Microsoft Office Word มี ฟีเจอร์ Review ซึ่งช่วยให้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้ ในคู่มือนี้ เราจะแชร์วิธีใช้ฟีเจอร์ Review หรือ Track Changes ใน Microsoft Word
ฟีเจอร์ Review หรือ Track Changes ใน Word
เราแบ่งฟีเจอร์ Review ออกเป็นหลายส่วน และอธิบายว่าแต่ละส่วนมีประโยชน์อย่างไร:
- เปิดใช้งาน Track Changes
- ตรวจสอบและเพิ่มความคิดเห็น
- ดูการเปลี่ยนแปลง
- ยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
- จัดทำเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์
- รวมความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงเป็นเอกสารเดียว
- เปรียบเทียบเอกสาร 2 ไฟล์โดยไม่มีการติดตาม
การรวมและเปรียบเทียบเอกสารเป็นฟีเจอร์เสริม ต้องใช้ในสถานการณ์ต่างกัน
1. เปิดใช้งาน Track Changes
ก่อนส่งเอกสารที่จะผ่านการตรวจสอบ ให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานฟีเจอร์ Track Changes เมื่อเปิดแล้ว การเปลี่ยนแปลงที่ผู้ตรวจสอบทำจะถูกบันทึกพร้อมชื่อของพวกเขา การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธโดยบุคคลอื่น ฟีเจอร์ยังมีวิธีล็อก Track Changes เพื่อไม่ให้ใครปิดได้ เรียนรู้ทั้ง 2 วิธี
- แน่ใจว่าเอกสารพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
- เปิดเอกสาร ไปที่ ส่วน Review > คลิก Track Changes แล้วคลิกเมนู Track Changes อีกครั้ง
- เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ควรสังเกตว่าปุ่มมีพื้นหลังสีเทา
- ต่อไป คลิก Lock Tracking และใส่รหัสผ่าน ยืนยันและคลิก OK
- หลังจากนี้ Track Changes จะถูกปิดใช้งานสำหรับคุณหรือคนอื่น จนกว่าจะปิดล็อกด้วยรหัสผ่านเดิมอีกครั้ง
หมายเหตุ: หากสูญหายหรือลืมรหัสผ่าน Microsoft จะไม่สามารถกู้คืนให้ได้ ต้องจดไว้ที่ไหนสักแห่งเกี่ยวกับเอกสาร
2. ตรวจสอบและเพิ่มความคิดเห็น
หลังจากนี้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับเอกสารจะถูกบันทึก ไม่ว่าจะแชร์และแก้ไขที่ไหน นี่คือวิธีที่การเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึก:
- การลบถูกทำเครื่องหมายด้วย strikethrough
- การเพิ่มแสดงด้วย underline
- แต่ละผู้เขียนได้สีของตัวเองสำหรับการเปลี่ยนแปลง
- เลือกย่อหน้าหรือชุดคำ และคลิกปุ่มความคิดเห็นเพื่อเพิ่มความคิดเห็นของคุณ
เส้นแนวนอนสีแดงจะปรากฏข้างบรรทัดหรือย่อหน้า ทำให้ระบุได้ง่ายขึ้น คลิกที่นั่น และการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นทั้งหมดจะมองเห็นได้ เพิ่มเติม สามารถ ปรับแต่งสีได้โดยคลิกลูกศร ที่มุมขวาล่างของส่วน Tracking
หมายเหตุ: แม้จะปิดการติดตาม สี underline และ strikethrough จะยังมองเห็นได้ในเอกสาร
3. ดูการเปลี่ยนแปลง
สมมติว่าเอกสารกลับมาหาคุณหลังตรวจสอบ และต้องการหาการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นทั้งหมด ไปที่ Review > Tracking > Display for Review
- ไปที่ Review > tracking > เปลี่ยนจาก Simple Markup เป็น All Markup
- หากเลือก No Markup เอกสารจะแสดงเป็นรุ่นสุดท้ายอย่างเดียว
- หากเลือก Original สามารถดูเอกสารต้นฉบับโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง
4. ยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
หากยอมรับกับความแตกต่าง ให้คลิก Accept และไปต่อ แต่หากไม่ชอบ คลิก Reject และข้ามไป จะย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงเป็นรุ่นก่อนหน้า ควรเห็นว่าความแตกต่าง ถูกทำเครื่องหมายด้วย underline มีตัวเลือกให้ด้วย:
- Accept All Changes in Document
- Reject All Changes in Document
ยังมีส่วนความคิดเห็น ช่วยนำทางผ่านความคิดเห็นทั้งหมด สามารถตอบกลับความคิดเห็น ทำเครื่องหมายว่าแก้ไขแล้ว หรือลบได้
5. จัดทำเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์
เมื่อทราบว่าทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อลบเครื่องหมายและความคิดเห็นที่มองเห็นได้
- ลบความคิดเห็นทั้งหมดโดยคลิก Comments > Delete > Delete all comments
- คลิก Accept All changes และหยุดการติดตาม
- อาจถูกขอให้ใส่รหัสผ่าน หากการติดตามถูกล็อกไว้
ทำอย่างนี้ ฟีเจอร์ Review ในเอกสาร Office Word เสร็จสมบูรณ์ แต่ยังมีฟีเจอร์อีก 2 ตัวที่เพิ่มในคู่มือ สามารถใช้ได้ในสถานการณ์ต่างกัน
6. รวมความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงจากเอกสารต่างๆ เป็นเอกสารเดียว
หากส่งเอกสารให้ผู้ใช้หลายคนตรวจสอบ สามารถรวมเป็นเอกสารสุดท้ายเพื่อตรวจสอบได้
- เปิดเอกสาร Microsoft ว่าง ไปที่ Review > Compare > Combine
- เลือกเอกสาร 2 ไฟล์ ต้นฉบับด้านซ้าย และที่แก้ไขแล้วด้านขวา
- คลิก OK และทำซ้ำสำหรับเอกสารทั้งหมดจนเสร็จ
การเปลี่ยนแปลงของผู้เขียนจะมองเห็นได้ในสีต่างกัน หากต้องการกรองตามผู้เขียน คลิก Show Markup > Specific people และลบผู้เขียนที่ไม่ต้องการ
เมื่อทำเช่นนี้ ต้องใช้ฟีเจอร์ Protect เพื่อล็อกผู้เขียนและตั้งข้อจำกัดการแก้ไข มีประโยชน์เมื่อเอกสารอยู่ในตำแหน่งแชร์
7. เปรียบเทียบเอกสาร 2 ไฟล์โดยไม่มีการติดตาม
สุดท้าย หากไม่มีการเปิดใช้งานการติดตาม และมีการเปลี่ยนแปลง สามารถใช้เครื่องมือ Compare หาความแตกต่างได้
- เปิดเอกสารว่าง ไปที่ Review > คลิกปุ่ม Compare แล้วคลิก Compare อีกครั้ง
- จะแสดงกล่องโต้ตอบคล้ายกัน สามารถเลือกเอกสารต้นฉบับ เอกสารที่แก้ไข ชื่อผู้เขียน และอื่นๆ
- ยังสามารถเลือกเปรียบเทียบความคิดเห็น หัวเรื่องท้ายเรื่อง ตาราง และอื่นๆ
สิ้นสุดคู่มือวิธีใช้ฟีเจอร์ review ติดตาม ความคิดเห็น เปรียบเทียบใน Microsoft Word เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับบริษัทที่เอกสารถูกตรวจสอบหลายระดับ
หวังว่าคู่มือเข้าใจง่ายและทำตามได้
