แม้ตอนนี้เราจะมีแพลตฟอร์มการสื่อสารหลายตัวที่เสนอฟีเจอร์เฉพาะสำหรับเวิร์กโฟลว์ทำงานร่วมกัน แต่อีเมลยังคงมีบทบาทสำคัญในชีวิตเรา โดยเฉพาะสำหรับการสนทนากับคนนอกวงกลมส่วนตัว
ปัญหาคือ คุณยังรอคำตอบอยู่ และคุณพบว่าตัวเองสงสัยว่าอีเมลของคุณถูกเปิดและอ่านบ่อยแค่ไหน นี่คือขั้นตอนสำคัญสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณ:
1. เริ่มต้นด้วยหัวข้อที่น่าสนใจ
การให้'impression' ครั้งแรกเป็นสิ่งสำคัญที่สุด จึงจำเป็นต้องมีหัวข้อที่ทรงพลังเมื่อส่งอีเมล — โดยเฉพาะหากคุณต้องการให้คนเปิดมัน หัวข้อคือสิ่งแรกที่คนเห็น จึงต้องดึงดูดความสนใจและทำให้พวกเขาอยากรู้เพิ่มเติม หากหัวข้อของคุณน่าเบื่อหรือดูเหมือนสแปม มีโอกาสดีที่คนจะไม่เปิดอีเมล
ในทางกลับกัน หากหัวข้อน่าสนใจ พวกเขาจะเปิดอีเมลและอ่านสิ่งที่คุณเขียน คุณมีเพียงไม่กี่วินาทีในการดึงดูดความสนใจ ให้มันนับ
นี่คือเคล็ดลับสำหรับเขียนหัวข้อที่ดีขึ้น:
- หลีกเลี่ยงการเขียนประโยคที่ดูดีจนไม่น่าเชื่อ
- ทำให้หัวข้อส่วนตัวโดยเพิ่มชื่อผู้รับ ชื่อคุณ หรือสิ่งอื่นที่บอกว่าอีเมลนี้หมายถึงพวกเขา
- อย่าเขียนหัวข้อคำเดียวอย่าง "สวัสดี", "เฮ้", หรือ "ไฮ"
- ดึงดูดความสงสัยผู้รับด้วยการเขียนสิ่งที่พวกเขาอาจไม่รู้
- หลีกเลี่ยงคำกระตุ้นสแปมที่ทำให้อีเมลตกกล่องจดหมายขยะ ตัวอย่าง: 100% ฟรี, $$$, เพิ่มรายได้เป็นสองเท่าตอนนี้, ถูก, อย่าลบ, ครั้งเดียวในชีวิต
- หลีกเลี่ยดเครื่องหมายอ้วนและตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งประโยค
จำไว้ว่าคนยุ่งและรับอีเมลเยอะทุกวัน อย่าทำให้ซับซ้อนด้วยหัวข้อยาวหรือซับซ้อนเกินไป หัวข้อสั้นและตรงไปตรงมาเป็นที่เหมาะสม เพราะทำให้อ่านง่ายสำหรับทุกคนที่รับ
2. เขียนประโยคเปิดตัวที่ดึงดูด
เช่นที่กล่าวมา คุณไม่มีพื้นที่มากในการดึงดูดความสนใจผู้รับด้วยหัวข้อ หลักการเดียวกันใช้กับประโยคเปิดตัวของอีเมล
ประโยคเปิดตัวควรน่าสนใจและดึงดูดพอให้ผู้รับอยากอ่านต่อ และควรสรุปว่าอีเมลส่วนที่เหลือเกี่ยวกับอะไร หากเป็นไปได้ ลองหลีกเลี่ยงการนำเสนอหัวข้อใหม่ในประโยคเปิดตัว เพราะอาจทำให้ผู้อ่านสับสน
นี่คือเคล็ดลับบางอย่างช่วย:
- เริ่มด้วยคำถาม การถามคำถามผู้อ่านเป็นวิธีดีที่จะดึงดูดและทำให้สนใจสิ่งที่คุณเขียน
- ทำสังเกตการณ์หรือแชร์สถิติที่จะจับตาผู้อ่าน
- แชร์เรื่องราวส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อ
- หากต้องการให้ผู้อ่านให้ความสนใจ ประโยคเปิดตัวควรเป็นเอกลักษณ์และโดดเด่นจากอีเมลอื่นที่พวกเขาได้รับ หลีกเลี่ยงบรรทัดเปิดตัวที่เกินมา เช่น "หวังว่าคุณจะสบายดี" หรือ "หวังว่าทุกอย่างจะดีด้วยคุณ" ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์อีเมลหรือผู้รับ คุณอาจเลือกสิ่งสนุกและสร้างสรรค์อย่าง "หวังว่าคุณดื่มกาแฟไปแล้ว" หรือ "สัญญาว่าอีเมลนี้สั้นกว่าอีเมลก่อนหน้า"
3. ตรวจสอบสะกดและไวยากรณ์
คุณน่าจะใช้อีเมลในบริบทมืออาชีพ และวิธีที่มีประสิทธิภาพเพิ่มอัตราการเปิดคือการเขียนอีเมลที่เขียนดีและไร้ข้อผิดพลาด ข้อผิดพลาดสะกดและไวยากรณ์ทำให้คุณดูไม่มืออาชีพและขยะขยาด
หากคุณไม่มั่นใจในทักษะการแก้ไขของตัวเอง 最好ขอให้คนอื่นตรวจสอบอีเมลก่อนส่ง คู่ตาใหม่ช่วยจับข้อผิดพลาดที่คุณพลาดได้
ทางเลือกอื่น คุณสามารถใช้เครื่องมือแก้ไขอย่าง Grammarly หรือ Hemingway App เพื่อปรับปรุงอีเมล แค่ตรวจสอบเวอร์ชันที่แก้ไขแล้วให้แม่นยำก่อนกดส่ง
4. กระชับ — ตรงประเด็น
ไม่มีใครชอบอ่านอีเมลยาวๆ ที่เบียนเบียน และการเขียนที่ขยายเวียนๆ หลายย่อหน้าโดยไม่เข้าประเด็น มักถูกเพิกเฉยหรือลบ
ตอนเขียนอีเมล ให้เข้าประเด็นทันที และหลีกเลี่ยงการเลี้ยวล้อ นี่จะช่วยให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ หากคุณมีข้อมูลเยอะที่จะแชร์ ลองแบ่งเป็นชิ้นเล็กๆ เพื่อให้ผู้รับทüketง่าย ใช้หัวข้อและรายการที่เป็นไปได้เพื่อจัดระเบียบความคิด และทำให้พวกเขาสแกนอ่านอีเมลของคุณได้เร็ว
5. ให้ข้อมูลที่มีประโยชน์
กำจัดคำเติมและวลีอย่าง "แค่", "จริงๆ", และ "มาก" พวกมันไม่เพิ่มคุณค่าให้ข้อความของคุณ
คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ย่อหรือภาษาเฉพาะทาง เว้นแต่คุณรู้ว่าผู้อ่านคุ้นเคยกับมันมาก่อน นี่จะทำให้อีเมลของคุณเข้าถึงได้แม้บางคนไม่มีความรู้เฉพาะทางเกี่ยวกับสิ่งที่คุณพูดถึง
หากมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับกิจกรรมหรือหัวข้อที่ใครต้องการก่อนตัดสินใจ ให้รวมไว้ทันที เพื่อไม่ให้พวกเขาพลาดสิ่งสำคัญขณะอ่านต่อ
6. ส่งอีเมลในเวลาที่เหมาะสม
ไม่มีเวลาที่สมบูรณ์แบบสำหรับส่งอีเมล — ขึ้นอยู่กับเนื้อหาข้อความและสิ่งที่คุณต้องการจากผู้รับ แค่ระมัดระวังเวลาที่คนน่าจะว่าง และปรับตามนั้น
เช่น หากคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับกิจกรรมเฉพาะ สิ่งสำคัญคือหลีกเลี่ยงการส่งเร็วเกินไปหรือช้เกินไป หากเป็นไปได้ ลองจัดตารางในเวลาที่เหมาะสม เช่น ระหว่างเวลาทำงาน
ปรับปรุงอัตราการเปิดและผู้อ่านอีเมลของคุณ
การที่อีเมลของคุณไม่ถูกอ่าน สามารถส่งผลกระทบรุนแรงต่อประสิทธิภาพและความมีกำไรของธุรกิจคุณ
มีหลายเหตุผลที่คนเพิกเฉยอีเมลของคุณ บางอย่างอยู่นอกเหนือจากการควบคุมของคุณ แต่การนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้สามารถช่วยปรับปรุงอัตราการเปิด จำนวนผู้อ่าน และการตอบกลับอีเมลของคุณได้
