชี Gmail หนึ่งที่คุณเช็คบ่อยกว่าอื่นๆ ใช้บัญชีนี้เป็น Primary email ซึ่งจะรับอีเมลทั้งหมดจากบัญชีรองที่คุณตั้งค่าไว้ก่อนหน้านี้ สำหรับผม คือบัญชี Gmail ที่เชื่อมโยงกับ Google Calendar หากคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้บัญชีไหน ดูวิธีหาบัญชีที่เชื่อมโยงกับที่อยู่อีเมลของคุณ
บัญชี Gmail หลักนี้จะให้คุณ รับ ค้นหา และตอบกลับด้วย Gmail IDs รองที่เชื่อมโยงกับบัญชีหลัก มาเพิ่มที่อยู่อีเมล Gmail ที่สองเข้ากับบัญชีหลักกัน
1. ในบัญชี Gmail หลัก (อันที่คุณต้องการส่งและรับอีเมลทั้งหมด) คลิกไอคอนเฟือง แล้ว Settings จากมุมขวาบนของหน้าจอ
2. คลิกแท็บ Accounts and Import ตอนนี้ ในการตั้งค่า Send mail as: คลิก Add another email address you own
หน้าเว็บใหม่จะเปิด ในช่อง Name ให้กรอกชื่อเต็ม สำหรับที่อยู่อีเมล ให้กรอก Email ID ที่สองที่คุณต้องการเชื่อมโยงจากบัญชีนี้
ติ๊กถูกกล่อง Treat as an alias หากคุณต้องการตอบกลับอีเมลที่ส่งไปที่บัญชีที่เชื่อมโยงใดๆ จากที่อยู่อีเมลไหนก็ตามที่คุณเลือก คุณยังสามารถเลือกไม่ติ๊ก และเลือกที่อยู่อีเมลเฉพาะที่จะตอบกลับ นี่ค่อนข้างสับสน หน้าสนับสนุน Gmail นี้ควรช่วยชี้แจง
Gmail จะส่งข้อความยืนยันไปที่อีเมลนี้ เพื่อยืนยันว่าคุณเป็นเจ้าของบัญชี
จากนั้นคุณต้องป้อนรหัสยืนยันที่ส่งไปที่อีเมลนี้ และคลิก "Verify" หรือคลิกที่ลิงก์ยืนยัน
หลังยืนยันแล้ว คุณจะเห็นว่าที่อยู่อีเมลที่สองแสดงในส่วน Send mail as ของบัญชีหลัก
ตอนนี้ เมื่อคุณเขียนอีเมล คุณจะมีตัวเลือกใหม่ในช่อง "From" แค่คลิกที่อยู่อีเมลนั้น และนั่นคือที่อยู่ที่ผู้รับจะเห็น
อย่าปิดบัญชีอีเมลที่สองไปก่อน เราจะต้องใช้ในขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอน 2. ส่งต่ออีเมลเข้ามา
เปิดหน้า Settings สำหรับบัญชี Gmail ที่สองที่คุณต้องการอ่านอีเมลจาก
คลิกแท็บ Forwarding and POP/IMAP
พิมพ์ที่อยู่อีเมลหลักของคุณในกล่อง Forward a copy of incoming mail to
จากนั้นเลือกตัวเลือกจาก Dropdown list:
- เก็บสำเนา Gmail ไว้ใน Inbox
- Archive สำเนา Gmail
- ลบสำเนา Gmail
คลิก Save Changes
ตอนนี้ คุณไม่ต้องเปิดบัญชีรองทุกครั้งเพื่อเช็คอีเมล คุณแค่ล็อกอินบัญชีหลัก 2 ขั้นตอนต่อไปจะช่วยตั้งค่า Inbox หลักให้แยกแยะบัญชีแต่ละอันจากกัน
ขั้นตอน 3. สร้าง Label สำหรับอีเมลเข้ามา
การใช้ Labels ใน Gmail อย่างฉลาด เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำให้ Inbox ยั่งยืน ตามที่ Mihir กล่าวในบทความลิงก์ Labels ไม่ควรทำให้คุณคิด แนวคิดคือ ระบุอีเมลที่มาจากบัญชี Gmail ที่เชื่อมโยงได้ทันที คุณสามารถสร้าง Labels เฉพาะสำหรับแต่ละบัญชี Gmail ที่เชื่อมโยง และใช้ Smart filters เพื่อกรองเพิ่มเติม
สลับไปบัญชีอีเมลหลัก เลื่อนลงด้านล่างของหน้า และหาลิงก์ Create new labels ด้านซ้ายของหน้าต่าง
คลิกลิงก์เพื่อเปิดช่อง New Label พิมพ์ชื่อ Label คุณสามารถใช้ที่อยู่อีเมลจริงได้ หากต้องการ กด Create
จริงๆ แล้วคุณทำอะไรกับ Labels ได้มากมาย ให้แต่ละบัญชีอีเมลที่เชื่อมโยงมีสีต่างกัน หรือแม้แต่สร้าง Sub-labels สำหรับประเภทอีเมลต่างๆ
ขั้นตอน 4. สร้าง Filter เพื่อจัดระเบียบ Inbox อัตโนมัติ
Inbox ที่ติดคอไม่ใช่ปัญหาเดียวที่ Smart Gmail filters แก้ได้ แต Filters เป็นตาข่ายประมงของ Power user เมื่อคุณเชื่อมบัญชี Gmail อื่นๆ เข้าสู่ Hub กลาง
ใน Settings ของบัญชีอีเมลหลัก คลิกแท็บ Filters and Blocked Addresses ซึ่งอยู่ข้างๆ แท็บ Accounts and Import เลื่อนลงและคลิก Create a new filter
พิมพ์ที่อยู่อีเมลรองของคุณในช่อง From ในหน้าจอถัดไป
คลิก Create a filter with this search ในหน้าจอถัดไป มีตัวเลือกหลายอย่างภายใต้ When a message arrives that matches this search
ติ๊กถูก Apply the label และเลือก Label ที่คุณตั้งค่าไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า
คลิกปุ่ม Create filter สีน้ำเงิน คุณยังสามารถเลือก Also apply filter to "X" matching conversations หากคุณมีอีเมลเก่าจากบัญชีที่เชื่อมโยง
ทางเลือกที่เร็วกว่า:
คุณสามารถใช้อีเมลเฉพาะรายการสร้าง Filter ได้ นี่เป็นวิธีที่เร็วกว่าบางครั้งในการสร้าง Filter แบบ Ad-hoc
- เปิด Gmail
- ติ๊กถูก Checkbox ข้างอีเมลที่ต้องการ
- คลิก More
- คลิก Filter messages like these
- ป้อนเกณฑ์ Filter ของคุณ
เสร็จแล้ว! ตอนนี้ อีเมลจากบัญชีรองของคุณจะดาวน์โหลดเข้าบัญชีหลัก และไปอยู่ใน Label (คิดว่าเป็นโฟลเดอร์) ที่คุณระบุไว้โดยอัตโนมัติ การใช้ Filters ช่วยแยกอีเมลและจัดระเบียบ ให้อีเมลจากบัญชี Gmail ที่เชื่อมโยงไม่แย่งชิงสนใจของคุณพร้อมกัน
คุณยังสามารถส่งอีเมลจากทั้งสองบัญชี จากบัญชีหลักได้โดยไม่ต้องสลับไปบัญชีรองเลย
ลองฟีเจอร์ Gmail Lab นี้ – Multiple Inboxes
Multiple Inboxes เป็นฟีเจอร์ Gmail Labs คุณสามารถใช้เมื่อต้องการดูอีเมลจากบัญชี Gmail ที่เชื่อมโยงหลายบัญชี และจัดระเบียบใน Inbox หลายอันพร้อมกันในบัญชี Gmail เดียวกัน
Multiple Inboxes ให้คุณมี Mini inboxes ข้างๆ Inbox หลัก พวกเขาแบ่งอีเมลเข้าออกเป็นหลายส่วนตามประเภทอีเมล โปรดทราบว่าพวกเขาสามารถใช้ได้เฉพาะบัญชีที่ไม่ใช้แท็บเพิ่มของ Gmail เช่น Social, Promotions, Updates และ Forums
เปิดใช้งาน Multiple Inboxes จากแท็บ Labs ใน Gmail Settings
จำไว้ว่าให้ Save การเปลี่ยนแปลงเมื่อออกจากแท็บ Labs Gmail จะอัปเดตและแสดง Multiple Inboxes คุณสามารถกลับไป Settings และกำหนดค่า Multiple Inboxes จากแท็บของมัน ใส่ที่อยู่อีเมลรองในกล่อง Search query ให้ Title เฉพาะตัว และเลือกตำแหน่ง Panel Save changes และเสร็จแล้ว!
ประหยัดเวลาการสลับบัญชี Gmail
ประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดของการใช้บัญชี Gmail หลักเป็น Catch-all สำหรับบัญชีที่เหลือ คือ เวลา คุณไม่ต้องสลับบัญชีอีกต่อไป อีเมลของเราโดยพื้นฐานคือ "To-do list" ที่มีการจัดลำดับความสำคัญของตัวเอง ดังนั้น ตั้งค่าอีเมลหลักให้ทำหน้าที่หนัก และ เพื่อ Boost ประสิทธิภาพ อย่าลืม Chrome extensions Gmail ที่ยอดเยี่ยมที่ทำให้งานอีเมลง่ายขึ้น
สงสัยวิธีตั้งค่าบัญชี Google หนึ่งเป็น Default สำหรับ Sign in? ดูบทความนี้:
Originally written by Wendy Limauge on October 27th, 2008
