ยิ่งคุณใช้กล่องจดหมาย Microsoft Outlook มากเท่าใด กล่องจดหมายของคุณก็จะยิ่งเติบโตมากขึ้นเท่านั้น หากคุณลองคิดดู มันก็ค่อนข้างคล้ายกับการที่กระดาษมักจะกองอยู่บนโต๊ะทำงานของคุณ แต่จะทำอย่างไรเมื่อกองใหญ่โตจนต้องจัดการ? ในชีวิตจริง คุณสามารถใช้เวลาในการจัดเรียงเอกสารแต่ละฉบับและจัดเก็บเอกสารที่มีความสำคัญในขณะที่ทิ้งเอกสารที่มีความสำคัญน้อยกว่า โชคดีที่คุณสามารถสร้างกระบวนการเดียวกันใน Outlook ได้
โดยไม่มีข้อยกเว้น Outlook ทุกเวอร์ชันสนับสนุนการเก็บถาวร ยิ่งไปกว่านั้น คุณมีตัวเลือกมากมายในการเก็บถาวรรายการของคุณใน Outlook วิธีที่สะดวกที่สุดคือการใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อจัดการกับข้อความ การนัดหมาย และงานเก่าๆ อีกวิธีหนึ่งคือใช้การเก็บถาวรด้วยตนเองเพื่อย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ แต่วิธีที่รวดเร็วที่สุดคือการใช้ ที่เก็บถาวร ปุ่มที่อยู่ใน ไฟล์ เมนู
โปรดทราบว่า Outlook จะเก็บโฟลเดอร์เริ่มต้นไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บถาวรที่ไม่สามารถลบได้ การเก็บถาวรอีเมลของคุณจะช่วยให้ร้านค้าสะอาดขึ้น ทำให้ค้นหาอีเมลเก่าได้ง่ายขึ้นโดยที่กล่องจดหมายของคุณไม่กระจัดกระจาย
ด้านล่างนี้ คุณมีชุดคำแนะนำที่จะแนะนำคุณเกี่ยวกับการเก็บถาวรรายการใน Outlook ในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้ เริ่มกันเลย!
วิธีที่ 1:การเก็บถาวรข้อความด้วยตนเองด้วยการดำเนินการเพียงครั้งเดียว
วิธีนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการย้ายข้อความอย่างน้อยหนึ่งข้อความไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร ไฟล์ที่เก็บถาวรเหล่านี้จะยังคงสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางช่องค้นหาหรือโดยการนำทางไปยัง ที่เก็บถาวร โฟลเดอร์ รายการที่เก็บไว้ยังสามารถดูได้บนอุปกรณ์มือถือโดยไปที่ ที่เก็บถาวร โฟลเดอร์ ต่อไปนี้คือคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับการเก็บถาวรรายการใน Outlook 2016:
- เปิด Outlook แล้วเลือกข้อความอย่างน้อยหนึ่งข้อความในกล่องจดหมาย หรือโฟลเดอร์อื่นๆ
- คลิก ที่เก็บถาวร ไอคอนภายใน ลบ กลุ่ม. ไอคอนเก็บถาวรจะมองเห็นได้เฉพาะใน Ribbon ใน Outlook 2016
หมายเหตุ: คุณยังสามารถกด แป้น Backspace เพื่อให้ได้ผลลัพธ์แบบเดียวกัน - คุณควรจะสามารถค้นหาข้อความของคุณภายในที่เก็บถาวร โฟลเดอร์
หมายเหตุ: โฟลเดอร์เก็บถาวรจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติแม้ว่าคุณจะไม่เคยใช้งานมาก่อนก็ตาม ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์เก็บถาวร ให้ไปที่ ไฟล์> บัญชี Office> ตัวเลือกการอัปเดต และคลิกที่ อัปเดตทันที .
วิธีที่ 2:การใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติ
Outlook มีคุณลักษณะอัตโนมัติที่สามารถเก็บถาวรรายการที่เรียกว่า เก็บถาวรอัตโนมัติ คุณลักษณะนี้สามารถตั้งโปรแกรมให้เก็บถาวรรายการตามช่วงเวลาปกติได้ Outlook ทุกรุ่นรองรับการเก็บถาวร ข้อแตกต่างคือ การเก็บถาวรอัตโนมัติปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้นใน Outlook 2010 และใหม่กว่า
หลังจากเก็บถาวรอัตโนมัติ เปิดใช้งาน ผู้ใช้สามารถตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บถาวร โปรดทราบว่าเมื่อคุณเก็บถาวรอีเมล อีเมลนั้นจะถูกย้ายไปยังไฟล์ PST อื่นและจะไม่อยู่ในไฟล์ PST หลักอีกต่อไป ต่อไปนี้คือคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับการเปิดใช้งานและการใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ:
วิธีเปิดใช้งานและกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ
- หากต้องการเปิดเก็บถาวรอัตโนมัติ เปิด ไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก . เมื่อคุณอยู่ใน การตั้งค่าของ Outlook ให้คลิกปุ่ม ขั้นสูง แท็บเพื่อนำไปข้างหน้า จากนั้นคลิกที่ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ .
หมายเหตุ: ใน Outlook 2007 ขึ้นไป คุณจะพบ การเก็บถาวรอัตโนมัติ การตั้งค่าใน เครื่องมือ> ตัวเลือก> อื่นๆ . - ถ้าทุกอย่างเป็นสีเทา คุณต้องทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ เพื่อเปิดใช้งาน เก็บถาวรอัตโนมัติ
- ตอนนี้ได้เวลากำหนดค่าวิธีการเก็บถาวรอัตโนมัติแล้ว เริ่มต้นด้วยการเลือกความถี่ที่คุณต้องการให้ Auto Archive ทำงาน ค่าเริ่มต้นคือ 14 วัน แต่ถ้าคุณต้องการรักษาความสะอาด ให้ตั้งค่าไว้ที่ใดที่หนึ่งระหว่าง 2 ถึง 6.
- ถ้าคุณต้องการรับการแจ้งเตือนก่อนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติจะเริ่มขึ้น ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากแจ้งก่อนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติจะทำงาน . เป็นความคิดที่ดีที่จะเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ เนื่องจากการเก็บถาวรอัตโนมัติอาจรบกวนงานของคุณ
- เพื่อหลีกเลี่ยงการกรอกอีเมลที่ไม่จำเป็นในที่เก็บถาวร คุณควรปล่อยให้ลบอีเมลที่หมดอายุแล้ว . หากคุณปิดใช้งาน เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า เฉพาะข้อความที่หมดอายุเท่านั้นที่จะถูกลบอย่างสมบูรณ์
- ถ้าคุณต้องการให้โฟลเดอร์เก็บถาวรปรากฏให้เห็นใน Outlook คุณต้องเปิดใช้งาน แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์
- ตั้งค่าโฟลเดอร์เริ่มต้นสำหรับการเก็บถาวร
- ถัดไป เปิดใช้งานการสลับข้าง ย้ายรายการเก่าไปที่ และคลิก เรียกดู เพื่อกำหนดเส้นทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการให้รายการของคุณถูกเก็บถาวร กด ตกลง เพื่อยืนยันการตั้งค่าของคุณ
หลังจากที่คุณเปิดใช้งานและกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติแล้ว การเก็บถาวรอัตโนมัติจะทำงานโดยอัตโนมัติในเวลาที่กำหนด คุณสามารถยืนยันได้ว่าใช้งานได้โดยตรวจสอบว่า ไฟล์เก็บถาวร กำลังสร้างโฟลเดอร์
การกำหนดค่าคุณสมบัติเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับแต่ละโฟลเดอร์
หลังจากที่คุณกำหนดค่าคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติเสร็จแล้ว คุณสามารถเพิ่มชั้นการควบคุมพิเศษได้โดยการตั้งค่าคุณสมบัติเฉพาะสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ของคุณ เป็นเรื่องปกติสำหรับโฟลเดอร์ เช่น รายการที่ถูกลบ หรือ สแปม เพื่อใช้คุณสมบัติการเก็บถาวรอัตโนมัติที่แตกต่างจากโฟลเดอร์อีเมลหลักของคุณ
หมายเหตุ: หากคุณไม่ได้ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติแต่ละรายการสำหรับโฟลเดอร์ โฟลเดอร์นั้นจะใช้การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติส่วนกลางที่กำหนดค่าไว้ด้านบนโดยอัตโนมัติ
ต่อไปนี้คือคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับการตั้งค่าคุณสมบัติเก็บถาวรอัตโนมัติแต่ละรายการในโฟลเดอร์:
- คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการจัดการเป็นพิเศษ และคลิกที่ คุณสมบัติ
- คลิก เก็บถาวรอัตโนมัติ แท็บเพื่อนำไปข้างหน้า คุณสามารถเลือกการตั้งค่าที่จะนำไปใช้กับโฟลเดอร์นี้เท่านั้น
- คุณสามารถปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์นี้โดยคลิกที่ ไม่ต้องเก็บรายการในโฟลเดอร์นี้ .
- เพื่อแทนที่การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทั่วโลก ให้คลิกที่ เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้ และทำการปรับเปลี่ยนด้านล่าง คลิกสมัคร เพื่อยืนยันการตั้งค่าของคุณ
หมายเหตุ: โปรดทราบว่าการตั้งค่าเหล่านี้จะไม่นำไปใช้กับโฟลเดอร์ย่อยใดๆ ของโฟลเดอร์นี้โดยเฉพาะ คุณจะต้องแก้ไขแต่ละรายการ
วิธีที่ 3:การเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองโดยใช้เครื่องมือล้างข้อมูล
หากคุณไม่ใช่แฟนตัวยงของระบบอัตโนมัติ มีโซลูชันระดับกลางที่จะช่วยให้คุณเก็บถาวรเป็นกลุ่มด้วยการควบคุมที่มากขึ้น ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเก็บถาวรทั้งโฟลเดอร์พร้อมกับโฟลเดอร์ย่อยได้ หากคุณไม่ต้องการรอให้การเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มทำงาน คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเองและเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึก นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- คลิกที่ ไฟล์ แท็บ จากนั้นไปที่ ข้อมูล และขยายเมนูแบบเลื่อนลงจาก Cleanup Tools เลือกที่เก็บถาวร จากเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด และคลิกที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการจะเก็บถาวร
- ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรข้อมูล Outlook ทั้งหมดของคุณ ให้คลิกที่อยู่อีเมลของคุณที่ด้านบนสุดของรายการ
- ใช้เมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก เก็บรายการที่เก่ากว่า เพื่อเลือกวันที่ล่าสุดสำหรับรายการที่จะเก็บถาวร รายการทั้งหมดที่เก่ากว่าวันที่ที่คุณกำหนดในเมนูนี้จะถูกเก็บถาวร
- คุณสามารถเก็บถาวรรายการที่ก่อนหน้านี้ถูกแยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติโดยทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากรวมรายการที่มีการเก็บถาวรอัตโนมัติ .
- ใช้ เรียกดู เพื่อกำหนดเส้นทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์เก็บถาวร PST คลิก ตกลง เพื่อเริ่มต้นกระบวนการ
คุณจะสังเกตเห็นในไม่ช้าว่าอีเมลบางฉบับจะถูกย้ายจากโฟลเดอร์เริ่มต้นของคุณไปยังไฟล์ pst ที่เก็บถาวร
หมายเหตุ: ไฟล์ที่เก็บถาวรควรสามารถเข้าถึงได้ใน Outlook เป็นโฟลเดอร์ ถ้าด้วยเหตุผลบางอย่างมันไม่ไปที่ ไฟล์ และคลิกเปิดและส่งออก . จากนั้นคลิกที่ เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook นำทางไปยังตำแหน่งของไฟล์เก็บถาวรของคุณแล้วกด ตกลง .
