จัดการและร่วมมือโปรเจกต์อีเมลใน Gmail ด้วย Streak [Chrome]

Streak เป็นแอดออนจัดการโปรเจกต์ Gmail อันทรงพลังสำหรับ Chrome มาพร้อมเทมเพลทสำหรับโปรเจกต์หลายประเภท เช่น การสนับสนุนลูกค้าหรือวางแผนงาน ใน Streak โปรเจกต์เรียกว่า pipelines คุณสามารถเพิ่มกล่อง (boxes) เข้าไปใน pipelines เติมข้อมูลในกล่อง เช่น อีเมลเข้า-ออก ความคิดเห็น คนรับผิดชอบ ฯลฯ และติดตามความคืบหน้าของแต่ละกล่อง

สิ่งที่ทำให้แอดออนนี้เก๋จริงๆ คือ คุณสามารถแชร์ pipeline กับคนในทีม และร่วมมือในโปรเจกต์นั้น Streak เพิ่มเลเยอร์ใหม่ทั้งชั้นให้ Gmail และทำให้การจัดการโปรเจกต์เบสอีเมลง่ายและเข้าถึงได้

การติดตั้ง Streak

หลังติดตั้ง Streak จาก Chrome Web Store ล็อกอินเข้าบัญชี Gmail และให้สิทธิ์เข้าถึง Streak โดยคลิกปุ่มที่เห็นในภาพด้านล่าง

Streak จะขอเข้าถึงที่อยู่อีเมล Google Calendar, Mail, Contacts และ Profile Information ของคุณ เมื่อให้สิทธิ์แล้ว คุณสามารถตั้งค่าโปรเจกต์แรกกับ Streak คุณควรสังเกตเห็นว่ามีส่วนหัวใหม่เพิ่มในแถบข้างของ Gmail - Pipelines

การตั้งค่าโปรเจกต์หรือ Pipeline กับ Streak

เพื่อวัตถุประสงค์ของบทความนี้ ผมจะสาธิต Streak ด้วยโปรเจกต์วางแผนเดินทาง (Trip Planning) Streak รองรับประเภทโปรเจกต์หรือ pipeline แบบมืออาชีพและส่วนตัวดังต่อไปนี้:

• Sales / CRM
• Hiring
• Email Support
• Dealflow
• Fundraising
• Product Development
• Bug Tracking
• Journalism
• Event Planning
• Trip Planning
• Wedding Planning
• Lending
• Custom Pipeline

โปรเจกต์ทั้งหมดของคุณแสดงอยู่ใต้ส่วนหัว pipelines ในแถบข้าง Gmail แต่ละโปรเจกต์จัดระเบียบคล้ายกล่องจดหมายเข้าแยก โปรเจกต์ประกอบด้วยกล่องที่ผ่านขั้นตอนต่างๆ กล่องคือองค์ประกอบอิสระของโปรเจกต์หรือ pipeline ในตัวอย่าง พวกเขาอาจแทนส่วนของการเดินทาง

สถานะโปรเจกต์สรุปในแถบด้านบน แต่ละฟิลด์แทนขั้นตอนโปรเจกต์ คุณสามารถปรับแต่งขั้นตอนเหล่านั้นและเพิ่มเติมได้หากจำเป็น สำหรับการเดินทาง ขั้นตอนเพิ่มเติมอาจเป็นการรับอนุมัติจากผู้เข้าร่วมทุกคนก่อนจอง

คุณสามารถเพิ่มกล่องได้ไม่จำกัด และในอุดมการณ์ พวกเขาจะเดินผ่านขั้นตอนโปรเจกต์ทุกขั้นตอน สำหรับแต่ละกล่อง คุณสามารถมอบหมายผู้รับผิดชอบ ระบุต้นทุน สถานที่ และอะไรก็ตามที่คุณต้องการ อีกครั้ง คุณสามารถปรับแต่งคอลัมน์แต่ละอันและเพิ่มเติมได้

การจัดการโปรเจกต์ด้วย Streak

เมื่อคุณวางโครงร่างโปรเจกต์คร่าวๆ และเข้าสู่ขั้นตอนแรก คุณจะเริ่มรับอีเมลเกี่ยวกับกล่อง (องค์ประกอบ) ต่างๆ ของโปรเจกต์ ถึงเวลาสังเกตปุ่ม Boxes ใหม่ด้านบนของทุกอีเมลที่คุณอ่าน คุณสามารถใช้ปุ่มนี้เพื่อเพิ่มอีเมลเข้าไปในกล่องโปรเจกต์ หรือสร้างกล่องใหม่เมื่อจำเป็น

เมื่อคุณกลับไปภาพรวมโปรเจกต์ คุณสามารถเปิดแต่ละกล่องและดูว่าอีเมลไหนถูกเพิ่ม และอะไรเกิดขึ้นในระหว่างทาง สำหรับแต่ละกล่อง คุณสามารถทิ้งความคิดเห็น ตั้งเตือน หรือ unfollow การอัปเดต หากมันไม่เกี่ยวข้องกับคุณอีกต่อไป

ภาพรวมการเปลี่ยนแปลงล่าสุดทั้งหมดในโปรเจกต์เข้าถึงได้ผ่านแท็บ updates เมื่อคุณดูภาพรวมโปรเจกต์ สังเกตปุ่มสีเทาทางขวาบน คลิกเพื่อเปิดและปิดแท็บ updates คลิกลูกศรเล็กเพื่อเปิดเมนูและเลือกว่าอัปเดตไหนที่คุณอยากเห็น

การร่วมมือกับผู้อื่นบน Streak

Streak เยี่ยมสำหรับจัดการโปรเจกต์เดี่ยว อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ทำให้มันทรงพลังจริงคือ คุณสามารถแชร์โปรเจกต์ (pipelines) แต่ละอัน และร่วมมือกับผู้อื่น เปิดโปรเจกต์และคลิกปุ่มสีน้ำเงิน Share ด้านบนเพื่อเปิด Sharing Settings ที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนโปรเจกต์จากส่วนตัวเป็นแชร์และเพิ่มคนเข้าโปรเจกต์

หากบุคคลที่คุณแชร์ pipeline กำลังใช้ Streak อยู่แล้ว โปรเจกต์จะปรากฏในรายการของพวกเขาอัตโนมัติ หากยังไม่ใช้ Streak พวกเขาจะได้อีเมลอธิบายว่า pipeline ถูกแชร์กับพวกเขา และต้องติดตั้ง Streak เพื่อเข้าถึง

การสาธิต Streak สำหรับ Customer Support

เนื่องจาก Streak ซับซ้อน มันค่อนข้างยากอธิบาย มันเข้าใจง่ายกว่าเมื่อเห็นในการทำงาน นี่คือการสาธิต Streak สำหรับ pipeline การสนับสนุนลูกค้า

https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk

ฟีเจอร์เพิ่มเติม: Send Later และ Snippets

Streak มาพร้อมฟีเจอร์เก๋อีกสองอย่าง แรก คุณสามารถจัดตารางส่งอีเมลภายหลังได้ตอนนี้ สอง คุณสามารถสร้าง snippets จากข้อความที่คุณส่งซ้ำ และสร้างเทมเพลทและประหยัดเวลาอีเมลในอนาคต

โปรดบอกเราว่าคุณคิดอย่างไรกับ Streak เมื่อคุณลองแล้ว และหากคุณรู้เครื่องมือเก๋คล้ายๆ สำหรับ Gmail หรือ Chrome โปรดแชร์!