ใช้คุณสมบัติการตรวจทานเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Word

Microsoft Office Word มีคุณลักษณะการตรวจทาน ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้ ในคู่มือนี้ เราจะแบ่งปันวิธีการใช้คุณลักษณะการตรวจสอบ หรือ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ฟีเจอร์ใน Microsoft Word

ตรวจสอบคุณลักษณะหรือติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word

ฉันได้แยกย่อย คุณลักษณะการตรวจทาน แบ่งออกเป็นหลายส่วนและอธิบายว่าแต่ละส่วนมีประโยชน์อย่างไร:

1. เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง
2. ทบทวนและแสดงความคิดเห็น
3. ดูการเปลี่ยนแปลง
4. การยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
5. การสรุปเอกสาร
6. การรวมความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงเป็นเอกสารเดียว
7. เปรียบเทียบสองเอกสารโดยไม่มีการติดตาม

การรวมและการเปรียบเทียบเอกสารเป็นคุณสมบัติเสริม และคุณจำเป็นต้องใช้ในสถานการณ์ต่างๆ

1] เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ก่อนที่คุณจะส่งเอกสารที่จะต้องผ่านการตรวจสอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งาน ติดตามการเปลี่ยนแปลง คุณสมบัติ. เมื่อเปิดใช้งานแล้ว การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ตรวจสอบจะถูกบันทึกพร้อมชื่อของพวกเขา การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธโดยบุคคลอื่น คุณลักษณะนี้ยังมีวิธีล็อค Track Changes เพื่อไม่ให้ใครสามารถปิดการใช้งานได้ มาเรียนรู้ทั้งคู่กันเถอะ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
• เปิดเอกสาร จากนั้นไปที่ ส่วนตรวจทาน> คลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง เมนูอีกครั้ง
• เมื่อเปิดใช้งานแล้ว คุณควรสังเกตว่าปุ่มมีพื้นหลังสีเทา
• ถัดไป คลิกล็อกการติดตาม และป้อนรหัสผ่าน ยืนยันและคลิกตกลง
• หลังจากนี้ Track Changes จะถูกปิดการใช้งานสำหรับคุณหรือใครก็ตาม เว้นแต่จะถูกปิดการใช้งานโดยใช้รหัสผ่านเดิมอีกครั้ง

หมายเหตุ: หากคุณทำรหัสผ่านหายหรือลืม Microsoft จะไม่สามารถกู้คืนให้คุณได้ อย่าลืมจดบันทึกไว้ที่ใดที่หนึ่งเกี่ยวกับเอกสาร

2]  ทบทวนและแสดงความคิดเห็น

หลังจากนี้ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับเอกสารจะถูกบันทึกไม่ว่าจะแชร์และแก้ไขเอกสารที่ใด นี่คือวิธีบันทึกการเปลี่ยนแปลง:

• การลบจะมีเครื่องหมายขีดทับ
• ส่วนเพิ่มเติมจะแสดงด้วยการขีดเส้นใต้
• ผู้เขียนทุกคนมีสีสันสำหรับการเปลี่ยนแปลง
• เลือกย่อหน้าหรือชุดคำ แล้วคลิกปุ่มแสดงความคิดเห็นเพื่อเพิ่มความคิดเห็น

เส้นแนวนอนสีแดง จะแสดงขึ้นข้างบรรทัดหรือย่อหน้า ทำให้ระบุได้ง่ายขึ้น คลิกที่มันและการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นทั้งหมดจะปรากฏขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถปรับแต่งสีเพิ่มเติมได้โดยคลิกที่ลูกศร ที่มุมล่างขวาของส่วนการติดตาม

หมายเหตุ: แม้ว่าคุณจะปิดการติดตาม ขีดเส้นใต้สีและขีดทับจะปรากฏในเอกสาร

3] ดูการเปลี่ยนแปลง

สมมติว่าเอกสารกลับมาหาคุณหลังจากตรวจทานแล้ว และคุณจำเป็นต้องค้นหาการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นทั้งหมด ไปที่ รีวิว > การติดตาม > แสดงเพื่อตรวจทาน .

• ไปที่รีวิว> การติดตาม> เปลี่ยนจากมาร์กอัปอย่างง่าย ไปยัง มาร์กอัปทั้งหมด
• หากคุณเลือก ไม่มีมาร์กอัป จากนั้นเอกสารจะแสดงเป็นเวอร์ชันสุดท้ายเท่านั้น
• หากคุณเลือก ต้นฉบับ คุณสามารถดูเอกสารต้นฉบับได้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง

4] การยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

ถ้าคุณโอเคกับความแตกต่าง ให้คลิกที่ยอมรับและก้าวต่อไป แต่ถ้าคุณไม่ชอบ ให้คลิกที่ปฏิเสธและข้ามไปที่ถัดไป จะเลิกทำการเปลี่ยนแปลงการแก้ไขก่อนหน้านี้ คุณควรเห็นว่าความแตกต่างมีเครื่องหมายขีดเส้นใต้ . คุณยังมีตัวเลือกในการ

• ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร
• ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร

คุณยังมีส่วนความคิดเห็น ซึ่งสามารถช่วยคุณสำรวจความคิดเห็นทั้งหมดได้ คุณสามารถตอบกลับความคิดเห็น ทำเครื่องหมายว่าแก้ไขแล้วเมื่อคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงหรือลบออก

5] กำลังสรุปเอกสาร

เมื่อคุณรู้ว่าทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อลบมาร์กอัปและความคิดเห็นที่มองเห็นได้

• ลบความคิดเห็นทั้งหมดโดยคลิกที่ความคิดเห็น> ลบ> ลบความคิดเห็นทั้งหมด
• คลิกที่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและหยุดการติดตาม
• ระบบอาจขอให้คุณป้อนรหัสผ่านหากการติดตามถูกล็อก

เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น ฟีเจอร์การตรวจทานในเอกสาร Office Word จะเสร็จสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะเพิ่มเติมอีกสองอย่างที่เราได้เพิ่มไว้ในคู่มือนี้ อาจมีประโยชน์ในสถานการณ์ที่ต่างออกไป

6] รวมความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงจากเอกสารต่างๆ เป็นเอกสารเดียว

หากคุณให้เอกสารให้ผู้ใช้หลายคนตรวจทาน คุณสามารถรวมเอกสารเหล่านั้นเป็นเอกสารฉบับสุดท้ายเพื่อตรวจสอบได้

1. เปิดเอกสาร Microsoft เปล่า และไปที่ ตรวจทาน> เปรียบเทียบ> รวม
2. เลือกเอกสาร 2 ฉบับ ต้นฉบับอยู่ด้านซ้าย และแก้ไขทางด้านขวา
3. คลิกตกลงและทำซ้ำสำหรับเอกสารทั้งหมดจนกว่าจะเสร็จสิ้น

การเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้เขียนจะมองเห็นได้ในสีต่างๆ หากคุณต้องการกรองตามผู้เขียน คุณสามารถคลิกแสดงมาร์กอัป> ระบุบุคคล และลบผู้เขียนที่ไม่ต้องการออก

เมื่อทำเช่นนั้น อย่าลืมใช้คุณลักษณะการป้องกัน เพื่อล็อคผู้เขียนและตั้งค่าข้อจำกัดการแก้ไข มีประโยชน์เมื่อมีเอกสารอยู่ในตำแหน่งที่ใช้ร่วมกัน

7] เปรียบเทียบสองเอกสารโดยไม่ต้องติดตาม

สุดท้าย หากไม่มีการเปิดใช้งานการติดตามและมีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถใช้เครื่องมือเปรียบเทียบเพื่อค้นหาความแตกต่าง

1. เปิดเอกสารเปล่า แล้วไปที่ ตรวจทาน> คลิกที่ปุ่มเปรียบเทียบ แล้วคลิกที่ เปรียบเทียบอีกครั้ง
2. จะแสดงกล่องโต้ตอบที่คล้ายกัน ซึ่งคุณสามารถเลือกเอกสารต้นฉบับ เอกสารที่แก้ไข ชื่อผู้แต่ง และอื่นๆ
3. คุณยังเลือกเปรียบเทียบความคิดเห็น ส่วนหัว ส่วนท้าย ตาราง และอื่นๆ ได้อีกด้วย

ซึ่งเป็นการสรุปคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้คุณลักษณะการตรวจทานเพื่อติดตาม แสดงความคิดเห็น เปรียบเทียบใน Microsoft Word เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทที่มีการตรวจสอบเอกสารในระดับต่างๆ

ฉันหวังว่าคำแนะนำนี้จะเข้าใจง่ายและปฏิบัติตาม