วิธีเรียกคืนและแทนที่ข้อความอีเมลใน Microsoft Outlook หรือ Outlook 365

ในบทแนะนำก่อนหน้านี้ เราได้กล่าวถึงวิธีการชะลอการส่งอีเมลใน Outlook วิธีเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลใน Outlook แต่เราพลาดการพัฒนาที่สำคัญ – คุณลักษณะการเรียกคืนใน Outlook . คุณลักษณะนี้จะเรียกคืนและแทนที่ข้อความอีเมลที่คุณส่งโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะนี้มีให้สำหรับไคลเอ็นต์ Windows เท่านั้น มีอยู่ใน Microsoft Outlook และ Outlook 365 . Outlook สำหรับแพลตฟอร์มอื่นๆ เช่น Mac ไม่รองรับฟีเจอร์นี้

บุคคลที่ทำงานในองค์กรที่มี Office 365 หรือ Microsoft Exchange บัญชีอีเมลสามารถกำหนดค่า Outlook เพื่อเรียกคืนและแทนที่ข้อความ . สาเหตุของการใช้ตัวเลือกนี้อาจมีได้หลายอย่างและมีตั้งแต่การพิมพ์ผิดที่น่าอับอายไปจนถึงความโกรธ แต่จะเสียใจในภายหลัง ไม่ว่าในกรณีใด คุณสามารถยกเลิกตัวเลือก 'ส่ง' ใน Outlook 2019/2016/2013/2010 วิธีเรียกคืนอีเมลมีดังนี้

เรียกคืนและแทนที่อีเมลใน Outlook

หลายครั้งที่เราตรวจสอบข้อความหลังจากที่ส่งถึงใครบางคนแล้ว เราพบว่ามีข้อผิดพลาดบางอย่างในข้อความนั้น ไม่ได้โหลดไฟล์แนบ หรือรายละเอียดที่สำคัญบางอย่างขาดหายไป ทำให้เราคิดว่าควรมีวิธีการเรียกคืนข้อความที่ส่ง โชคดีที่ไคลเอนต์อีเมลยอดนิยมของ Microsoft – Outlook มีตัวเลือกในการเรียกคืนและแทนที่ข้อความ หากต้องการเรียกคืนและแทนที่อีเมลใน Outlook คุณจะต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

1. เปิด Outlook แล้วไปที่ รายการที่ส่ง
2. เปลี่ยนเป็น ‘การดำเนินการ ' แท็บ
3. เข้าถึง 'จำข้อความนี้ ’ ตัวเลือก

โปรดทราบว่าสิ่งอำนวยความสะดวกนี้ไม่มีอยู่ใน Outlook สำหรับเว็บ นอกจากนี้ หากคุณไม่เห็นคำสั่งเรียกคืนข้อความนี้หลังจากคลิกปุ่ม "ส่ง" แสดงว่าคุณอาจไม่มีบัญชี Exchange

1] เรียกคืนและแทนที่ข้อความ

เปิดบัญชี Microsoft Outlook และจากเมนูแถบด้านซ้าย ให้เลือกโฟลเดอร์ "รายการที่ส่ง"

จากนั้นไปที่ 'ย้าย ' ส่วน. ข้างใต้นั้น ให้ค้นหาเมนู "การดำเนินการ"

กดลูกศรแบบเลื่อนลงที่อยู่ติดกับเมนู "การดำเนินการ" แล้วเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้จากรายการที่แสดง

• จำข้อความนี้
• ส่งข้อความนี้อีกครั้ง

ทันที หน้าต่างจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อให้คุณดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• ลบสำเนาข้อความนี้ที่ยังไม่ได้อ่าน
• ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่

หากคุณต้องการส่งข้อความทดแทน ให้เขียนข้อความแล้วคลิก 'ส่ง' หรือเลือกตัวเลือกที่ต้องการแล้วกดปุ่ม 'ตกลง'

ตอนนี้ ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการเรียกคืนข้อความขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่กำหนดค่าไว้ในบัญชี Outlook ของผู้รับ ด้านล่างนี้คือสถานการณ์ที่เป็นไปได้

2] สถานการณ์ต่างๆ ของการเรียกคืนข้อความสำหรับผู้ส่งและผู้รับ

สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงที่นี่ว่าผู้ส่งไม่สามารถเลือกที่จะเรียกคืนข้อความที่ได้รับการคุ้มครองโดย Azure Information Protection สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการเรียกคืนข้อความนั้นขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของผู้รับใน Outlook พิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้เพื่อทำความเข้าใจแนวคิดนี้ให้ดีขึ้น

สมมติว่าคุณต้องการส่งข้อความถึงคนที่คุณรู้จัก แต่พบว่าข้อความนั้นไม่สมบูรณ์หรือขาดสิ่งที่สำคัญ คุณทำงานอะไร? ง่ายๆ จำข้อความเดิมแล้วแทนที่ด้วยข้อความใหม่

ภายใต้สถานการณ์ดังกล่าว ทั้งข้อความต้นฉบับและข้อความเรียกคืนจะถูกผลักไปที่กล่องจดหมายของผู้รับ และหาก ‘ประมวลผลคำขอและตอบกลับคำขอการประชุมและโพลโดยอัตโนมัติ ' ช่องทำเครื่องหมายภายใต้ตัวเลือก 'การติดตาม' จะถูกเลือกโดยผู้รับ จากนั้นข้อความต้นฉบับจะถูกลบออกและผู้รับจะได้รับแจ้งว่าผู้ส่งได้ลบข้อความออกจากกล่องจดหมายของเขาหรือเธอแล้ว

ในทำนองเดียวกัน หากช่องทำเครื่องหมายเดียวกันไม่มีเครื่องหมายถูก อาจมีสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้เกิดขึ้นบนคอมพิวเตอร์ของผู้รับ

1. ข้อความต้นฉบับจะถูกลบ และผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณซึ่งเป็นผู้ส่งได้ลบข้อความออกจากกล่องจดหมายของพวกเขาแล้ว (หากผู้รับเปิดข้อความเรียกคืนก่อน)
2. หากผู้รับเปิดข้อความต้นฉบับก่อน การเรียกคืนจะล้มเหลว และทั้งข้อความต้นฉบับและข้อความที่เรียกคืนจะพร้อมใช้งานสำหรับมุมมองของผู้รับ

เรียกคืนข้อความได้หลังจากที่คุณคลิกส่ง และใช้ได้เฉพาะเมื่อผู้รับมีบัญชีแลกเปลี่ยน ภายในองค์กรเดียวกัน

อ่านต่อ :วิธีส่งต่ออีเมลใน Microsoft Outlook โดยอัตโนมัติ