ยกระดับตาราง Excel: 8 เทคนิคจัดรูปแบบที่พิสูจน์แล้ว

ตาราง Excel (Excel Tables) มีประโยชน์มากในการจัดระเบียบและนำเสนอข้อมูล สามารถจัดรูปแบบด้วยฟีเจอร์ต่างๆ ใน Excel เพื่อให้ดูน่าสนใจและดูเป็นมืออาชีพ เราจะมาดูเคล็ดลับที่ช่วยให้ตารางใน Excel ดูดีขึ้น

เริ่มต้นด้วยตัวอย่างง่ายๆ เพื่อแสดงวิธีสร้างตารางใน Excel แล้วค่อยจัดรูปแบบตารางนี้ด้วย ฟีเจอร์และเทคนิคการจัดรูปแบบ

คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกหัดด้านล่าง ซึ่งเราวางตารางที่จัดรูปแบบแล้วและตารางต้นฉบับไว้ในแผ่นงานแยกกัน

วิธีสร้างตาราง Excel

มาทำความเข้าใจสร้างตาราง Excel ให้เข้าใจก่อน แล้วค่อยดูวิธีทำให้ตาราง Excel ดูดีหรือมืออาชีพ

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างตารางใน Excel

ขั้นตอน:

• เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งจากชุดข้อมูล

• ตัวเลือก Table อยู่ที่แท็บ Insert ในกลุ่ม Tables

• Excel จะเลือกข้อมูลให้อัตโนมัติ ติ๊กถูกที่ ‘My table contains headers,’ แล้วกด OK

• Excel จะจัดรูปแบบตารางที่สวยงามให้ อาจดูเหมือนช่วงข้อมูลทั่วไป แต่ความสามารถขั้นสูงมากมายพร้อมใช้งานได้ด้วยการคลิกปุ่มเดียว

หรือ

• เลือกชุดข้อมูลที่ต้องการ แล้วกด CTRL+T

8 วิธีทำให้ตาราง Excel ดูดี/มืออาชีพ

มีหลายวิธีทำให้ตาราง Excel ดูโดดเด่น ในบทความนี้จะอธิบาย 8 วิธีพื้นฐาน

1. ใช้สไตล์ตารางในตัว (Built-In Table Styles) เพื่อได้ตารางสวยทันที

สามารถเปลี่ยนลักษณะตาราง Excel ใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็วด้วยสไตล์ตารางในตัว ดังนี้

• เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตาราง Footwork
• ไปที่ Table Design → Table Styles คลิกลูกศรแบบเลื่อนลง
• เลือกหนึ่งในสไตล์ตารางในตัวที่มีอยู่
• สามารถดูตัวอย่างได้โดยวางเมาส์เหนือแต่ละสไตล์

ในกรณีนี้เลือก Table Style Medium 28 ตามภาพ

หลังใช้สไตล์นี้ ได้ตารางดังภาพ

สีที่ใช้ในตารางมาจากธีม Office เริ่มต้น

2. เปลี่ยนธีมสมุดงาน (Change Workbook Theme)

สีในตัวเลือก Table Styles มาจากธีม Office เริ่มต้น เพื่อเปลี่ยนตัวเลือกนั้นๆ ให้เร็ว สามารถเปลี่ยนธีมของสมุดงานได้

อ่านเพิ่มเติม: การนำทางตาราง Excel: การเลือกส่วนของตารางและการย้ายตาราง

• ไปที่ Page Layout → Themes → คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงใต้ Themes เลือกธีมอื่นที่ไม่ใช่ Office เริ่มต้น ในที่นี้คือธีม Slice

• Table Style ดึงสีจากธีม Slice ผลกระทบต่อตาราง Excel จริงแสดงด้านล่าง

• เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อตัวเลือก Table Styles ทั้งหมด จากการเปลี่ยนธีมจาก Office เป็น Slice ให้เลือกเซลล์ในตาราง ไปที่ Table Tools → Design → Table Styles → คลิกลูกศรแบบเลื่อนลง เพื่อดูโครงสร้างสีใหม่จากธีมใหม่

3. แก้ไขสีธีมสมุดงาน (Edit Workbook Theme Color)

สามารถเปลี่ยนสีธีมด้วยตัวเอง หรือตั้งค่าสีธีมเอง เพื่อให้ส่งผลต่อตัวเลือก Table Styles

• กับธีมที่เลือกอยู่ ไปที่ Page Layout → Themes → คลิกลูกศรถัดจาก Colors

• เลือก Customize Colors

• ในกล่อง Create New Theme Colors เลือกลูกศรถัดจาก Text/Background – Dark 2 เลือก More Colors

• เลือกแท็บ Custom ใส่ค่า R 87, G 149, B 35 เพื่อตั้งค่าสี เขียวเข้ม กด OK

• ในกล่อง Create New Theme Colors เลือกลูกศรถัดจาก Text/Background – Light 2 เลือก More Colors

• แท็บ Custom ใส่ R 254, G 184, B 10 สำหรับสี ส้ม กด OK

• ในกล่อง Create New Theme Colors เลือกลูกศรถัดจาก Accent 1 เลือก More Colors

• แท็บ Custom ใส่ R 7, G 106, B 111 สำหรับสี ฟ้ามรกตเข้ม กด OK

• ในกล่อง Create New Theme Colors เลือกลูกศรถัดจาก Accent 2 เลือก More Colors

• แท็บ Custom ใส่ R 254, G 0, B 103 สำหรับสี ชมพู กด Ok

• ตั้งชื่อชุดสีธีมใหม่ กด Save

• ผลของการเปลี่ยนสีธีมเป็นชุดที่ปรับแต่งเอง สะท้อนในตาราง Footwork ทันที ตามภาพ

• สะท้อนใน Table Styles Options ไปที่ Table Tools → Design → Table Styles คลิกลูกศรแบบเลื่อนลง เพื่อดู Table Styles ใหม่จากชุดสีธีมที่ปรับแต่ง

4. ล้างสไตล์ออกจากตาราง (Clearing Style from a Table)

สามารถล้างสไตล์ออกจากตารางได้ทั้งหมด โดยเลือกเซลล์ในตาราง ไปที่ Table Tools → Design → Table Styles, คลิกลูกศรถัดจาก Table Styles

• เลือก Clear เพื่อ ล้างการจัดรูปแบบ ที่เกี่ยวข้องกับสไตล์ตารางที่เลือก

• การจัดรูปแบบที่เกี่ยวข้องกับสไตล์ตารางที่เลือก ถูกล้างแล้ว ตามภาพ

5. สร้างสไตล์ตารางแบบกำหนดเอง (Create Custom Table Style)

สามารถสร้าง Table Style เองใน Excel และจัดรูปแบบแถวหัว, คอลัมน์ในตาราง, และแถวในตารางได้อย่างแม่นยำ

• กับเซลล์ในตาราง ไปที่ Table Tools → Design → Table Styles คลิกลูกศรถัดจาก Table Styles เลือก New Table Style

• ตอนนี้สามารถจัดรูปแบบองค์ประกอบต่างๆ ของตาราง ได้ผ่านกล่อง New Table Style

• องค์ประกอบแรกคือ Whole Table element เลือก Whole Table แล้วเลือก Format
• กล่อง Format Cells ปรากฏ เลือกแท็บ Font ภายใต้ font style เลือก Bold Italic

• ไปแท็บ Fill ภายใต้ Background Color เลือก More Colors

• แท็บ Custom ตั้ง R 133, G 229, B 255 ตามภาพ กด Ok

• กด Ok อีกครั้ง
• เลือกองค์ประกอบ Header Row ตามภาพ คลิก Format

• กล่อง Format Cells ปรากฏ เลือกแท็บ Font เลือก Bold และเปลี่ยนสีฟอนต์เป็น White, Background 1

• เลือกแท็บ Border เลือกสไตล์เส้นหนา และสี Gray – 25%, Background 2, Darker 50%

• เลือก Outline เพื่อขอบรอบ Header Row ทั้งหมดด้วยการจัดรูปแบบขอบนี้

• เลือกแท็บ Fill ภายใต้ Background Color เลือก More Colors

• แท็บ Custom ตั้ง R 11, G 135, B 52 ตามภาพ กด Ok

• กด Ok อีกครั้ง
• ตั้งชื่อ Table Style ใหม่ และติ๊ก Set as default table style for this document เพื่อให้ทุกตารางที่สร้างในสมุดงานมีรูปแบบนี้ เพื่อความสม่ำเสมอ

• นำ Custom Table Style ไปใช้กับตาราง Footwork ได้ลักษณะดังภาพ

6. เพิ่มแถวรวม (Total Row) และปิดปุ่มกรอง (Filter Button)

สามารถเพิ่มแถวรวมและปิดปุ่มกรองของตารางได้ง่าย

• กับเซลล์ในตาราง ไปที่ Table Tools → Design → Table Style Options ติ๊ก Total Row เพื่อเพิ่มแถวรวม และยกเลิกติ๊ก Filter Button เพื่อปิดปุ่มกรองของแถวหัว ตามภาพ

ผลลัพธ์ ตารางจะมีลักษณะดังภาพ

7. แทรก Table Slicers

Table Slicers ให้กรองข้อมูลในตารางตามหมวดหมู่คอลัมน์ สไลเซอร์เหล่านี้ยังสามารถจัดรูปแบบให้เข้ากับการจัดรูปแบบตารางโดยรวมได้

• ก่อนอื่น จัดรูปแบบตารางด้วยสไตล์เฉพาะ ไปที่ Table Tools → Design → Table Styles เลือก Table Style Medium 4 (ตรวจสอบว่าเป็นธีม Office เริ่มต้น)

• ตารางทั้งหมดมีรูปแบบสไตล์นี้แล้ว

• กับเซลล์ในตาราง ไปที่ Table Tools → Design → Tools → Insert Slicer

• เลือก Slicer หนึ่งหรือหลายตัวเพื่อกรองข้อมูล ในที่นี้เลือก Footwork Evaluation ตามภาพ กด Ok

• Slicer ด้วยสไตล์เริ่มต้นปรากฏตามภาพ

• เปลี่ยนสไตล์ Slicer ด้วยสไตล์ในตัว: เลือก Slicer ไปที่ Slicer Tools → Options → Slicer Styles เลือกสไตล์ในตัว ใส่ Slicer Style Light 2

• Slicer Style เปลี่ยนเป็นรูปแบบดังภาพ
• กับ Slicer ที่เลือก ไปที่ Slicer Tools → Options → Buttons เปลี่ยนจำนวนคอลัมน์เป็น 3 และกับ Slicer เดียวกัน ไปที่ Slicer Tools → Options → Size เปลี่ยนความสูงเป็น 1 นิ้ว และความกว้างเป็น 3 นิ้ว ตามภาพ

• กับ Slicer เดียวกัน ต้องการสร้าง Custom Slicer Style ใหม่ให้เข้ากับ Table Style ที่เลือก ไปที่ Slicer Tools → Options → Slicer Styles คลิกลูกศรถัดจาก Slicer styles เลือก New Slicer Style

• ในกล่อง New Slicer Style เลือกองค์ประกอบ Whole Slicer คลิก Format

• แท็บ Fill ภายใต้ Background Color เลือก Fill Effects

• ในกล่อง Fill Effects เปลี่ยน Color 1 เป็น White, Background 1, Darker 25% และ Color 2 เป็น White, Background 1

• เพิ่มสีเพิ่มเติมได้

• Under Shading styles ตรวจสอบว่า Horizontal ถูกเลือก และเลือก variant ที่ 3

• กด Ok แล้วเลือกแท็บ Border เลือกสไตล์เส้นบาง และ White Background 1, Darker 35% เลือก Outline

• เลือก Outline ให้เหมาะสม

• กด Ok ตั้งชื่อ Slicer Style ใหม่ กด Ok

• ใช้ Slicer Style ใหม่ที่สร้าง
• ไปที่ View → Show → ยกเลิกติ๊ก Gridlines เพื่อดูผลการจัดรูปแบบทั้งหมด

8. แปลงตารางกลับเป็นช่วง (Convert a Table Back to a Range)

เพื่อแปลงตารางกลับเป็นช่วง ให้เลือกเซลล์ในตาราง ไปที่ Table Tools → Design → Tools → Convert to Range

• กล่องโต้ตอบถามว่าต้องการแปลงตารางเป็นช่วงปกติหรือไม่ เลือก Yes

• ตารางจะถูกแปลงเป็นช่วงปกติ แต่ยังคงการจัดรูปแบบที่เลือกไว้ ตามภาพ

สรุป

คุณสามารถสร้างและจัดรูปแบบตารางใน Excel ได้อย่างกว้างขวาง การจัดรูปแบบตารางและลักษณะมืออาชีพมักจำเป็นสำหรับความน่าสนใจทางสายตาหรือการพิมพ์ โปรดแสดงความคิดเห็นและบอกเราเกี่ยวกับเคล็ดลับและเทคนิคการจัดรูปแบบตารางของคุณสำหรับ Excel สำหรับบทความ Excel เพิ่มเติม โปรดเยี่ยมชม บล็อก ของเรา

อ่านเพิ่มเติม

• Excel Table Formatting: Problems and Fixes You Need to Know
• How to Remove Table Formatting in Excel (2 Smart Ways)