ยิ่งใช้ Outlook มาก ยิ่งเมลบ็อกซ์ใหญ่ คล้ายกับเอกสารกองกันบนโต๊ะ ทำอย่างไรให้เป็นระเบียบ? ในความเป็นจริงคุณจัดเรียงเอกสารสำคัญเก็บไว้ ทิ้งที่ไม่สำคัญ Outlook ทำได้เช่นกันด้วยฟีเจอร์ Archive
ทุกเวอร์ชัน Outlook รองรับ Archive มีหลายวิธี: ใช้ AutoArchive จัดการเมลเก่า/นัดหมาย/งานอัตโนมัติ, ใช้ Manual Archive ย้ายเมลไปโฟลเดอร์เฉพาะ, หรือวิธีเร็วที่สุดคือใช้ปุ่ม Archive ในเมนู File
Outlook มีโฟลเดอร์ Archive เริ่มต้นที่ลบไม่ได้ การ Archive ช่วยให้ Inbox สะอาด ค้นหาเมลเก่ายิ่งสะดวก
ด้านล่างคือคู่มือ Archive ทุกวิธี เริ่มกันเลย!
วิธี 1: Archive เมลด้วยการกระทำเดียว (Manual Archive with Single Action)
วิธีเร็วที่สุดสำหรับย้ายเมล 1 หลายฉบับไปโฟลเดอร์ Archive เมลที่ Archive ยังคงค้นหาได้จาก Search box หรือเข้าโฟลเดอร์ Archive โดยตรง ดูบนมือถือได้จากโฟลเดอร์ Archive วิธีทำใน Outlook 2016:
- เปิด Outlook เลือกเมล 1 หรือหลายฉบับใน Inbox หรือโฟลเดอร์อื่น
- คลิกไอคอน Archive ในกลุ่ม Delete (ไอคอน Archive เห็นได้ใน Ribbon เฉพาะ Outlook 2016)
หมายเหตุ: กดปุ่ม Backspace ก็ทำได้เหมือนกัน - เมลจะอยู่ในโฟลเดอร์ Archives
หมายเหตุ: โฟลเดอร์ Archive สร้างอัตโนมัติแม้ไม่เคยใช้ หากไม่เห็น ไป File > Office Account > Update Options คลิก Update Now
วิธี 2: ใช้ฟีเจอร์ AutoArchive
Outlook มีฟีเจอร์ AutoArchive สำหรับ Archive อัตโนมัติทุกช่วงเวลา ทุกเวอร์ชันรองรับ แตกต่างคือ Outlook 2010 ขึ้นไป ปิด AutoArchive ไว้โดยค่าเริ่มต้น
หลังเปิด AutoArchive สามารถตั้งค่าแต่ละโฟลเดอร์ได้ จำไว้ว่า เมลที่ Archive จะย้ายไป PST file อื่น และไม่เหลือใน PST หลัก
วิธีเปิดและตั้งค่า AutoArchive
- ไป File > Options คลิกแท็บ Advanced คลิก AutoArchive Settings
หมายเหตุ: Outlook 2007 และก่อนหน้า อยู่ที่ Tools > Options > Other - หากทุกอย่างมืด (grayed out) ติ๊ก Run AutoArchive เพื่อเปิดใช้งาน
- ตั้งค่าความถี่ AutoArchive เริ่มต้น 14 วัน หากอยากสะอาด ตั้ง 2-6 วัน
- ติ๊ก Prompt before AutoArchive runs เพื่อแจ้งเตือนก่อนรัน (แนะนำเปิดไว้ เพราะอาจรบกวนงาน)
- ติ๊ก Delete expired email เพื่อไม่ให้ Archive เต็มไปด้วยเมลหมดอายุ หากปิด Archive or Delete old items จะลบเฉพาะเมลหมดอายุ
- ติ๊ก Show archive folder in folder list เพื่อให้เห็นโฟลเดอร์ Archive ใน Outlook
- ตั้งค่าโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับ Archive
- เปิด toggle Move old items to คลิก Browse เลือกตำแหน่งเก็บ Archive กด OK
หลังเปิดและตั้งค่า AutoArchive จะทำงานอัตโนมัติ ตรวจสอบได้จากโฟลเดอร์ Archives ว่ามีเมลเพิ่มขึ้นหรือไม่
ตั้งค่า AutoArchive แบบเฉพาะโฟลเดอร์
หลังตั้งค่า AutoArchive แล้ว สามารถเพิ่มการควบคุมโดยตั้งค่าเฉพาะโฟลเดอร์ (เช่น Deleted Items, Spam ใช้ตั้งค่าต่างจากโฟลเดอร์หลัก) หมายเหตุ: หากไม่ตั้งค่าเฉพาะโฟลเดอร์ จะใช้ค่าทั่วไป (Global settings) ที่ตั้งไว้ข้างต้น
ขั้นตอนตั้งค่าเฉพาะโฟลเดอร์:
- คลิกขวาโฟลเดอร์ที่ต้องการ เลือก Properties
- คลิกแท็บ AutoArchive จะมีตั้งค่าที่ใช้กับโฟลเดอร์นี้อย่างเดียว
- หากไม่ต้องการ Archive โฟลเดอร์นี้ คลิก Do not archive items in this folder
- หากต้องการแทนที่ค่าทั่วไป คลิก Archive this folder using these settings ปรับค่าต่างๆ แล้ว Apply
หมายเหตุ: ตั้งค่านี้ไม่ครอบคลุม Subfolders ต้องตั้งแต่ละอันแยกกัน
วิธี 3: Archive เมลด้วยตนเองผ่าน Cleanup Tools
หากไม่ชอบอัตโนมัติ มีวิธีกลาง: Archive แบบจำนวนมาก (Bulk) ควบคุมได้มากขึ้น สามารถ Archive โฟลเดอร์ทั้งหมดรวม Subfolders หากไม่อยากรอ AutoArchive ให้ทำเองและเลือกที่เก็บ ขั้นตอน:
- คลิกแท็บ File ไป Info ขยายเมนู Cleanup Tools เลือก Archive
- เลือก Archive this folder and all subfolders คลิกโฟลเดอร์ที่ต้องการ Archive
- หากต้องการ Archive ทั้ง Outlook คลิกที่อยู่อีเมลบนสุดของรายการ
- ใช้เมนูดรอปดาวน์ Archive items older than เลือกวันที่ล่าสุดที่จะ Archive (เมลเก่ากว่าวันที่นี้จะถูก Archive)
- ติ๊ก Include items with AutoArchive เพื่อ Archive เมลที่เคยยกเว้นจาก AutoArchive
- คลิก Browse เลือกตำแหน่งเก็บ PST Archive กด OK เริ่มกระบวนการ
จะเห็นเมลย้ายจากโฟลเดอร์ปกติไป PST Archive หมายเหตุ: ไฟล์ Archive ควรเข้าถึงได้ใน Outlook เป็นโฟลเดอร์ หากไม่ขึ้น ไป File > Open & Export > Open Outlook Data file เลือกไฟล์ Archive OK
