อยากไปพักผ่อนโดยไม่ต้องเช็คอีเมลไหม? หากไม่มีผู้ช่วยจัดการการสื่อสารดิจิทัลขณะไม่อยู่ 'Out of office' message คือทางเลือกถัดไปที่ดีที่สุด
นี่คือเคล็ดลับตั้งค่า Autoresponder ใน Gmail และสิ่งที่ควรระวัง
ลดภาระก่อนออกจากไป
ล้าง Inbox และตอบคำขอที่ค้างก่อนออกไป แจ้งว่าคุณจะไม่อยู่ เช่น ใส่วันที่พักผ่อนใน Email Signature 1-2 สัปดาห์ก่อนเดินทาง เพื่อนร่วมงาน/ลูกค้าจะไม่ส่งอีเมลเต็ม Inbox ขณะคุณไม่อยู่
หากยังไม่มีระบบจัดการอีเมล ตอนนี้คือเวลาเรียนรู้ Inbox Zero Flowchart สรุป: ลบอีเมลไม่เกี่ยวข้อง, Delegate งานที่ทำเองไม่ได้, ทำทันทีถ้าใช้เวลา < 2 นาที, หรือใส่ To-Do list ถ้านานกว่า
อาจ Unsubscribe Newsletter หากไปนาน
เตรียม Email Autoresponder
แย่แค่ไหนก็ตาม แจ้งวันหยุดชัดเจน คนยังพยายามติดต่อ Autoresponder จะเตือนว่าคุณไม่อยู่ ปฏิบัติตามกลยุทธ์นี้:
- เพิ่ม ข้อมูลติดต่อสำหรับเรื่องด่วน ใน Autoresponder อาจเป็นอีเมลเพื่อนร่วมงานที่ไว้วางใจ หรือเบอร์โทรฉุกเฉิน
- ตั้ง Autoresponder ให้คนใน Contact List เท่านั้น ป้องกันคนสุ่มได้ข้อมูลฉุกเฉิน
- ตั้ง Forward อีเมลสำคัญ หากคาดว่าจะได้อีเมลจากคน/หัวข้อเฉพาะ ให้ Forward ไปหาเพื่อนร่วมงานที่ตอบได้ทันที
ตั้งค่า Gmail Vacation Responder
Gmail Vacation Responder อยู่ใน General Settings คลิก Cogwheel มุมขวาบน เลื่อนลง General tab เลือกวันที่ เขียนข้อความใน WYSIWYG (Rich text) หรือ Plain Text เปิด Vacation Responder เพื่อป้องกัน Stranger/Spammer ได้ข้อมูลติดต่อเพิ่ม หรือรู้ว่า Account ใช้งานอยู่ ให้เลือก Only send a response to people in your Contacts Gmail ตั้ง First day และ Last day (Optional) ได้ – ไม่ต้องจำปิดตอนกลับ
Forward อีเมลเฉพาะด้วย Gmail Filters
Vacation Responder เป็นข้อความมาตรฐาน ส่งให้ทุกคน (ใน Contact List) ที่ส่งอีเมลมา ขณะ Active ตามที่กล่าว บางอีเมลต้องการตอบทันทีและส่วนตัว นี่คือที่ที่ Gmail Filters เข้ามาช่วย
โปรดทราบ: Gmail Forward ได้เฉพาะที่อยู่อีเมลที่ยืนยันแล้ว หาก Forward ไปหาเพื่อนร่วมงาน ต้องขอความช่วยเหลือ คลิก Cogwheel มุมขวาบน เลือก Settings ไป Forwarding and POP/IMAP tab คลิก Add a forwarding address ใส่อีเมล Forward กด Next Trigger Confirmation email เพื่อนร่วมงานจะได้ Code และคำแนะนำยืนยัน หากพวกเขา Forward อีเมลมาหาคุณ คุณก็ใส่ Code เองได้
ตั้ง Filter: ขยาย Search options บน Inbox ใส่อีเมลผู้ส่งใน from หรือ Keywords ใน subject หรือ has the words ใส่อีเมลหลายอัน ใช้ Search operators เชื่อม Keywords ได้
คลิก Create filter with this search มุมขวาล่าง หน้าต่อไปเลือก Action ตัวอย่างด้านล่าง: เลือก Forwarding address และ Label อีเมลที่ Forward หากทำเหมือนกัน จะระบุอีเมล Forward ได้จาก Label ตอนกลับ
แทน Forward สามารถตั้ง Canned Response แบบกำหนดเองสำหรับ Sender/Topic เฉพาะได้ Yaara เคยอธิบายรายละเอียด
การเตรียมสุดท้ายก่อนออกจากไป
จะน่าผิดหวังหากระบบที่ตั้งไว้ล้มเหลว คิดถึง Stress ตอนกลับ ทดสอบ Out of office messages และ Forwards ก่อนออกไปสำคัญมาก ใช้ Secondary email และ Dummy filters ทดสอบ Autoresponders, Filters, Forwards
เรื่องน่าแดดจนเท่าไหร่: Vacation Responder ยัง Active หลังกลับบ้านนาน หากมี To-Do list หรือปฏิทิน สร้าง Task/Schedule ปิด Autoresponder และ/หรือ Filters ตอนกลับ
สรุปขั้นตอนทั้งหมดจาก Steve Dotto:
ตอนกลับมาทำอะไร?
หวังว่าระบบทำงาน และอีเมลด่วนถูกจัดการโดยเพื่อนร่วมงาน พร้อมจัดการ Inbox ทำตามขั้นตอน:
- ปิด Vacation Responder
- Disable Vacation-specific Filters & Forwards
- จัดการ Inbox ด้วย Inbox Zero Strategy ด้านบน
- เช็ค Sent folder หรือ Label ที่ใช้ ดูว่าอีเมลไหน Forward หรือได้ Canned Response
- ติดต่อเพื่อนร่วมงานที่จัดการอีเมลด่วน ขอ Update
- Follow up ที่จำเป็น
- Re-subscribe Newsletter หากต้องการ
ทำได้ใน Email Clients อื่นไหม?
แน่นอน ตั้ง Auto-response filters ใน Thunderbird ได้ (เคยครอบคลุม) Outlook ก็ตั้ง Out of Office ได้
ใช้ Email Client อื่น? หรือมีเคล็ดลับเพิ่ม? แชร์คำถาม/ข้อมูลในความคิดเห็นได้เลย!
