Gmail ดี כתמיד แต่ Inbox by Gmail อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับคุณ?
Inbox by Gmail เป็นแนวทางล่าสุดของ Google สำหรับจัดระเบียบและจัดการอีเมล ใช้เวลาปรับตัว แต่ถ้ามันให้ Email Workflow เรียบง่ายขึ้น คุ้มค่าที่จะใช้ และตอนนี้ไม่ต้อง Invite ก็ใช้ Inbox ได้แล้ว!
เพื่อช่วยตัดสินใจว่าควร Switch ไป Inbox เลยหรือไม่ เราจะแสดงวิธีที่มันทำให้อีเมลดีขึ้นก่อน แต่ก่อนอื่น ให้ดูว่า ทุกอย่างใน Inbox อยู่ที่ไหน
ตัวเลือก Inbox อยู่ที่ไหน
คุณจะพบตัวเลือกและ Settings ของ Inbox ใน 1 ของ 5 สถานที่:
- Toolbar ที่ปรากฏเมื่อ Hover ข้อความ — ที่นี่คุณเจอตัวเลือก: Pin อีเมล, Snooze, Mark as Done (หรือ Move to Inbox)
- Pop-up Menu เมื่อคลิกไอคอน Move to… (สามจุดแนวตั้ง) ใน Toolbar ด้านบน
- Icon-driven Menu ซ่อนหลังปุ่ม Compose — จะเห็นเมนูเมื่อ Hover ที่ไอคอน Plus (+) สีแดงใหญ่ มุมขวาล่างใน Inbox
- Inbox's Settings Dialog — คลิก Hamburger Icon มุมซ้ายบน ใน Inbox Interface ใน Fly-out Sidebar ที่ปรากฏ คลิก Settings
- Individual Bundle Settings — เปิด Settings Dialog สำหรับ Bundle ใดๆ: Hover ที่ Link ใน Sidebar คลิก Gear Icon ที่ปรากฏข้างมัน
ตอนนี้มาดูว่า Inbox ประหยัดเวลาและความพยายามของคุณ (User) อย่างไร
1. เปลี่ยนอีเมลเป็น To-dos
กับ Gmail คุณส่งอีเมลเป็น Tasks ไป To-do List App แต่กับ Inbox อีเมล คือ To-do List ของคุณ Inbox จัดการแบบนั้นเพราะเข้าใจว่าอีเมลส่วนใหญ่ต้องการ Action ใดๆ จากคุณ
Inbox ให้ Mark อีเมลว่า "Done" แทน "Read" หรือ "Archived" อาจเป็นแค่การเปลี่ยนคำ แต่ทำให้มุมมองจัดการอีเมลต่างออกไป
อีเมลที่ Mark Done จะถูกดันออกไปข้างหน้า เหมือน Check Task ใน To-do List เทียบเท่า Archive ใน Gmail คุณยัง Pin อีเมลสำคัญไว้บนสุด Inbox เพื่อเข้าถึงเร็ว
2. จัดเรียงอีเมลให้คุณอัตโนมัติ
Inbox รับภาระจัดเรียงอีเมล และทำได้ดี มันวางอีเมลคล้ายๆ กันในกลุ่มที่เรียกว่า Bundles
ตอน Setup Inbox ครั้งแรก จะได้ Prompt เลือกว่าอยากให้อีเมลประเภทไหน Group เป็น Bundle แยก Trips, Promos, Updates, Forums, Finance เป็น Bundle Types ที่เลือกได้
ใช้ Link Create new… ใน Sidebar หากอยากสร้าง Custom Bundle ปรับ Bundle Preferences ได้ตลอดผ่าน Inbox Settings
3. เน้นเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ
จาก เวลาบิน, ข้อมูลเช่ารถ, ยืนยันสั่งซื้อ Inbox คุ้นเคยกับข้อมูลที่คุณมักหาใน Inbox นั่นคือเหตุผลที่มัน เก็บข้อมูลสำคัญไว้ Highlight ตลอดใน Cards ที่สแกนง่าย เพื่อระบุง่าย
Inbox ยังทำให้ง่ายบอกว่าอีเมลมี Attachments, Photos, Inline Images, Video Links ฯลฯ โดยทำ Thumbnails มองเห็นใน Inbox
หากคุณกล่าวถึง Link, เบอร์โทร, หรือ อีเมล ขณะสร้าง Reminder ใน Inbox ฟีเจอร์ Assist จะนำข้อมูลเพิ่มเติมที่มันคิดว่าคุณต้องการมาแสดง ตัวอย่าง Tweet นี้:
คุณจะชื่นชมว่า Inbox ฉลาดพอที่ไม่แสดง Sensitive Data เช่น License Keys ใน Cards
4. เร่งการตอบกลับอีเมล
สำหรับอีเมลที่เปิดอยู่ Inbox แสดง 3 Text Snippets ใต้ข้อความ นี่คือ Replies ที่ Inbox สร้างเพื่อประหยัดเวลา คลิก Snippet ใดๆ Draft ใหม่จะปรากฏพร้อม Snippet วางไว้ใน Body ของ Reply อีเมล Review และ Edit ก่อนกด Send
Inbox จดจับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ และเรียนรู้จากมัน สร้าง Response Options ดีกว่าทีละ Iteration ยังทำงานขึ้นสู่ประโยคซับซ้อนมากขึ้นเมื่อคุณใช้ Smart Reply มากขึ้น Smart Replies ใช้ได้บน Web และ Mobile
5. เร่งการค้นหา
ปัญหา Email Search คือ คุณยังต้องดู Results หาข้อมูลสำคัญ Inbox รู้ว่านี้ใช้เวลา มันพยายามดันข้อมูลที่ถูกต้องขึ้นบนสุด จากนั้น แสดงผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ใน 2 กลุ่ม: Top Results และ All Results
เมื่อผมค้นหา flight time ใน Inbox บนสุดแสดง Card ที่ Relevant ที่สุด — Card เน้น Flight Number รวม Departure Date และ Time ของเที่ยวบินล่าสุด สะดวก!
6. ทำหน้าที่ Travel Assistant
ติดตามแผนการเดินทางไม่เคย Smooth ขนาดนี้ Inbox มี Bundle 專用 叫 Trip Bundle ที่ รวมอีเมลเกี่ยวกับแต่ละ Trip ของคุณไว้ที่เดียว คลิก Trips ใน Sidebar ดู Trip Bundles สำหรับ Upcoming Trips และ Completed Trips คลิกอันไหนก็ได้ ข้อมูลที่ถูกต้องทั้งหมดอยู่ที่นี่!
คุณยัง แชร์ Trip Summary กับครอบครัว/เพื่อนง่ายมาก แค่เปิด Trip Bundle คลิกไอคอน Share Trip (ลูกศรโค้งขวา) ใส่อีเมลผู้รับ กด Send Inbox จะเพิ่ม Trip Summary เข้า Email อัตโนมัติตอนกด Share Trip
7. พรอมต์ให้สร้าง Reminders
เมื่อรับอีเมลที่ Inbox ระบุว่าเป็น To-do มันจะแนะนำเพิ่ม Reminder สำหรับมัน คุณยอมรับข้อเสนอโดยคลิก ADD REMINDER วิธีนี้คุณไม่ต้อง Follow Up อีเมลที่ต้อง Action แค่ยอมรับ Reminder Suggestions ของ Inbox ทำงานต่อจนกว่า Inbox จะ Prompt อีกครั้ง
Reminders ที่สร้างใน Inbox ผูกกับเวลา/สถานที่เฉพาะ จะแสดงเป็น Cards ใน Google Now นอกจากนี้ เมื่อคุณเพิ่ม Reminder ใน Google Now หรือ Google Keep มันจะปรากฏใน Inbox จะเจอภายใต้ Reminders ใน Sidebar
8. เก็บอีเมลไว้ห่างไกลจนกว่าจะต้องการ
อีเมลที่ไม่ต้องการตอนมักรบกวน เพราะต้อง Bypass พวกมันไปเจอที่ต้องการ Inbox ช่วยแก้ปัญหานี้ด้วย Snooze
Snooze อีเมล = ซ่อนชั่วคราว และนำกลับมายัง Inbox เมื่อคุณพร้อม หากยังไม่พร้อม กด Snooze อีกครั้งได้
เลือกเวลา Snooze ได้: Next week, Someday, This weekend หรือ Custom Snooze Date, Time, Place
9. ควบคุมความถี่ Promo และ Update อีเมล
รบกวนที่ Promo หรือ Update Emails ไหลเข้ามา Inbox ตลอดวัน แต่กับ Inbox คุณเลือก แสดง Promo และ Update Bundles ใน Inbox เพียงวันละครั้ง หรือ แม้แต่ สัปดาห์ละครั้ง Catch คือ ไม่สามารถเปลี่ยนเวลาที่ Bundles ปรากฏใน Inbox ได้ Default คือ 7 AM ต้องยอมรับไปก่อน
ตั้งความถี่ Promo Emails: เปิด Settings Dialog สำหรับ Promos Bundle ที่นี่ ภายใต้ Show bundle เลือก Radio Button ถัด Once a day หรือ Once a week ปิด Dialog ทำซ้ำสำหรับ Updates Bundle
ใน Bundle Settings Dialog หากตั้ง Bundle messages in the inbox เป็น Off จะไม่ได้ Email Frequency Option แต่ จะ ได้ Option Auto-mark messages as Done เมื่อมาถึง
Note: Promo Emails = Deals, Offers ฯลฯ Update Emails = Notification Emails เช่น Confirmations, Alerts
10. เรียนรู้สิ่งที่คุณต้องการ
Inbox ใช้ Intelligent Scanning จัดเรียงอีเมล เน้นข้อมูลสำคัญ และให้ Suggestions: Reminders, Replies, Searches เรื่องเล่คือ ยิ่งทำงานกับ Inbox มันยิ่งเก่งขึ้นในการให้ Suggestions ที่เกี่ยวข้อง มั่นใจว่าประหยัด Typing และ Correction มากตอนใช้ Inbox ต่อไป
นอกจากนี้ ไม่ต้องเรียน/จด Syntax พิเศษโต้ตอบกับ Inbox เพราะมันรับรู้ Natural Language ได้ดี
Inbox ดี แต่…
Quick และ Easy Data Access ที่ Inbox ให้ มาจาก Data-scanning Mechanism ที่สร้างใน ทำให้ Inbox ลุกลุกข้อความของคุณ เพื่อนำข้อมูลที่ Relevant มากที่สุดขึ้นมา Creepy? ใช่ แม้ Privacy ไม่กังวลก็ตาม นี่คือปัญหาใหญ่ที่สุดของ Inbox ถ้าคุณสมัคร Inbox ถือว่ายอมรับ
นอกจาก Privacy Cons ไม่มี Deal Breakers Unified Inbox Feature จะเป็นการเพิ่มที่มีประโยชน์ สำหรับจัดการหลาย Google Accounts ใน Inbox ตอนนี้ต้อง Account Switching เหมือน Gmail One-click Delete Option ก็ควรมี
Unbox Inbox!
คุณจะไม่รู้ว่า Inbox คุ้มค่าเป็น Primary Email Client หรือไม่ ถ้าไม่ใช้เวลากับมัน เริ่มวันนี้ หากผ่าน 1 ปีแล้วลอง Inbox กลับไป Gmail ลองอีกครั้ง เพราะ Inbox พัฒนาไปเยอะระหว่างกาล
สรุป: หากคุณหา Efficiency Inbox ให้ Deal เก๋ๆ ไม่ค่อยเหมาะหาก Privacy เป็น Top Priority
คุณ Switch ไป Inbox by Gmail แล้วไหม? มันเปลี่ยน Email Workflow ของคุณดีขึ้นไหม? รังเกียจและกลับ Gmail ไป? เราอยากฟังประสบการณ์ของคุณกับ Inbox!
