วิธีตั้งค่าอีเมลตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานก่อนเดินทาง

คุณไม่อยากไปเที่ยวพักผ่อนบ้างหรือโดยที่รู้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องเช็คอีเมล หากคุณไม่สามารถพึ่งพาผู้ช่วยในการดูแลการสื่อสารดิจิทัลของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ ข้อความ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" คือสิ่งที่ดีที่สุดรองลงมา

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าระบบตอบกลับอัตโนมัติด้วย Gmail และสิ่งที่ควรคำนึงถึง

ลดภาระก่อนออกเดินทาง

อย่าลืมล้างกล่องจดหมายของคุณและตอบกลับคำขอที่เปิดอยู่ก่อนออกเดินทาง สื่อสารว่าคุณจะไม่อยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มวันที่ของเวลาว่างที่กำหนดไว้ในลายเซ็นอีเมลของคุณเป็นเวลาหนึ่งหรือสองสัปดาห์ก่อนการเดินทาง วิธีนี้จะทำให้ผู้ติดต่อของคุณมีโอกาสน้อยที่จะล้นกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณไม่อยู่

หากคุณยังไม่มีระบบสำหรับจัดการอีเมล นี่เป็นเวลาที่จะทำความคุ้นเคยกับ Inbox Zero Flowchart โดยสังเขป ให้ลบอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง มอบหมายงานที่คุณไม่สามารถแก้ไขได้ แก้ปัญหาทันทีหากใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที หรือใส่ไว้ในรายการสิ่งที่ต้องทำหากใช้เวลานานกว่านั้น

คุณอาจต้องการยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวทางอีเมลด้วย หากคุณไม่อยู่เป็นเวลานาน

เตรียมระบบตอบกลับอัตโนมัติของอีเมล

ไม่ว่าคุณจะสื่อสารเรื่องวันหยุดตามกำหนดการของคุณได้ดีเพียงใด ผู้คนก็ยังพยายามติดต่อคุณ ระบบตอบรับอัตโนมัติจะเตือนพวกเขาถึงการขาดงานของคุณ ปฏิบัติตามกลยุทธ์นี้:

• เพิ่ม ข้อมูลติดต่อสำหรับเรื่องเร่งด่วน ไปยังระบบตอบกลับอัตโนมัติของคุณ ซึ่งอาจเป็นที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้หรือหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถติดต่อคุณได้ในกรณีฉุกเฉิน
• ตั้งค่าระบบตอบรับอัตโนมัติเฉพาะบุคคลในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ . วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้มีคนสุ่มจับหมายเลขฉุกเฉินของคุณหรือรายละเอียดการติดต่ออื่นๆ
• ตั้งค่า ส่งต่อสำหรับอีเมลสำคัญ . หากคุณคาดหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะหรือในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลสำคัญเหล่านั้นถูกส่งไปยังเพื่อนร่วมงานที่สามารถตอบกลับได้ทันที

ตั้งค่า Gmail Vacation Responder

คุณค้นหา Vacation Responder . ของ Gmail ได้ ภายใต้การตั้งค่าทั่วไป คลิกล้อเฟืองที่ด้านบนขวาของกล่องจดหมายและเลื่อนไปที่ด้านล่างของ ทั่วไป แท็บ เลือกวันที่ เขียนข้อความของคุณใน WYSIWYG (จัดรูปแบบ / rich text) หรือ ข้อความธรรมดา และเปิดการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน เพื่อป้องกันไม่ให้คนแปลกหน้าหรือนักส่งสแปมได้รับข้อมูลติดต่อเพิ่มเติมหรือเรียนรู้ว่าบัญชีอีเมลของคุณมีการใช้งานอยู่ ให้เลือกส่งเฉพาะการตอบกลับไปยังบุคคลในรายชื่อติดต่อของคุณ . Gmail ให้คุณตั้งค่า วันสุดท้ายเป็นวันแรกและเป็นทางเลือกได้ หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องปิดระบบตอบรับอัตโนมัติเมื่อกลับมา

ส่งต่ออีเมลที่เลือกโดยใช้ตัวกรอง Gmail

การตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนเป็นข้อความมาตรฐานที่ส่งถึงทุกคน (ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ) ขณะใช้งานอยู่ (ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ) ที่ส่งอีเมลถึงคุณ ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น อีเมลบางฉบับอาจต้องการคำตอบในทันทีและเป็นส่วนตัว นี่คือที่มาของตัวกรองของ Gmail

โปรดทราบว่าใน Gmail คุณสามารถส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่อีเมลที่ได้รับการยืนยันเท่านั้น หากคุณต้องการส่งต่ออีเมลไปยังเพื่อนร่วมงาน คุณจะต้องขอความช่วยเหลือจากพวกเขา คลิกฟันเฟืองที่ด้านบนขวาของกล่องจดหมาย Gmail เลือก การตั้งค่า และสลับไปที่ แท็บการส่งต่อและ POP/IMAP . คลิก เพิ่มที่อยู่สำหรับส่งต่อ ป้อนที่อยู่อีเมลสำหรับส่งต่อแล้วคลิก ถัดไป เพื่อเรียกใช้อีเมลยืนยัน เพื่อนร่วมงานของคุณจะได้รับรหัสและคำแนะนำในการยืนยันคำขอ หากพวกเขาส่งต่ออีเมลถึงคุณ คุณยังสามารถป้อนรหัสยืนยันด้วยตนเองเพื่อยืนยันที่อยู่อีเมลของพวกเขาได้

หากต้องการตั้งค่าตัวกรอง ให้ขยายตัวเลือกการค้นหาเหนือกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ส่งใน จาก ฟิลด์หรือคีย์เวิร์ดใน เรื่อง หรือ มีคำ สนาม. คุณเพิ่มที่อยู่อีเมลได้หลายรายการและใช้ตัวดำเนินการค้นหาเพื่อเชื่อมต่อคีย์เวิร์ดหลายคำ

คลิก สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้ ที่ด้านล่างขวาและในหน้าต่างถัดไป ให้เลือกการกระทำของคุณ ในตัวอย่างที่แสดงด้านล่าง ฉันเลือกที่อยู่อีเมลสำหรับส่งต่อและใช้ป้ายกำกับกับอีเมลที่ส่งต่อ หากทำเช่นเดียวกัน คุณจะระบุอีเมลที่ส่งต่อได้อย่างรวดเร็วตามป้ายกำกับเมื่อคุณกลับจากการลาพักร้อน

แทนที่จะส่งต่ออีเมล คุณยังสามารถตั้งค่าการตอบกลับสำเร็จรูปแบบกำหนดเองสำหรับผู้ส่งหรือหัวข้อเฉพาะ ก่อนหน้านี้ Yaara ได้อธิบายว่ามันทำงานอย่างไร

การเตรียมการขั้นสุดท้ายก่อนออกเดินทาง

มันจะค่อนข้างน่าผิดหวังถ้าระบบการตั้งค่าอย่างระมัดระวังของคุณล้มเหลว ลองนึกภาพความเครียดเมื่อคุณกลับมา คุณต้องทดสอบข้อความลางานและส่งต่อก่อนออกเดินทาง คุณสามารถใช้ที่อยู่อีเมลสำรองและตัวกรองจำลองเพื่อทดสอบระบบตอบกลับอัตโนมัติ ตัวกรอง และการส่งต่อ

สิ่งที่น่าอายไม่แพ้กันก็คือถ้าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนของคุณยังคงทำงานอยู่นานหลังจากที่คุณกลับบ้าน หากคุณมีรายการสิ่งที่ต้องทำหรือปฏิทิน ให้สร้างงานหรือกำหนดเวลาเพื่อปิดระบบตอบรับอัตโนมัติและ/หรือตัวกรองเมื่อคุณกลับมา

นี่เป็นบทสรุปเล็กน้อยของขั้นตอนทั้งหมดจาก Steve Dotto:

จะทำอย่างไรเมื่อคุณกลับมา

หวังว่าระบบของคุณจะทำงานและอีเมลด่วนทั้งหมดจะได้รับการจัดการโดยเพื่อนร่วมงานที่เป็นมิตรของคุณ เมื่อคุณพร้อมที่จะจัดการกับกล่องจดหมายของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• ปิดการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน
• ปิดใช้งานตัวกรองและการส่งต่อเฉพาะวันหยุด
• สำรวจกล่องจดหมายของคุณโดยใช้กลยุทธ์ Inbox Zero ที่ระบุไว้ด้านบน
• ตรวจสอบโฟลเดอร์ส่งแล้วหรือป้ายกำกับที่คุณใช้เพื่อดูว่าอีเมลใดที่ส่งต่อหรือได้รับการตอบกลับสำเร็จรูป
• ติดต่อเพื่อนร่วมงานที่จัดการอีเมลด่วนและขอให้พวกเขาแจ้งให้คุณทราบ
• ติดตามผลเมื่อจำเป็น
• สมัครรับจดหมายข่าวอีกครั้งหากต้องการ

สามารถทำได้ในโปรแกรมรับส่งเมลอื่น ๆ หรือไม่

แน่นอน. คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองการตอบกลับอัตโนมัติในธันเดอร์เบิร์ดซึ่งเราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ Outlook ยังให้คุณตั้งค่าประกาศลางานได้

คุณใช้โปรแกรมรับส่งเมลอื่นหรือมีเคล็ดลับเพิ่มเติมในการจัดการอีเมลตอบกลับอัตโนมัติหรือไม่ โปรดพูดและแบ่งปันคำถามหรือข้อมูลเชิงลึกของคุณในความคิดเห็น!