เชี่ยวชาญ Excel: 6 เทคนิคทรงพลังสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่

บทความนี้จะแนะนำวิธีการ วิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ (Large Data Sets) ใน Excel ให้เข้าใจง่ายและนำไปปฏิบัติได้จริง การรู้จักจุด mạnhและจุด yếuของกิจการธุรกิจ ถือเป็นสิ่งสำคัญมาก การจัดการบัญชีและ บันทึกการขาย (Sales Records) ขององค์กรเป็นกระบวนการที่เปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆ เนื่องจากการขาย การซื้อ หรือการแลกเปลี่ยนเกิดขึ้นบ่อยครั้งในช่วงเวลาหนึ่ง ดังนั้น หากคุณต้องการทราบบันทึกการขายหรือกำไรของ 3-4 เดือนที่ผ่านมา คุณอาจพบปริมาณข้อมูล龐大 (Huge Amount of Data) เกี่ยวกับเรื่องเหล่านั้น

ซึ่งโชคดีที่ Excel มีฟีเจอร์ที่น่าทึ่งหลายอย่างช่วยให้คุณจัดการเรื่องนี้ได้ คุณสามารถ วิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ แบบแยกส่วน (By Parts) ใน Excel ทำให้การคำนวณง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6 วิธีการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ใน Excel

ในบทความนี้ ผมจะใช้ชุดข้อมูลตัวอย่างดังนี้ แม้ชุดข้อมูลนี้จะไม่มีปริมาณข้อมูลมากนัก แต่เราสามารถใช้มันสาธิตตัวอย่างการวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ ได้ดี

เรามีข้อมูล การขาย (Sales) เกี่ยวกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์บางชนิดในชุดข้อมูลนี้

การใช้ชุดข้อมูลนี้ในรูปแบบ ตาราง (Table) จะสะดวกสำหรับการวิเคราะห์ ในการแปลงข้อมูลเป็น ตาราง:

• ขั้นแรก เลือกชุดข้อมูล แล้วไปที่ Insert (แท็บแทรก) >> Table (ตาราง)
• ต่อมา กล่องโต้ตอบ (Dialog Box) จะปรากฏขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือก My table has headers (ตารางของฉันมีส่วนหัว)
• จากนั้น คลิก OK

หลังจากดำเนินการแล้ว ชุดข้อมูลของคุณจะถูกแปลงเป็น ตาราง Excel แล้ว

1. วิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ด้วย Pivot Table (ตารางสรุปข้อมูล)

มีหลายวิธีในการวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ ใน Excel หนึ่งในนั้นคือการใช้ Pivot Table จาก Insert Tab (แท็บแทรก) Pivot Table ช่วยให้เราเห็นข้อมูลการขายสินค้าตามคอลัมน์และแถวที่จำเป็น นอกจากนี้ยังสามารถดูข้อมูลรายเดือนหรือรายปีได้ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกตารางข้อมูล แล้วไปที่ Insert (แท็บแทรก) >> Pivot Table (ตารางสรุปข้อมูล)
• ต่อมา กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือก New Worksheet (แผ่นงานใหม่) หรือ Existing Worksheet (แผ่นงานที่มีอยู่) ได้ตามสะดวก

• หลังจากที่เราเลือก New Worksheet เราจะพบฟีเจอร์ Pivot Table ในแผ่นงานใหม่ ลากช่วงข้อมูลที่จำเป็น (Date วันที่, Price ราคา, Seller Name ชื่อผู้ขาย ฯลฯ) ไปที่ Pivot Table Fields (ฟิลด์ตารางสรุป) ซึ่งจะแสดงสรุปข้อมูลการขายใน Pivot Table
• ที่นี่ ผมลากช่วง Date (วันที่) ไปที่ Rows Field (ฟิลด์แถว) ระบบจะสร้างช่วง Month (เดือน) ให้อัตโนมัติ ทำให้สามารถสังเกตข้อมูลการขายรายเดือนได้
• ต่อมา ผมเพิ่ม Seller Name (ชื่อผู้ขาย) ใน Columns Field (ฟิลด์คอลัมน์) เนื่องจากคุณอาจต้องการทราบว่าพนักงานคนไหนขายสินค้ามากที่สุด เพื่อให้โบนัส
• และใน Values Field (ฟิลด์ค่า) ผมลากช่วง Price (ราคา) เพื่อดูว่ามียอดขายเท่าไหร่ในช่วงเวลานั้น

หากคุณดู Pivot Table หลังจากนั้น คุณจะเห็นข้อมูลดังนี้ ตาม Fields (ฟิลด์) ที่เราเลือก เราจะเห็น ยอดขายรวม (Total Sales) แยกตาม เดือน (Month), ยอดขายที่แต่ละ ผู้ขาย (Seller) ทำได้ และ Grand Total (ยอดรวมทั้งหมด) ของยอดขายในสิ้นสุดช่วงเวลา

• คุณยังสามารถดูข้อมูลนี้ตาม วันที่ (Dates) ได้ โดยคลิกที่ไอคอน เครื่องหมายบวก (+) ข้างๆ ชื่อ เดือน (Month Name)

ดังนั้น คุณสามารถวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ โดยใช้ Pivot Table ได้ ซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อคุณทำงานกับข้อมูลการขายเกือบทุกวัน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel โดยใช้ Pivot Tables (9 ตัวอย่างที่เหมาะสม)

2. คำสั่ง Filter (ตัวกรอง) เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่

อีกวิธีหนึ่งในการวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ ใน Excel คือการใช้ คำสั่ง Filter (Filter Command) วิธีนี้ช่วยให้คุณ กรอง (Filter) ข้อมูลตามเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ได้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกช่วงข้อมูลของชุดข้อมูล แล้วไปที่ Home (แท็บหน้าแรก) >> Sort & Filter (เรียงลำดับและตัวกรอง) >> Filter (ตัวกรอง)

• หลังจากนั้น คุณจะเห็น ไอคอน Filter (ไอคอนตัวกรอง) ปรากฏในส่วนหัว
• อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการดู ยอดขายรวม (Total Sales) พร้อม VAT ขณะใช้ คำสั่ง Filter คุณต้องใช้สูตรต่อไปนี้

=SUBTOTAL(9,Table13[Net Price])

สูตรนี้ใช้ ฟังก์ชัน SUBTOTAL เพื่อคืนค่ายอดขายสุทธิรวมของข้อมูลที่ถูกกรอง

• ตอนนี้ กรองตามต้องการ ขั้นแรก ผมจะแสดงวิธี กรอง (Filter) ตามเดือน คลิกที่ไอคอน ลูกศรลง (Drop-down Icon) ข้างๆ ส่วนหัว Date (วันที่) และติ๊กเลือกเดือนที่ต้องการ (หนึ่งเดือนหรือหลายเดือน)

• หลังจากติ๊กเลือก May (พฤษภาคม) และคลิก OK คุณจะเห็นข้อมูล การขาย (Sales) ของเดือนนั้น พร้อมกับ ยอดขายรวมพร้อม VAT (Total Sales with VAT) ของเดือนนั้น

• เช่นเดียวกัน หากต้องการทราบว่าผู้ขายแต่ละคนขายได้เท่าไหร่ ให้ติ๊กเลือกชื่อผู้ขายคนนั้น แล้วคลิก OK

• หลังจากนั้น คุณจะเห็นข้อมูล การขาย (Sales) ที่สอดคล้องกันในแผ่นงาน Excel

ดังนั้น คุณสามารถวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ โดยใช้ คำสั่ง Filter ได้

3. ใช้งาน Power Query Editor เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล

Power Query Editor สามารถเป็นประโยชน์มากในการวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ ใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกตารางข้อมูลของคุณ แล้วไปที่ Data (แท็บข้อมูล) >> From Table/Range (จากตาราง/ช่วง)

• หลังจากนั้น คุณจะเห็นชุดข้อมูลของคุณใน Power Query Editor ฟีเจอร์นี้ก็มี ตัวกรอง (Filter) เช่นกัน เราสามารถนำไปใช้เพื่อสรุปหรือดูบันทึกเฉพาะเกี่ยวกับการขายหรือพนักงานได้

• แม้ไม่จำเป็น แต่ก็สะดวกที่จะตัดส่วนเวลา (Time) ออกจาก วันที่ (Dates) ในคอลัมน์ Date กระบวนการง่ายมาก จึงไม่แนบภาพหน้าจอ แค่ไปที่แท็บ Transform (แปลงข้อมูล) ของ Power Query Editor แล้วเลือก Date (วันที่) >> Date Only (เฉพาะวันที่)
• ต่อมา ใช้ ไอคอนลูกศรลง (Drop-down Icon) เพื่อกรองวันที่ของคุณ สามารถกรองตามวันที่เดี่ยวหรือรายเดือนได้

• ผมเลือกกรองตามเดือน จึงเลือก May (พฤษภาคม) มีตัวเลือกสำหรับกรองช่วงเวลาโดยใช้ Custom Filter (ตัวกรองแบบกำหนดเอง) คุณสามารถใช้ได้หากต้องการดูบันทึกการขายหลายเดือนหรือหลายช่วงเวลา

• หลังจากนั้น คุณจะเห็น ยอดขาย (Sales) ของเดือน May (พฤษภาคม)

• หากต้องการนำข้อมูลนี้ไปใส่ในแผ่นงาน Excel ให้คลิก Close & Load (ปิดและโหลด)

หลังจากนั้น คุณจะเห็นบันทึกการขายของเดือน May (พฤษภาคม) เป็น ตาราง (Table) ในแผ่นงานใหม่

คุณยังสามารถกรองตาม ชื่อผู้ขาย (Seller Names) หรือ ช่วงราคา (Price Range) ใน Power Query Editor และนำเข้าสู่แผ่นงานใหม่โดยทำตามขั้นตอนเดียวกันได้ ดังนั้น คุณสามารถวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ โดยใช้ Power Query Editor

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีวิเคราะห์ข้อมูล Likert Scale ใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)
• วิเคราะห์ข้อมูลเชิงคุณภาพจากแบบสอบถามใน Excel
• วิธีวิเคราะห์ข้อมูลแบบมีช่วงเวลาใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

4. วิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ด้วย Pivot Chart (แผนภูมิสรุปข้อมูล)

หากคุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยแผนภูมิ คุณสามารถใช้ Pivot Chart ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ให้ทำตามคำอธิบายด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ทำตามขั้นตอนของ ส่วนที่ 1 เพื่อสร้าง Pivot Table
• ต่อมา ในแผ่นงานของ Pivot Table ไปที่ PivotTable Analyze (วิเคราะห์ตารางสรุป) >> PivotChart (แผนภูมิสรุป)
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งของ Pivot Table

• หลังจากนั้น คุณจะเห็นตัวเลือกหลากหลายสำหรับ Pivot Chart เลือกตัวใดตัวหนึ่งแล้วคลิก OK ผมเลือก แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) แบบง่าย

• หลังจากนั้น คุณจะเห็นยอดขายรวมรายเดือนใน Pivot Chart

• เพิ่มเติม หากต้องการดู ยอดขาย (Sales) ตาม วันที่ (Dates) ให้ลากช่วง Date (วันที่) วางเหนือช่วง Month (เดือน) ใน Pivot Table Fields

• ต่อมา คุณจะเห็นยอดขายตาม วันที่ ใน แผนภูมิ (Chart)

ดังนั้น คุณสามารถวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ โดยใช้ Pivot Chart หากข้อมูลของคุณมียอดขายรายปีหรือธุรกรรมจำนวนมาก คุณสามารถใช้ Pivot Chart ได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับการจินตทัศน์ (Visualization) ที่ดีขึ้น

5. ใช้ Power Pivot วิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่

คุณยังสามารถทำ การวิเคราะห์ Pivot Table ของ ข้อมูลขนาดใหญ่ โดยใช้ฟีเจอร์ Power Pivot ได้ โปรดทำตามคำแนะนำด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ปิด สมุดงาน (Workbook) ปัจจุบัน และเปิด Workbook ใหม่ ไปที่ Power Pivot >> Manage (จัดการ)

• ต่อมา ในหน้าต่าง Power Pivot เลือก Home (แท็บหน้าแรก) >> From Other Sources (จากแหล่งที่มาอื่น)
• หลังจากนั้น Table Import Wizard (วิซาร์ดนำเข้าตาราง) จะปรากฏขึ้น ในวิซาร์ดนี้ ให้เลือก Excel File (ไฟล์ Excel) >> Next (ถัดไป)

• จากนั้น เรียกดู (Browse) สมุดงาน Excel ที่เก็บชุดข้อมูลไว้
• จากนั้น คลิก Next

• เราจะทำงานบนแผ่น Power Pivot ของสมุดงานนั้น ดังนั้นจึงติ๊กเลือกแผ่นนั้น แล้วคลิก Finish (เสร็จสิ้น)

• ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้น คลิก Close (ปิด) เพียงอย่างเดียว

• หลังจากนั้น การดำเนินการนี้จะอัปโหลดชุดข้อมูลของแผ่นงานที่เลือกเป็นตารางใน Power Pivot

• ข้อมูลที่คุณเห็นไม่มีชื่อส่วนหัวที่เหมาะสม เปลี่ยนชื่อ (Rename) ส่วนหัวคอลัมน์โดย คลิกขวา (Right-click) และเลือก Rename Column (เปลี่ยนชื่อคอลัมน์) จาก Context Menu (เมนูบริบท)

• เพื่อทำ การวิเคราะห์ Pivot Table เราเลือก Pivot Table

• ครั้งนี้ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น หากคุณต้องการ Pivot Table ใน Existing Worksheet (แผ่นงานที่มีอยู่) ให้เลือกแล้วคลิก OK ในกรณีของผม ผมเลือกให้ Pivot Table ปรากฏใน New Worksheet (แผ่นงานใหม่)

• ต่อมา คุณจะเห็น Pivot Table Fields (ฟิลด์ตารางสรุป) ในแผ่นงานใหม่ เลือก Power Pivot และมันจะแสดง ช่วงข้อมูล (Ranges) ทั้งหมดที่มีอยู่ เช่น Date (วันที่), Price (ราคา), VAT ฯลฯ

• หลังจากนั้น ทำตามลิงก์ของ ส่วนที่ 1 เพื่อดูวิธีวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้ Pivot Table
• คุณอาจใช้แผนภูมิเพื่อจินตทัศน์ข้อมูลยอดขายรายเดือน เพื่อดูวิธีวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Pivot Chart กรุณาทำตามลิงก์ของ ส่วนที่ 4

6. ใช้ฟีเจอร์ Analyze Data (วิเคราะห์ข้อมูล)

สุดท้าย ถ้าคุณต้องการให้การวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในแผ่นงานเดียว คุณต้องใช้ ฟีเจอร์ Analyze Data (วิเคราะห์ข้อมูล) จาก Data Tab (แท็บข้อมูล) ฟีเจอร์นี้จะช่วยประหยัดเวลามาก ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกตารางของคุณ และเลือก Analyze Data (วิเคราะห์ข้อมูล)

• ทันทีหลังจากนั้น คุณจะเห็นหน้าต่าง Analyze Data ด้านขวาของแผ่นงาน Excel

เลื่อนลง และคุณจะได้ตัวเลือกในการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ ด้านล่างนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับการวิเคราะห์ Pivot Table

ภาพต่อไปนี้แสดงตัวเลือกการวิเคราะห์ แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) เพื่อเปรียบเทียบ Price (ราคา) และ Net Price (ราคาสุทธิ) ของสินค้า

• ลองเลือกแผนภูมิ Net Price (ราคาสุทธิ) ตาม Product (สินค้า) เพื่อแสดงการวิเคราะห์

การดำเนินการนี้จะแสดงการวิเคราะห์ แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) ของความแปรปรวนของ Net Price (ราคาสุทธิ) ตาม Products (สินค้า)

คุณจะพบตัวเลือกอื่นๆ อีกมากมายหากเลื่อนลง เลือกตามต้องการและดำเนินการวิเคราะห์ต่อไป

ดังนั้น คุณสามารถวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ โดยใช้ ฟีเจอร์ Analyze Data ได้

อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไข:] Data Analysis ไม่แสดงใน Excel (2 วิธีแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ)

ส่วนฝึกปฏิบัติ (Practice Section)

ที่นี่ ผมให้ชุดข้อมูลของบทความนี้ เพื่อให้คุณสามารถฝึกฝนวิธีเหล่านี้ด้วยตัวเองได้

สรุป

สรุปได้ว่า คุณจะได้เรียนรู้วิธีการที่มีประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ ใน Excel หากคุณไม่รู้วิธีวิเคราะห์ ข้อมูลขนาดใหญ่ คุณจะต้องใช้กระบวนการด้วยมือ ซึ่งจะ 비용เวลามาก ถ้าคุณมีวิธีที่ดีกว่า คำถาม หรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับบทความนี้ กรุณาแบ่งปันในกล่องความคิดเห็น นี่จะช่วยให้ผมปรับปรุงบทความในอนาคตได้ สำหรับคำถามเพิ่มเติม กรุณาเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิเคราะห์ข้อมูลเชิงคุณภาพใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• วิธีวิเคราะห์ข้อมูล qPCR ใน Excel (2 วิธีง่าย)
• ดำเนินการ Case Study โดยใช้การวิเคราะห์ข้อมูล Excel
• วิธีวิเคราะห์ข้อมูลข้อความใน Excel (5 วิธีที่เหมาะสม)