วิธีเรียกคืนและแทนที่ข้อความอีเมลใน Microsoft Outlook หรือ Outlook 365

ในบทช่วยสอนก่อนหน้า เราได้ครอบคลุมวิธีหน่วงเวลาส่งอีเมลใน Outlook วิธีเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลใน Outlook แต่เราพลาดการพัฒนาสำคัญหนึ่งอย่างคือ ฟีเจอร์ Recall ใน Outlook ฟีเจอร์นี้เรียกคืนและแทนที่ข้อความอีเมลที่คุณส่งโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยไม่ได้เจตนา อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับไคลเอ็นต์ Windows เท่านั้น พร้อมใช้งานบน Microsoft Outlook และ Outlook 365 Outlook สำหรับแพลตฟอร์มอื่นๆ เช่น Mac ไม่รองรับฟีเจอร์นี้

บุคคลที่ทำงานในองค์กร ที่มีบัญชีอีเมล Office 365 หรือ Microsoft Exchange สามารถกำหนดค่า Outlook ให้ เรียกคืนและแทนที่ข้อความ ได้ เหตุผลในการใช้ตัวเลือกนี้อาจหลากหลาย ตั้งแต่ข้อผิดพลาดการพิมพ์ที่อับอายจนถึงความโกรธ แล้วเสียใจภายหลัง ไม่ว่ากรณีจะเป็นอย่างไร คุณสามารถยกเลิกการ 'Send' ใน Outlook 2019/2016/2013/2010 นี่คือวิธีเรียกคืนอีเมล

เรียกคืนและแทนที่อีเมลใน Outlook

หลายครั้ง เมื่อเราตรวจสอบข้อความหลังจากส่งไปให้ใครบางคน เราตระหนักว่ามีข้อผิดพลาดบางอย่างในข้อความนั้น ไม่ว่าจะเป็นไฟล์แนบที่ไม่ได้โหลด หรือรายละเอียดสำคัญบางอย่างหายไป สิ่งนี้ทำให้เราคิดว่า ควรมีวิธีเรียกคืนข้อความที่ส่งไป ไปได้ดีที่ Microsoft Outlook ไคลเอ็นต์อีเมลยอดนิยม มีตัวเลือกให้เรียกคืนและแทนที่ข้อความ ในการเรียกคืนและแทนที่อีเมลใน Outlook คุณจะต้องทำดังนี้:

1. เปิด Outlook และไปที่ Sent items
2. สลับไปที่แท็บ Actions
3. เข้าถึงตัวเลือก Recall this message

โปรดทราบว่าสुविधานี้ไม่มีใน Outlook สำหรับเว็บ นอกจากนี้ หากคุณไม่เห็นคำสั่ง Recall This Message หลังจากคลิกปุ่ม 'Send' คุณอาจไม่มีบัญชี Exchange

1] เรียกคืนและแทนที่ข้อความ

เปิดบัญชี Microsoft Outlook ของคุณ และจากเมนูแถบด้านซ้าย เลือกโฟลเดอร์ 'Sent items'

จากนั้น ไปที่ส่วน Move ภายใต้นั้น หาเมนู 'Actions'

คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงติดกับเมนู 'Actions' และเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้จากรายการที่แสดง

• Recall this message
• Resend this message

ทันที หน้าต่างจะโผล่ขึ้นมาบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ แจ้งให้คุณดำเนินการหนึ่งในสองอย่างต่อไปนี้

• Delete unread copies of this message
• Delete unread copies and replace with a new message

หากคุณต้องการส่งข้อความแทนที่ ให้เขียนข้อความ แล้วคลิก 'Send' หรือเลือกตัวเลือกที่ต้องการและกดปุ่ม 'OK'

ตอนนี้ ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการเรียกคืนข้อความ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่กำหนดค่าในบัญชี Outlook ของผู้รับ ด้านล่างคือสถานการณ์ที่เป็นไปได้

2] สถานการณ์ต่างๆ ของการเรียกคืนข้อความสำหรับผู้ส่งและผู้รับ

ยังสำคัญที่จะต้องกล่าวถึงที่นี่ว่าผู้ส่งไม่สามารถเลือกที่จะเรียกคืนข้อความที่ได้รับการป้องกันโดย Azure Information Protection ได้ ยังสำคัญที่จะต้องจำไว้ว่าความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการเรียกคืนข้อความ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของผู้รับใน Outlook พิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้เพื่อเข้าใจแนวคิดนี้ได้ดีขึ้น

สมมติว่าคุณต้องการส่งข้อความให้คนที่คุณรู้ แต่พบว่าข้อความไม่สมบูรณ์หรือขาดสิ่งสำคัญ คุณจะทำอย่างไร? เรียกคืนข้อความต้นฉบับและแทนที่ด้วยข้อความใหม่

ภายใต้สถานการณ์ดังกล่าว ทั้งข้อความต้นฉบับและข้อความเรียกคืนถูกส่งไปยัง Inbox ของผู้รับ และหากช่องถูก 'Automatically process requests and responses to meeting requests and polls' ภายใต้ตัวเลือก 'Tracking' ถูกเลือกโดยผู้รับ แล้ว ข้อความต้นฉบับจะถูกลบ และผู้รับจะได้รับแจ้งว่าผู้ส่งได้ลบข้อความจากกล่องจดหมายของเขา/เธอ

เช่นเดียวกัน หากช่องถูกเดียวกันไม่มีเครื่องหมายติ๊ก แล้ว หนึ่งในสิ่งต่อไปนี้อาจเกิดขึ้นบนคอมพิวเตอร์ของผู้รับ

1. ข้อความต้นฉบับถูกลบ และผู้รับได้รับแจ้งว่าคุณ ผู้ส่ง ได้ลบข้อความจากกล่องจดหมายของพวกเขา (หากผู้รับเปิดข้อความเรียกคืนก่อน)
2. หากผู้รับเปิดข้อความต้นฉบับก่อน การเรียกคืนล้มเหลว และข้อความต้นฉบับและข้อความเรียกคืนทั้งสองพร้อมใช้งานสำหรับการดูของผู้รับ

Message Recall พร้อมใช้งานหลังจากคุณคลิก Send และพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อผู้รับมีบัญชี Exchange ภายในองค์กรเดียวกัน

อ่านต่อ: วิธีส่งต่ออีเมลอัตโนมัติใน Microsoft Outlook