ระหว่างโปรโมชัน จดหมายข่าว การแจ้งเตือน และอื่นๆ ที่ส่งถึงกล่องจดหมายของคุณทุกวัน การสะสมอีเมลจำนวนมากทำได้ง่ายมาก หากคุณไม่มีเวลาจัดการกับมัน คุณอาจพบว่าตัวเองนั่งอยู่ในกล่องจดหมายที่มีข้อความมากกว่า 20,000 ถึง 30,000 ข้อความ
ที่ไหนสักแห่งในนั้น คุณมีข้อความสำคัญที่คุณไม่อยากเสีย แต่ทำอย่างไรจึงจะขจัดความยุ่งเหยิงโดยไม่ทิ้งทารกด้วยน้ำอาบ
หากคุณทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในบทความนี้ คุณสามารถทำให้กล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ได้ใน อย่างน้อย 30 นาที . อย่างมากที่สุดหนึ่งชั่วโมง ต้องการที่จะให้มันลอง? เปิดกล่องข้อความที่บวมแล้วทำตามเลย
กล่องจดหมาย Gmail ที่บวม
ขอแนะนำ inbox ของคนงานยุ่งมาก
ถูกตัอง. เกือบ 20,000 ข้อความอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน นี่เป็นเพียงรายการที่ยังไม่ได้อ่าน ขนาดรวมของบัญชีอีเมลของฉันก่อนเริ่มกระบวนการนี้คือส่งข้อความถึง 35,000 ข้อความ
ดังนั้น สิ่งแรกที่ต้องทำคือตัดผลไม้ห้อยต่ำ
ทิ้งถังขยะ
คุณควรไปโดยไม่บอกว่าคุณต้องทิ้งขยะบ่อยๆ ไม่เพียงแต่ที่บ้านแต่ในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณด้วย
คลิกที่ถังขยะ ในแถบนำทางด้านซ้าย ให้คลิกช่อง "เลือกทั้งหมด" ที่ด้านบนของรายการข้อความ จากนั้นคลิกลิงก์ "การสนทนาทั้งหมด" ที่ปรากฏก่อนอีเมลฉบับแรก
จากนั้นคลิกที่ ลบทิ้งถาวร .
ถัดไป ไปหลังจาก Gmail สแปม ในช่องการนำทาง ให้คลิกที่ สแปม แล้วคลิก "ลบข้อความสแปมทั้งหมดทันที"
รู้สึกดีใช่มั้ย? เรายังไม่ได้ลบข้อความใดๆ ในกล่องจดหมายเลย แต่การเริ่มทำความสะอาดกล่องจดหมายหลังจากที่คุณทิ้งขยะแล้วถือเป็นความรู้สึกที่ดี
สำหรับระดับถัดไปของผลไม้ห้อยต่ำ
โซเชียลและโปรโมชัน
หากคุณใช้กล่องจดหมาย Gmail สไตล์เริ่มต้นของ Google คุณจะเห็นโซเชียล และ โปรโมชั่น ที่ด้านบนของกล่องจดหมาย
คลิกที่แต่ละรายการและเลื่อนลงผ่านรายการเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกันจำนวนมาก
นี่คือตัวการที่ทำให้กล่องจดหมายของคุณเต็มทุกวัน
เมื่อพบแล้ว ให้เปิดอีเมลและค้นหา ยกเลิกการสมัคร ที่ด้านบนหรือด้านล่างของอีเมล
เข้าไปที่หน้าแรกของโพสต์โซเชียลและโปรโมชั่นเพื่อค้นหากลุ่มที่ซ้ำกันจำนวนมากเท่านั้น การทำความสะอาดจดหมายข่าวทางอีเมลจะช่วยลดปริมาณอีเมลที่กรอกในกล่องขาเข้าของคุณลงได้อย่างมากทุกวัน
อย่าใช้เวลามากเกินไปในการทำเช่นนี้เพราะมีปลาที่ใหญ่กว่าที่จะทอดในขณะนี้ หลังจากอ่านบทความนี้เสร็จแล้ว คุณจะต้องอ่านบทความของ Sandy เกี่ยวกับการจัดการกล่องจดหมายของ Gmail ให้หายกังวลเพื่อป้องกันไม่ให้ตัวเองเข้าไปยุ่งวุ่นวายอีก
เมื่อคุณยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่พบบ่อยที่สุดแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม เลือกทั้งหมด ที่ด้านบนอีกครั้ง และคลิกลิงก์ "เลือกการสนทนาทั้งหมด" ที่ด้านบนสุด
คลิกไอคอนถังขยะเพื่อลบทั้งหมด
ทำขั้นตอนเดิมซ้ำในแท็บโปรโมชัน เมื่อคุณลบสิ่งเหล่านี้เสร็จแล้ว คุณน่าจะลดจำนวนกล่องจดหมายของคุณลงสองสามพันแล้ว
และคุณก็แค่อุ่นเครื่องเท่านั้น
สำรองและลบอีเมลที่ติดป้ายกำกับ
หลายปีก่อน ฉันเคยเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่ทำการตรวจสอบทางออนไลน์ ตลอดเวลาที่ฉันอยู่ที่นั่น ฉันได้สะสมอีเมลสองสามพันฉบับ ทั้งหมดใช้ป้ายกำกับ Gmail พิเศษของที่อยู่อีเมลที่เชื่อมโยงเข้ามา
ที่อยู่นี้ปิดตัวลงในปี 2015 แต่ฉันไม่เคยสนใจที่จะลบอีเมลเหล่านั้นทั้งหมด
คุณน่าจะสร้างป้ายชื่อทุกประเภทเมื่อหลายปีก่อน บางทีคุณอาจทำกระบวนการอัตโนมัติด้วยตัวกรองสำหรับอีเมลขาเข้า อีเมลเหล่านั้นทั้งหมดนั่งอยู่ที่นั่นเปลืองพื้นที่
คุณไม่สามารถลบอีเมลที่ติดป้ายกำกับเป็นกลุ่มได้ เนื่องจากคุณติดป้ายกำกับด้วยเหตุผล อาจมีงานวิจัยหลายปีหรือเป็นเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์ของงานที่คุณทำโดยที่คุณไม่อยากสูญเสีย
สำรองอีเมลที่มีป้ายกำกับสำคัญ
โชคดีที่การสำรองข้อมูลอีเมลทั้งหมดจำนวนมากโดยใช้คุณลักษณะการส่งออกบัญชีของ Google ทำได้ง่ายมาก
Google มีหน้าดาวน์โหลดข้อมูลของคุณสำหรับทุกบริการในบัญชี Google ของคุณ
คลิกที่ จัดการคลังเก็บ ลิงก์ จากนั้นคลิกที่ สร้างที่เก็บถาวรใหม่ .
เลื่อนลงไปที่รายการบัญชีของคุณแล้วคลิก เลือกไม่มี เพื่อยกเลิกการเลือกบัญชีทั้งหมด
จากนั้นเลื่อนลงไปที่บัญชี Gmail ของคุณ แล้วคลิกสวิตช์เพื่อเปิดใช้งานบริการนั้นเท่านั้น
คลิกลูกศรแบบเลื่อนลง แล้วคลิก เลือกป้ายกำกับ .
ไปที่รายการป้ายกำกับที่คุณสร้างไว้ในบัญชี Gmail แล้วเลือกป้ายกำกับทั้งหมดที่คุณต้องการสำรองข้อมูลทั้งหมด
ใต้รายการ คุณสามารถเลือกรูปแบบไฟล์บีบอัดและขนาดไฟล์เก็บถาวรสูงสุดได้
สุดท้าย คลิก สร้างที่เก็บถาวร ปุ่ม.
Google จะส่งอีเมลถึงคุณว่าเริ่มเก็บถาวรแล้ว อาจใช้เวลาสองสามชั่วโมงหรือหนึ่งวัน แต่ในที่สุด คุณจะได้รับอีเมลติดตามผลเมื่อไฟล์เก็บถาวรพร้อมที่จะดาวน์โหลด ลิงค์ดาวน์โหลดจะอยู่ตรงข้อความอีเมล
เมื่อคุณดาวน์โหลดและบันทึกอีเมลที่เก็บถาวรไว้ในที่ปลอดภัยแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มล้างอีเมลที่มีป้ายกำกับ
ลบอีเมลและป้ายกำกับที่ติดป้ายกำกับ
กลับไปที่กล่องจดหมาย Gmail ของคุณ คลิกที่ป้ายกำกับแต่ละป้ายเพื่อให้อีเมลปรากฏขึ้น และเลือก ทั้งหมด จากรายการที่เลือก
อย่าลืม เลือกการสนทนาทั้งหมด เหมือนที่เคยทำมา
คลิกไอคอนถังขยะเพื่อลบอีเมลเหล่านั้นทั้งหมด
หากคุณโชคดี คุณจะพบกับป้ายกำกับที่มีอีเมลหลายพันฉบับ ซึ่งคุณสามารถล้างข้อมูลออกจากกล่องจดหมายได้ในขณะนี้ เนื่องจากคุณมีข้อมูลสำรอง
เมื่อคุณล้างอีเมลทั้งหมดแล้ว อย่าลืมลบป้ายกำกับเก่าทั้งหมด เพียงคลิกเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของชื่อป้ายกำกับแล้วเลือกลบป้ายกำกับ จากรายการ
ณ จุดนี้ คุณควรลดขนาดกล่องจดหมายของคุณลงอย่างมากแล้ว แต่ขอไม่ถือกลับ เรามีทริคเพิ่มอีกนิดหน่อย
ลบอีเมลเก่า
หากคุณมีอีเมลหลายหมื่นฉบับ เป็นไปได้ค่อนข้างดีที่แม้แต่อีเมลที่เคยมีความสำคัญเมื่อสี่หรือห้าปีก่อนก็ไม่มีความสำคัญอีกต่อไป
ถึงเวลาขุดบ้านให้ลึกและสะอาดจริงๆ มากำจัดอีเมลเก่าๆ พวกนั้นกันเถอะ
ในการดำเนินการนี้ เพียงพิมพ์ "older_than:2y" ในช่องค้นหาของ Gmail คุณสามารถกำหนดเวลาใดก็ได้ที่ต้องการโดยเปลี่ยน 2 เป็นจำนวนปีของอีเมลที่คุณต้องการเก็บไว้
เพียงจำไว้ว่าปริมาณอีเมลที่คุณ "เก็บ" ไว้นั้น คุณจะต้องจัดเรียงในตอนท้ายเพื่อดึงเอาอีเมลที่สำคัญจริงๆ ออกมา ดังนั้นจงทำให้กรอบเวลานี้สั้นลงตามที่คุณพอใจ
เลือก ทั้งหมด อีเมล และ เลือกการสนทนาทั้งหมด แล้วคลิกไอคอนถังขยะเหมือนที่เคยทำมา
หลังจากนั้น กล่องขาเข้าอีเมลของคุณจำนวนนับหมื่นควรจะเหลือเพียงพันเดียว ณ จุดนี้
ณ จุดนี้ ถึงเวลาที่จะใช้แนวทางที่เลือกสรรมากขึ้นเล็กน้อยเพื่อขจัดความยุ่งเหยิงที่เหลืออยู่
ทำความสะอาด จัดเรียง และจัดระเบียบ
ขั้นแรก ให้พิจารณาว่าอีเมลใดๆ ที่คุณยังไม่ได้เปิดจริงๆ เมื่อเกินสองสามสัปดาห์ที่ผ่านมา คุณอาจจะไม่มีวันเปิดเลย
คุณสามารถล้างข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วด้วยการค้นหาอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดที่เก่ากว่าสิบวัน
ในช่องค้นหา เพียงพิมพ์ "is:unread older_than:10d"
เลือกและลบอีเมลที่ระบุไว้ทั้งหมด
อีกวิธีหนึ่งในการตัดรายชื่ออีเมลที่เหลือให้ดียิ่งขึ้นไปอีกคือการค้นหาหัวข้อสแปมหรือหัวข้อส่งเสริมการขายทั่วไป คุณสามารถทำได้โดยพิมพ์คำค้นหา เช่น "หัวเรื่อง:ดีล" "เรื่อง:ของแถม" หรือ "เรื่อง:โอกาสสุดท้าย"
การค้นหาทุกครั้งควรปรากฏมากกว่า 100 อีเมลในแต่ละครั้ง เพียงแค่เช็ดออก
ปิดท้ายกล่องจดหมายของคุณ
ณ จุดนี้ อีเมลจำนวนมหาศาลของคุณควรถูกย่อให้เหลือขนาดที่สามารถจัดการได้มากขึ้น ตอนนี้คุณได้รวมกล่องจดหมายของคุณไว้ที่ข้อความอีเมลส่วนใหญ่ที่สำคัญสำหรับคุณและคุณอาจต้องการเก็บไว้
ถัดไป เริ่มเลื่อนดูอีเมลที่เหลือ เมื่อคุณพบอีเมลสำคัญที่ต้องการเก็บไว้ เพียงลากไปที่ป้ายกำกับที่คุณสร้างขึ้นสำหรับอีเมลเหล่านั้น (หรือสร้างป้ายกำกับใหม่หากยังไม่มี)
ดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ แต่การสแกนอีเมลทีละหน้าด้วยสายตาจะพบเพียงสองสามข้อความที่คุณต้องการเก็บไว้จริงๆ จากนั้นคุณสามารถเลือกอีเมลทั้งหมดบนหน้านั้นและลบออกทั้งหมดได้ การดำเนินการนี้จะล้างอีเมลครั้งละ 50 รายการขึ้นไป
โปรดจำไว้ว่า เมื่อใดก็ตามที่คุณสังเกตเห็นผู้ส่งที่ส่งซ้ำ ให้เปิดอีเมลและคลิกลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากปุ่มตอบกลับ จากรายการนี้ ให้คลิก "กรองข้อความแบบนี้"
จากนั้นเลือกทั้งหมดและลบรายการอีเมลที่ตรงกันที่ปรากฏขึ้น
ด้วยการติดป้ายกำกับ กรอง และลบอีเมลกลุ่มใหญ่ คุณจะมีรายชื่ออีเมลมากกว่า 1,000 ฉบับที่ส่งไปยังกล่องจดหมายมหัศจรรย์นั้นเป็นศูนย์ในเวลาไม่นาน
เป็นความรู้สึกที่ยิ่งใหญ่ที่ได้เห็นข้อความ "ว่างเปล่า" ในกล่องจดหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่ได้เห็นมันมาหลายปีแล้ว!
อย่าปล่อยให้สัตว์ร้ายเติบโต
เมื่อคุณได้ใช้เวลาในการควบคุมกล่องขาเข้าสัตว์ร้ายขนาดยักษ์นั้นอีกครั้งแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องป้องกันไม่ให้มันใหญ่เกินไปอีกครั้ง วิธีที่ดีที่สุดคือศึกษาคุณลักษณะทั้งหมดที่ Gmail มีให้เพื่อจัดระเบียบและปรับปรุงสิ่งต่างๆ
คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะเหล่านี้ได้ในคู่มือผู้ใช้ขั้นสูงสำหรับ Gmail และไม่ต้องทำตามขั้นตอนนี้อีก
