แม้ว่าตอนนี้เรามีแพลตฟอร์มการสื่อสารหลายแพลตฟอร์มที่นำเสนอคุณลักษณะที่แตกต่างกันสำหรับเวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันที่มากขึ้น แต่อีเมลยังคงมีบทบาทสำคัญในชีวิตของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสนทนากับผู้คนนอกแวดวงส่วนตัวของเรา
ปัญหาคือ คุณยังคงรอการตอบกลับ และคุณพบว่าตัวเองสงสัยว่าอีเมลของคุณถูกเปิดและอ่านมากกว่าที่คุณจะนับได้หรือเปล่า ต่อไปนี้คือขั้นตอนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณ:
1. เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องที่น่าสนใจ
ความประทับใจแรกพบคือทุกสิ่ง ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องมีหัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพเมื่อส่งอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการให้บุคคลนั้นเปิด หัวเรื่องเป็นสิ่งแรกที่ผู้คนเห็น จึงต้องกระตุ้นความสนใจและทำให้พวกเขาต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม หากหัวเรื่องของคุณไม่สุภาพหรือเป็นสแปม มีโอกาสสูงที่บุคคลนั้นจะไม่เปิดอีเมล
ในทางกลับกัน หากหัวเรื่องน่าสนใจ พวกเขาก็มักจะเปิดอีเมลและอ่านสิ่งที่คุณเขียน คุณมีเวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการดึงดูดความสนใจของใครบางคน ดังนั้นทำให้พวกเขามีค่า
เคล็ดลับในการเขียนหัวเรื่องให้ดีขึ้นมีดังนี้
- หลีกเลี่ยงการเขียนประโยคที่ดีเกินจริง
- ปรับแต่งหัวเรื่องของคุณโดยเพิ่มชื่อผู้รับ ชื่อของคุณ หรืออย่างอื่นที่ทำให้พวกเขารู้ว่าอีเมลของคุณมีไว้สำหรับพวกเขา
- อย่าเขียนหัวเรื่องที่มีคำเพียงคำเดียว เช่น "สวัสดี" "สวัสดี" หรือ "สวัสดี"
- กระตุ้นความอยากรู้ของผู้รับด้วยการเขียนสิ่งที่พวกเขาอาจไม่รู้
- หลีกเลี่ยงการใช้ทริกเกอร์ที่เป็นสแปมซึ่งอาจทำให้อีเมลของคุณอยู่ในกล่องขยะ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ฟรี 100% $$$ เพิ่มรายได้ของคุณเป็นสองเท่าตอนนี้ ราคาถูก ไม่ต้องลบ ครั้งเดียวในชีวิต เพียงเพื่อชื่อบางส่วน
- หลีกเลี่ยงเครื่องหมายอัศเจรีย์หรือตัวพิมพ์ใหญ่
จำไว้ว่าผู้คนมีงานยุ่งและได้รับอีเมลนับไม่ถ้วนทุกวัน ดังนั้นอย่าใช้เรื่องที่ซับซ้อนเกินไปโดยใช้หัวเรื่องที่ยาวเกินไปหรือซับซ้อนเกินไป หัวเรื่องที่สั้นและตรงไปตรงมาเหมาะอย่างยิ่งเพราะช่วยให้อ่านได้ง่ายสำหรับทุกคนที่ได้รับ
2. เขียนประโยคเปิดของนักฆ่า
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณไม่มีพื้นที่มากพอที่จะดึงดูดความสนใจของผู้รับด้วยหัวเรื่องของคุณ หลักการเดียวกันนี้ใช้กับประโยคเริ่มต้นของอีเมลของคุณ
ประโยคเปิดของคุณควรมีความลวงและน่าสนใจพอที่จะทำให้ผู้รับของคุณต้องการอ่านมากขึ้น และควรสรุปว่าอีเมลที่เหลือเกี่ยวกับอะไร หากเป็นไปได้ พยายามหลีกเลี่ยงการแนะนำหัวข้อใหม่ในประโยคเปิด เพราะอาจทำให้ผู้อ่านสับสนได้
เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่จะช่วยคุณได้มีดังนี้:
- เริ่มต้นด้วยคำถาม การถามคำถามกับผู้อ่านเป็นวิธีที่ดีในการทำให้พวกเขามีส่วนร่วมและทำให้พวกเขาสนใจในสิ่งที่คุณเขียน
- ทำการสังเกตหรือแบ่งปันสถิติที่จะดึงดูดความสนใจของผู้อ่านของคุณ
- แบ่งปันเรื่องราวส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อ
- หากคุณต้องการให้ผู้อ่านให้ความสนใจ โปรแกรมเปิดอีเมลของคุณควรมีเอกลักษณ์และโดดเด่นกว่าที่อื่นๆ ที่พวกเขาได้รับ หลีกเลี่ยงการเปิดประโยคซ้ำซาก เช่น “ฉันหวังว่าสิ่งนี้จะพบคุณเป็นอย่างดี” หรือ “หวังว่าทุกอย่างจะผ่านไปด้วยดีจากคุณ” ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของอีเมลหรือผู้รับของคุณ คุณอาจไปหาอะไรสนุกๆ และสร้างสรรค์ เช่น “ฉันหวังว่าคุณจะดื่มกาแฟแล้ว” หรือ “ฉันสัญญาว่าอีเมลนี้จะสั้นกว่าฉบับก่อนๆ”
3. ขัดเกลาการสะกดและไวยากรณ์ของคุณ
คุณมักจะใช้อีเมลในการตั้งค่าแบบมืออาชีพ และวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงอัตราการเปิดของคุณคือการมีอีเมลที่เขียนได้ดีและปราศจากข้อผิดพลาด การพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพและเลอะเทอะได้
หากคุณไม่มั่นใจในทักษะการแก้ไขด้วยตนเอง วิธีที่ดีที่สุดคือให้คนอื่นตรวจทานอีเมลของคุณก่อนส่ง ดวงตาที่สดใสสามารถช่วยให้คุณจับข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดได้
หรือคุณสามารถใช้เครื่องมือแก้ไข เช่น Grammarly หรือแอพ Hemingway เพื่อขัดเกลาอีเมลของคุณ เพียงต้องแน่ใจว่าได้ตรวจสอบเวอร์ชันที่ถูกต้องอีกครั้งเพื่อความถูกต้องก่อนที่จะกดส่ง
4. กระชับ—ได้ตรงประเด็น
ไม่มีใครชอบอ่านอีเมลที่ยาวและคดเคี้ยว และงานเขียนที่ท่องไปในย่อหน้าโดยไม่ได้เข้าประเด็นมักจะถูกละเลยหรือลบทิ้ง
เมื่อเขียนอีเมล ให้ตอบตรงประเด็นและหลีกเลี่ยงการตีประเด็น วิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อความของคุณได้รับการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่จะแบ่งปัน ให้ลองแบ่งข้อมูลออกเป็นชิ้นเล็กๆ เพื่อให้ผู้รับของคุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น ใช้หัวเรื่องและรายการหากเป็นไปได้เพื่อจัดระเบียบความคิดของคุณ และทำให้ง่ายต่อการอ่านผ่านอีเมลของคุณอย่างรวดเร็ว
5. ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์
กำจัดคำและวลีที่ใช้เติม เช่น "แค่" "จริงๆ" และ "มาก" มันไม่เพิ่มคุณค่าให้กับข้อความของคุณ
คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำย่อหรือศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรม เว้นแต่คุณจะรู้ว่าผู้อ่านของคุณคุ้นเคยกับคำเหล่านี้มาก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณยังคงสามารถเข้าถึงได้แม้ว่าบางคนจะไม่มีความรู้เฉพาะด้านเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังสนทนา
หากมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับกิจกรรมหรือหัวข้อที่ต้องการก่อนตัดสินใจ โปรดระบุข้อมูลนี้ทันที เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่พลาดสิ่งที่สำคัญในขณะที่อ่านอีเมลที่เหลือของคุณ
6. ส่งอีเมลในเวลาที่เหมาะสม
ไม่มีเวลาใดที่สมบูรณ์แบบในการส่งอีเมล—ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของข้อความและสิ่งที่คุณต้องการจากผู้รับ เพียงคำนึงถึงเวลาที่ผู้คนมักจะว่างและปรับตัวตามนั้น
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง คุณจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงการส่งเร็วเกินไปหรือสายเกินไป หากเป็นไปได้ พยายามจัดตารางเวลาสำหรับช่วงเวลาที่เหมาะสม เช่น ในช่วงเวลาทำงาน
ปรับปรุงอัตราการเปิดและจำนวนผู้อ่านอีเมลของคุณ
การที่อีเมลของคุณไม่ได้อ่านอาจส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อประสิทธิภาพการทำงานและผลกำไรของธุรกิจของคุณ
มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้ผู้คนเพิกเฉยต่ออีเมลของคุณ ซึ่งบางเหตุผลอยู่เหนือการควบคุมของคุณ อย่างไรก็ตาม การใช้เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยปรับปรุงอัตราการเปิด ผู้อ่าน และการตอบกลับอีเมลของคุณได้
