แก้ไข Error Outlook "Mailbox Full" และกู้คืนการทำงานอีเมล: คู่มือแก้ไขเร็ว

หากไม่สามารถรับส่งอีเมลได้เนื่องจาก error "Your Mailbox is full" หรือ "Mailbox Size Limit Exceeded" ใน Outlook 2019, 2016, 2013 หรือ 2010 ให้อ่านต่อไปนี้เพื่อแก้ไขปัญหานี้ครับ

Microsoft Outlook เป็นแอปจัดการอีเมลยอดนิยมที่สุด เพราะน่าเชื่อถือและมีประสิทธิภาพ สำหรับใช้งานส่วนตัวและธุรกิจ แต่บางครั้งมีปัญหาที่ส่งผลต่อการทำงานของ Outlook

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือ Outlook ไม่รับอีเมลในกล่องเข้า เพราะ mailbox เต็มหรือเกินขีดจำกัดขนาด หากคุณเจอปัญหานี้ ในคู่มือนี้มีหลายวิธีแก้ไขครับ

หมายเหตุ: คำแนะนำเหล่านี้ใช้ได้กับ Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 สำหรับ Windows & Outlook for Mac 2019, 2016, 2011 อาจมีรายละเอียดต่างกันเล็กน้อย

วิธีแก้: Outlook Mailbox Size Limit Exceeded หรือ Mailbox is Full

• วิธีที่ 1: ล้าง Junk email และ Deleted items folder
• วิธีที่ 2: Archive ไอเทมเก่า
• วิธีที่ 3: ลบไฟล์แนบขนาดใหญ่
• วิธีที่ 4: ใช้ Outlook Clean-up Tools Feature
• วิธีที่ 5: Compress Outlook PST file
• วิธีที่ 6: เพิ่มขีดจำกัดขนาดไฟล์ Outlook
• วิธีที่ 7: ล้าง Outlook Cache

วิธีที่ 1: ล้าง Deleted & Junk email messages

วิธีหนึ่งลดขนาด Outlook mailbox คือล้าง Junk email folder และ Deleted items folder

เพิ่มเติม สามารถล้าง deleted messages อัตโนมัติตอนปิด Outlook ได้ ดังนี้:

1. ใน Outlook ไปที่แท็บ File เลือก Options
2. ใน Outlook options เลือก Advanced ภายใต้ Outlook start and exit ให้ติ๊ก Empty Deleted Items folder when exiting Outlook คลิก Ok

3. ปิด และ เปิดใหม่ Outlook

วิธีที่ 2: Archive ไอเทมเก่า

อีกวิธีลดขนาด mailbox คือ archive ไอเทมเก่า:

1. Outlook 2016, 2019: เลือกแท็บ File แล้ว Info > Tools > Clean Up Old Items…*

* หมายเหตุ: Outlook 2010, 2013: ไป File > Info > Cleanup Tools > Archive

2. ที่ Archive settings:

ก. เลือก Archive this folder and all subfolders เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ archive (เช่น Inbox)
ข. ภายใต้ Archive items older than เลือกวันที่
ค. ติ๊ก Include items with "Do not AutoArchive" checked เพื่อ archive โฟลเดอร์แต่ละตัว
ง. คลิก OK

วิธีที่ 3: ลบอีเมลขนาดใหญ่ (มีไฟล์แนบ)

แก้ Mailbox is FULL error ได้โดยลบอีเมลและไฟล์แนบขนาดใหญ่:

1. คลิก Search folders เลือก New Search folder

2. ที่หน้าต่าง New Search folder:

ก. เลื่อนลงเลือก Large mail ภายใต้ Organizing Mail
ข. คลิก Choose ภายใต้ Customize Search Folder ตั้งค่าขนาดอีเมล
ค. ระบุขนาดใน Show mail greater than (เช่น "3000" KB) คลิก OK
* หมายเหตุ: 3000KB ≈ 3MB
ง. คลิก OK อีกครั้ง

3. โฟลเดอร์ใหม่ชื่อ "Larger Than xxx KB" จะสร้างภายใต้ Search Folders อัปเดตอัตโนมัติด้วยอีเมลที่ใหญ่กว่าขนาดที่กำหนด
4. ตรวจสอบอีเมลในโฟลเดอร์นี้ และ ลบอีเมลที่ไม่จำเป็น หรือ ย้ายอีเมลขนาดใหญ่ ไป Archive folder

วิธีที่ 4: ใช้ Outlook Clean-up Tool Feature

อีกวิธีแก้ "Mailbox is full" คือลดขนาด mailbox ด้วย Mailbox Cleanup tools:

1. คลิก File ที่แท็บ Info คลิก Tools -> Mailbox Cleanup…

2. ที่ Mailbox cleanup options สามารถทำได้:

ก. เลือก Find items older than "x" days หรือ find items larger than "x" kilobytes แล้วลบ *

ตัวอย่าง: หาข้อความเก่า 90 วัน ลบทั้งหมด หรือลบเฉพาะอีเมลไม่จำเป็น

* เคล็ดลับ: ระบุ 2-4 เดือนเหมาะสม ขนาดไฟล์ 2000 KB ขึ้นไป

ข. หากตั้งค่า AutoArchive แบบกำหนดเอง (File -> Options -> Advanced -> AutoArchive -> AutoArchive Settings) ให้คลิก AutoArchive เพื่อย้ายไอเทมเก่าไป archive file

ค. Empty Deleted Items folder อย่างถาวร

วิธีที่ 5: Compress Outlook PST file

1. เปิด Outlook คลิกแท็บ File
2. ไป Account Settings คลิก Account Settings…

3. ที่ Account Settings คลิกแท็บ Data files
4. ถ้ามี Outlook data files หลายอัน (หลาย email) เลือกที่ต้องการ compress คลิก Settings

5. คลิกปุ่ม Compact Now ลดขนาด Outlook data file

วิธีที่ 6: เพิ่มขีดจำกัดขนาด Outlook Data File

โดยค่าเริ่มต้น Outlook Personal Data file (.pst) และ Offline Outlook Data File (.ost) มีขีดจำกัด 50GB ใน Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 และ 20GB ใน Outlook 2007

หมายความว่า ถ้า local Outlook data file ถึง 50GB Outlook จะไม่บันทึกข้อความใหม่ได้ และแสดง "Outlook Mailbox is Full" แก้ได้โดยเพิ่มขีดจำกัดใน Registry:

1. ปิด Outlook
2. เปิด Registry editor: กด Windows + R พิมพ์ regedit กด Enter

3. ใน Registry Editor ไปที่ตำแหน่งตาม Outlook version:

• Outlook 2019, 2016: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
• Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST

* หมายเหตุ: ถ้า key "PST" ไม่มีภายใต้ Outlook key ให้สร้างเอง: คลิกขวา Outlook key เลือก New > Key ตั้งชื่อ PST กด Enter

4. เลือก key PST คลิกขวาที่ว่างขวา เลือก New > DWORD (32-bit) Value

4. ตั้งชื่อ value ใหม่: MaxLargeFileSize

5. ทำซ้ำขั้นตอน 4a-4b สร้าง DWORD value ที่ 2 ชื่อ: WarnLargeFileSize

6. ดับเบิลคลิก MaxLargeFileSize เลือก Decimal พิมพ์ขนาดไฟล์ใหม่เป็น Megabytes (MB) คลิก OK *

* หมายเหตุ: 1GB = 1024MB
ตัวอย่าง: เพิ่มจาก 50GB เป็น 70GB (70 x 1024) พิมพ์ "71680" ใน Value data

7. ดับเบิลคลิก WarnLargeFileSize เลือก Decimal พิมพ์ warning file size ใหม่เป็น MB โดย warning size ต้องเป็น 95% ของ MaxLargeFileSize

ตัวอย่าง: MaxLargeFileSize = 71680 → WarnLargeFileSize = 71680 x 95% = "68096"

8. ปิด Registry Editor
9. เปิด Outlook กด Send/Receive ปัญหาควรหาย

วิธีที่ 7: ล้าง Outlook Cache

Outlook เก็บ local copies ของอีเมลบนคอมพิวเตอร์เพื่อประสิทธิภาพ และบางครั้งไฟล์เหล่านี้เป็นสาเหตุที่ Outlook ไม่รับอีเมลได้ การลบ cache ไม่ส่งผลต่อข้อมูล Outlook (อีเมล, contacts ฯลฯ) และจะสร้าง cache ใหม่อัตโนมัติตอนเปิด Outlook

ลบ Outlook Cache:

1. ปิด Outlook
2. กด Windows + R เปิด Run
3. พิมพ์ %localappdata%\Microsoft\Outlook กด OK

4. เปิดโฟลเดอร์ RoamCache

5. เลือกไฟล์ทั้งหมด ในโฟลเดอร์นี้ กด Ctrl + A แล้วกด Delete *

* หมายเหตุ: ลบจาก Recycle Bin ด้วยเพื่อประหยัดพื้นที่

6. เปิด Outlook

เสร็จแล้ว! วิธีไหนใช้ได้บ้าง? แจ้งมาได้เลยครับ โปรดกดไลก์และแชร์เพื่อช่วยคนอื่นๆ นะครับ